Paju-hankkeen aiemmissa vaiheissa on tehty laajaa suunnittelu- ja selvitystyötä tulevan jäsenrekisteriuudistuksen tueksi. Suunnitteluun on osallistunut iso joukko partiolaisia niin Pajun osaprojekteissa kuin erilaisten työpajojen, kyselyjen ja muun tiedonkeruun kautta. Tehdyn työn pohjalta suunnitelma uudistuksen tärkeimmistä osa-alueista on tarkentunut. Tällä hetkellä Paju-hankkeessa toteutetaan uusien järjestelmien vaatimusmäärittelyä ja valmistaudutaan tuleviin hankintoihin. Partiolaisille uudistus ei näy vielä hetkeen.
Uudistus toteutuu vaiheittain tulevina vuosina
Syksyn 2024 aikana valmistelemme etenemistä järjestelmäuudistuksen hankintavaiheeseen. Toteutamme tarkempia vaatimusmäärittelyitä ja valmistelemme hankintoja ohjaavia linjauksia ja päätöksiä. Tarkastelemme vaihtoehtoina sekä valmiita jäsenrekisterituotteita että partiolle räätälöitäviä ratkaisuja kustannusten, riskien ja partion tarpeisiin vastaavien toimintojen näkökulmasta. Lopulliset ratkaisut tarkentuvat ensimmäisten kilpailutusten myötä.
Uudistus käynnistyy partiotoiminnan tärkeimmistä digityökaluista
Lähtökohtana uudistukselle on tarve korvata nykyinen partiorekisteri Kuksa sen tullessa lähivuosina elinkaarensa päähän. Pajun aikana on tunnistettu partiotoiminnan kannalta kaikkein keskeisimmät digityökalut ja nykytilan kehitystarpeet, joihin järjestelmien tulee ensisijaisesti vastata. Lisäksi on hahmoteltu tulevaisuuden kehityskohteita, joihin uudistuksessa varaudutaan.
Ensimmäisessä vaiheessa toteutetaan uusi jäsen- ja organisaatiorekisteri, jonka tietojen varaan moni seuraavista kehityskohteista rakentuu. Samassa yhteydessä ratkaistaan keskeisimmät pestien ja ryhmien hallintaa sekä tapahtumien toteuttamista tukevat digipalvelut. Tämän jälkeen vuorossa ovat mm. partiokasvatusta, adventtikalentereita ja koulutuksia koskevat ratkaisut.
Keskeisiä tunnistettuja kehityskohteita ovat järjestelmien helppo käytettävyys, ryhmänjohtajan nykyistä yhtenäisemmät työkalut, tapahtumien hallinnointi, partioon liittymisen prosessi sekä jäsen- ja toimintatietojen hallinta ja raportointi. Käyttöliittymän on tarkoitus tarjota partiossa eri rooleissa toimivien henkilöiden tarvitsemat näkymät, esimerkiksi jäsenelle omiin tietoihin ja ryhmänjohtajalle oman ryhmän jäseniin ja toimintaan. Teknisesti tavoitteena on nykyistä järjestelmää joustavampi ratkaisu, jonka päivittäminen myös tulevaisuuden tarpeisiin onnistuu ketterämmin.
Aikataulu tarkentuu hankintavaiheen edetessä
Tavoitteena on käynnistää jäsenrekisterin uudistaminen valitun kumppanin kanssa vuoden 2025 aikana. Kokonaisuudessaan uudistus tulee olemaan laajuutensa vuoksi monivuotinen ja se tullaan toteuttamaan vaiheittain. Aikataulu täsmentyy ensimmäisen kilpailutuksen jälkeen.
Partiolaisille uudistus ei siis näy vielä hetkeen. Kuksaa käytetään yhä aktiivisesti lippukuntien ja muun partiotoiminnan tukena. Jäsenrekisterin toteutustavan varmistuttua suunnittelemme vanhojen järjestelmien alasajon ja uusien käyttöönoton, pyrkien mahdollisimman sujuvaan siirtymävaiheeseen. Kaikista muutoksista, järjestelmien käyttöönotosta ja koulutuksista tullaan tiedottamaan laajasti ja varhaisessa vaiheessa.
Lisätietoa Paju-hankkeesta: www.partio.fi/paju
Vuosina 2022 –2025 toteutettavan Paju-hankkeen aikana päivitetään partion digitaalisten järjestelmien toimintamalleja ja prosesseja, kehitetään Suomen Partiolaisten IT-järjestelmien tietoarkkitehtuuria ja käynnistetään jäsenrekisterin uudistus. Kehittämällä tieto- ja sovellusarkkitehtuuria varmistetaan, että nykyiset ja tulevat järjestelmät toimivat sujuvasti yhteen sekä palvelevat kokonaisuutta. Varsinainen jäsenrekisterin uudistus käynnistyy vuoden 2025 aikana ja toteutuu vaiheittain tulevina vuosina. Paju-hankkeen tavoitteena on, että tulevaisuudessa digipalvelut helpottavat partion harrastamista ja partiotoiminnan järjestämistä niin lippukunnissa, piireissä kuin keskusjärjestössä.