Olet täällä

Tietosuoja partiossa

Tietosuoja partiossa 

Olemme koonneet oheen olennaisia tietosuojakäsitteitä ja periaatteita partioesimerkein. Kuvaamme myös ne tyypilliset syyt, joiden takia partiossa käsitellään henkilötietoja. 

1 Olennaiset käsitteet ja periaatteet 

Tietosuoja-asetuksessa on neljä keskeistä asiaa. Jokaisen partiolippukunnan hallituksen jäsenen ja erityisesti jäsenrekisterinhoitajan tulee tunnistaa nämä käsitteet ja periaatteet ja kysyä tarvittaessa lisätietoja partiopiiriltä ja Suomen Partiolaisilta.

1.1 Osoitusvelvollisuus

Yhdistyksen, kuten partiolippukunnan, on osoitettava, miten se noudattaa tietosuojaperiaatteita toiminnassaan toisin sanoen vastaa osoitusvelvollisuudestaan. Suomen Partiolaiset on tehnyt partiolippukunnille tehtävälistan (Partiolippukunnan tehtävät -dokumentin), jota täyttämällä partiolippukunta voi osoittaa, kuinka se huolehtii tietosuojasta ja kehittää toimintaansa suunnitelmallisesti. 

Käytämme partiossa pääsääntöisesti yhteisiä valtakunnallisia dokumentteja, kuten informointiasiakirjoja, kertoaksemme, miten henkilötietoja käsitellään partiossa. Informointiasiakirjat korvaavat aiemmin käytetyt rekisteriselosteet. Käyttämällä jäsenten ja vapaaehtoisten henkilötietoja käsittelevää informointiasiakirjaa (Kuksa), partiolippukunnat huolehtivat pitkälti informointivelvollisuudestaan.

Rekisteröidylle (eli henkilölle, jonka henkilötietoja käsitellään) tulee aina kertoa henkilötietojen käsittelystä tai käsittelyn muutoksista. Häntä tulee siis informoida. Kun henkilö esimerkiksi liittyy jäseneksi ja täyttää liittymislomaketta (www.partio.fi/liity), hänen tulee saada tietoonsa henkilötietojensa käsittelyn perusteet.

1.2 Käsittelyperuste ja käyttötarkoitus

Henkilötietojen käsittelylle on aina oltava käsittelyperuste ja käyttötarkoitus.

Suomen Partiolaiset on määritellyt, miksi partiotoiminnassa käsitellään henkilötietoja.

Käsittelyperuste ja käyttötarkoitus liittyvät myös siihen, että tarpeeton tieto tulee hävittää. Henkilötiedoille tulee määrittää elinkaari eli se, miten kauan tietoja saa säilyttää. Suomen Partiolaiset on määritellyt elinkaaret esimerkiksi Kuksassa oleville henkilötiedoille.

Jos partiolippukunta käsittelee henkilötietoja muualla kuin Kuksassa (tai muuhun tarkoitukseen), sen tulee arvioida näiden tietojen tarpeellisuus, poistaa tarpeettomat tiedot ja informoida henkilöitä näiden tietojen käsittelystä. Suomen Partiolaiset on tuottanut informointiasiakirjamallin, johon partiolippukunta täyttää tarvittaessa omat tietonsa Suomen Partiolaisten opastuksella.

1.3 Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus saada omat tietonsa yhden kuukauden sisällä kirjallisesta pyynnöstä selkokielisesti.

Suomen Partiolaisten asiakaspalvelu antaa tiedot partion yhteisistä järjestelmistä varmistuttuaan pyytäjän henkilöllisyydestä.

Partiolippukunta vastaa niiden tietojen antamisesta, joita sillä on itsellään henkilöistä esimerkiksi muualla kuin Kuksassa tai partion yhteisissä digitaalisissa palveluissa. Partiolippukunnan tulee olla ehdottoman varma pyytäjän henkilöllisyydestä.

