Avoin aloitustapahtuma on esimerkiksi lippukunnan syyskauden aloittava toiminnallinen tapahtuma, johon lippukunta kutsuu aktiivisesti mukaan lippukunnan toiminta-alueen ihmisiä tutustumaan ja liittymään mukaan partioon. Aloitustapahtuma voi olla mitä vaan arki-illan avoimesta koloillasta itse järjestettyyn koko päivän tapahtumaan tai osallistuminen lippukunnan toiminta-alueen yhteiseen kylätapahtumaan. Näkyvä paikka, onnistunut markkinointi, innostava tekeminen ja iloinen meininki ovat avoimen aloitustapahtuman rakennuspalikat.
Avoimia tapahtumia voi järjestää muulloinkin kuin syksyllä. Esimerkiksi Partioviikolla kutsutaan kaikki lippukunnan järjestämään avoimia tapahtumia ja kutsumaan niihin mahdollisimman paljon tutustujia. Avoimet tapahtumat kannattaa ilmoittaa yleisellä lomakkeella, jonka avulla kokoamme avoimet tapahtumat yhteen helpottaaksemme niiden löytämistä.
Mitä aikaisemmin ja monipuolisemmin lippukunta mainostaa tapahtumaansa, sitä todennäköisemmin tapahtumaan löytää paljon porukkaa paikalle ja uusia eri-ikäisiä jäseniä saadaan toimintaan mukaan. Aloitustapahtuman ohjelman kannattaa innostaa tekemään ja tutustuttaa partioon; apuna voi käyttää viime vuonna tehtyä isoa rasti-ideapakettia, joka löytyy partion materiaalipankista.
- Lippukunnan omissa kanavissa (nettisivut, somekanavat): Pitäkää selkeästi esillä infoa miten partioon pääsee mukaan > Nettisivujen osoite, keneltä voi kysyä lisätietoa, miten mukaan pääsee täyttämällä Kuksan lomakkeen, koska avoin aloitustapahtuma on ja lyhyesti mitä partio on. Kunhan syksyn ryhmien kokousaikataulut ovat selvät, lisätkää ne myös nettisivuille näkyville.
- Hyödyntäkää aktiivisesti alueen markkinointikanavia, pelkästään lippukunnan omassa viestinnässä näkyminen ei riitä:
- Näkykää alueen somekanavissa! Jakakaa sinne kivoja kuvia ja tietoa milloin aloitustapahtuma on ja miksi mukaan kannattaa tulla. Ohjatkaa ihmiset katsomaan lisätietoja lippukunnan nettisivuilta (kts. edellinen kohta)
- Näkykää alueella muutekin! Onhan lippukunnan mainos kauppojen, kirjaston, koulujen, eskareiden, nuorisotalon, kylätalon, uimahallin, terveyskeskuksen, leikkipuistojen jne. ilmoitustauluilla?
- Miettikää kannattaako markkinoinnissa puhua X-alueen partiosta vai lippukunnan nimellä? Kertooko lippukunnan nimi selkeästi mistä harrastuksesta on kyse vai avaisiko X-alueen partiotoiminnasta puhuminen sitä paremmin?
- Valitkaa mihin markkinointitoimenpiteisiin haluatte käyttää lippukunnan paukut ja tehkää ne kunnolla! Käyttekö vierailulla kouluissa vai eskareissa? Mihin alueellisiin tapahtumiin osallistutte? Keskityttekö uusien aikuisten vai lasten löytymiseen? Milloin oikeasti rekrytoitte uusia ja milloin kyse on vaan näkyvyydestä?
- Lippukunta saa ensimmäisen infon elokuun avoimesta aloitustapahtumasta! Viime vuoden tapaan lippukunnille tarjotaan tämä aikataulu, toimintarasti-ideoita aloitustapahtumaan ja valmis diasarja syyskuussa huoltajaillan järjestämiseen
- Voisitteko saada tapahtumalle sponsorin tai hakea tapahtumalle avustusta? Sponsori voi olla vaikka lähikauppias, joka tarjoaa tapahtumaan makkarat tai saadulla avustuksella voidaan maksaa kalliimpi paikkavuokra ja päästään pitämään tapahtumaa keskeiselle paikalle.
- Alkuvuodesta haettavissa on esim. Waldemar von Frenckellin apuraha tai Pop pankin avustus.
- Jo alkuvuodesta on hyvä alkaa pohtia, että miltä tulevan syksyn ryhmätilanne näyttää: tuleeko perhepartiosta uusia sudenpentuja, mitkä ryhmät vaihtavat ikäkautta, montako ihan uutta ryhmää voidaan perustaa ja kuinka paljon ryhmänjohtajia pitää saada innostettua mukaan (jatkavat ryhmänjohtajat, ro-kurssilta valmistuvat, taukotuvalta palaavat, partiolaisten huoltajista mukaan tulevat ja ihan kokonaan rekrytoivat uudet johtajat).
- 21.1. järjestetään somalinkielinen ja 22.1. järjestetään arabiankielinen infoilta partiosta
- Ystävänpäivän vinkki: Täydentäkää syksyllä vajaaksi jääneet ryhmät kutsumalla kaverit mukaan!
- Lähettäkää vajaiden ryhmien huoltajille viestiä jo tammikuussa ja kertokaa milloin kaverin saa tuoda mukaan tutustumaan partioon.