1.4 Rekisterinpitäjä ja henkilötietojen käsittelijä

Sekä Suomen Partiolaiset, partiopiirit että partiolippukunnat ovat rekisterinpitäjiä. Rekisterinpitäjä tarkoittaa organisaatiota, joka käsittelee tietoja omiin tarkoituksiinsa. Henkilötietojen käsittelijä on vastaavasti sellainen organisaatio, joka käsittelee henkilötietoja rekisterinpitäjän lukuun ja puolesta. Esimerkiksi Suomen Partiolaiset on henkilötietojen käsittelijä silloin, kun se tarjoaa Kuksan kaltaisen tietojärjestelmän partiolippukunnille henkilötietojen käsittelyä varten.

Suomen Partiolaiset ja partiolippukunnat tekevät yhteisen käsittelysopimuksen, jolla ne sopivat henkilötietojen käsittelyn läpinäkyvyydestä, vastuista ja rooleista Kuksassa. Esimerkiksi lippukunnanjohtaja tai muu nimenkirjoitusoikeudellinen henkilö hyväksyy tämän sopimuksen Kuksassa, minkä jälkeen hyväksyntä näkyy partiolippukunnan tiedoissa. Ohje toimitetaan erikseen toukokuussa.

2 Tyypilliset henkilötietojen käsittelyperusteet partiossa 

Seuraavassa on määritelty tyypilliset henkilötietojen käsittelyperusteet partiossa. Nämä kuvataan kokonaisuudessaan ja tietosuoja-asetuksen vaatimusten mukaisesti Suomen Partiolaisten julkaisemissa informointiasiakirjoissa (Dokumentit ja ohjeet). Ne kattavat pääsääntöisesti henkilötietojen käsittelyn partiossa.

Kun henkilötietoja käsitellään, sille on aina oltava peruste. Käsittelyperuste kertoo esimerkiksi partiota harrastavalle nuorelle, miksi partiolippukunta kerää ja säilyttää hänestä tietoja. Käsittelyperuste ei kuitenkaan tarkoita sitä, että henkilöstä saa kerätä mitä tahansa tietoa tai että kuka tahansa henkilö on oikeutettu katsomaan tai käsittelemään näitä tietoja.

2.1 Jäsenet, huoltajat ja vapaaehtoiset

Partiolaisten ja heidän huoltajiensa henkilötietoja käsitellään partioharrastuksen ja -toiminnan mahdollistamiseksi. Henkilötiedot kerätään partiolaisilta ja heidän huoltajiltaan, kun ne täyttävät liittymislomakkeen. Toisaalta, henkilötietoja saadaan myös jäsenyyden aikana esimerkiksi silloin, kun jäsen päivittää Kuksassa tietojaan. Suostumuksen alaikäisen ja vajaavaltaisen lapsen henkilötietojen käsittelyyn antaa tämän huoltaja.

2.2 Tapahtumaosallistujat

Kun partiolainen ilmoittautuu tapahtumaan (Kuksassa), häneltä kysytään esimerkiksi ruoka-aineallergiatietoja. Nämä ovat erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia, arkaluontoisia henkilötietoja. Niitä käsitellään tapahtumaan ilmoittautuvan henkilön suostumuksella, jonka hän antaa ilmoittautuessaan. Arkaluontoiset tiedot poistetaan heti tapahtuman jälkeen, kun niitä ei enää tarvita.

2.3 Asiakkaat

Partion asiakkaita ovat esimerkiksi ne henkilöt, jotka ostavat adventtikalenterin verkkokaupasta tai ryhtyvät Partion ystäviksi. Tällöin syntyvä asiakassuhde on peruste käsitellä henkilötietoja. Jos partiolippukunnalla olisi esimerkiksi oma verkkokauppa, jossa henkilötietoja kysytään tai jos partiolippukunnalla olisi oma lahjoittajalistansa, tulisi sen perehtyä tähän käsittelyperusteeseen yhdessä Suomen Partiolaisten kanssa.

2.4 Tarpeen mukaan käsiteltävät henkilötiedot

Partiossa voi tulla näiden tavanomaisten tilanteiden lisäksi tarve käsitellä henkilötietoja myös muihin tarkoituksiin. Suomen Partiolaiset suosittelee, että tällaisiin poikkeustapauksiin tehdään erillinen informointiasiakirja. Huom. tavanomaisiin partiolippukuntien tai -piirien tapahtumiin ei tarvitse tehdä erillistä informointiasiakirjaa, kun henkilötiedot ja tapahtumahallinta ovat Kuksassa.

Yläkuva: Anna Enbuske