- Kaverikokouksessa innostakaa kaverit mukaan ja jakakaa kavereiden huoltajille infoa miten partioon pääsee mukaan
- Katso ohjelmavinkki eri ikäkausien kaverikokoukseen mallitoimintasuunnitelmista: www.partio-ohjelma.fi
- On yhteydessä oman toiminta-alueensa eskareihin eskarikampanjan tiimoilta
- Voiko eskariin tulla käymään ja esitellä toiminnallisesti partiota?
- Jos eskari ei halua lippukunnan vierailua, voiko eskareihin kuitenkin jakaa kutsut syksyn avoimeen aloitustapahtumaan?
- Syksyn ekaluokkalaiset eli uudet sudenpennut ovat juuri näitä kevään eskareita eli tätä tilaisuutta ei kannata jättää välistä!
- Selvittää osallistuuko oman toiminta-alueen koulut toukokuun harrastusviikkoon > Miten lippukunta aikoo olla kampanjassa mukana?
- Suunnittelee oman lippukuntansa koko Suomen partioillan ohjelman
- Aloittaa oman toimintansa markkinoinnin toiminta-alueellaan (ainakin alueen eri some-ryhmissä, EI siis vain lippukunnan omassa somessa)
- Kutsuu kaikki mukaan koko Suomen partioiltaan 22.4.
- Partioon voi liittyä voi vielä tänä keväänäkin ja mahdollisesti silloin ehtii mukaan kesäleirille (ryhmät, joissa on vielä tilaa)
- Osallistaa lippukunnan ryhmiä markkinoinnin tekemiseen (esim. videotervehdyksiä tai valokuvia toiminnasta ja kannustus tulla mukaan, avoimen aloitustapahtuman julisteiden tai somemainosten tekemistä, kannustus esitellä omaa harrastusta vaikka partioviikolla koulussa, jne.)
- Videoita ja kuvia kannattaa käyttää lippukunnan toiminnan ja avoimen aloitustapahtuman markkinoinnissa ja näyttää niiden kautta alueen asukkaille millainen se meidän lippukunta onkaan
- Päättää milloin järjestää elokuussa avoimen aloitustapahtuman
- Kannustamme järjestämään aloitustapahtuman elokuussa viikolla 34, mutta jos lippukunnan perinteinen kauden startti tai alueen kyläjuhlat ovat toisella viikolla, on sekin aivan yhtä hyvä ajankohta.
- Ainakin pääkohdat: päivämäärä, aika ja paikka, ohjelmasta saa pääkohdat valmiista materiaalipaketista
- Päivitä tämä tieto myös lippukunnan nettisivuille ja kutsu kiinnostuneet mukaan!
- Osallistuu eskarikampanjaan ja kutsuu eskarit perheineen mukaan elokuun aloitustapahtumaan
- Jos alueen eskarit eivät osallistu kampanjaan, toimittakaa eskareille silti kutsut elokuun aloitustapahtumaan
- Näkyy aktiivisesti omalla toiminta-alueellaan
- Partioviikko ja koko Suomen partioilta 22.4.
- Päivitä lippukunnan someen hyvänmielen tunnelmaa ja kutsu partiosta kiinnostuneet seuraavan kerran mukaan avoimeen aloitustapahtumaan
- Partioviikko ja koko Suomen partioilta 22.4.
- Kertoo aluetapaamisessa miten kevät on mennyt ja millaiset suunnitelmat lippukunnalla on kesään ja syksyn alkuun
- Päättää miten toiminta jatkuu elokuussa (syksyn ryhmätilanne ja miten kokoukset alkavat aloitustapahtuman jälkeen) ja päivittää nämä tiedot lippukunnan nettisivuille ja someen sekä myös alueen someryhmiin
- Kun huoltajat ennen kesälomia alkavat etsiä lapsilleen harrastuksia syksyksi, on googlaamalla löydyttävä, että milloin minkäkin ikäiset voivat alueella harrastaa partiota, miten pääsee mukaan ja keneltä voi tarvittaessa kysyä lisätietoja
- Vinkki! Tehkää alueellisia mainoksia yhden tai useamman lippukunnan voimin, jossa tietoa aloittavista ryhmistä ja keneltä saa lisätietoa
- Osallistuu mahdollisuuksien mukaan toiminta-alueensa koulujen harrastusviikkojen ohjelmaan > Kivaa tekemistä ja kutsu tulla mukaan syksyn aloitustapahtumaan!
- Suunnittelee ja markkinoi elokuun aloitustapahtumaansa
- Kutsuu oman alueensa koulujen partiokerholaiset mukaan elokuun aloitustapahtumaan
- Ilmoittaa aloitustapahtumansa piirille piirin ohjeiden mukaan (seuraa kevään aikana Johtolankaa)
- Avoimen aloitustapahtuman markkinointi alueen someryhmissä, lippukunnan somessa ja nettisivuilla, mainoksia ilmoitustauluilla ja kouluissa
- Lippukuntien avoimet aloitustapahtumat vko 34, jonka jälkeen starttaa partiosyksy
- Miettikää etukäteen mitä ja miten haluatte toiminnastanne kertoa partiosta kiinnostuneille!
- Käyttäkää banderolleja yms. tuomaan näyttävyyttä ja näkyvyyttä tapahtumaan! Jakakaa partion esitteitä.
- Muistakaa, että alueella näkyminen on muutakin kuin uusia sudenpentuja. Rekrytoimenpiteet voi kääntää aikuisiin tai kiikarissa voi olla uusia yhteistyökumppaneita.
- 12. ja 13.8. järjestetään eri kieliset infoillat partiosta (kielet selviävät myöhemmin)
- Valtakunnallinen enkunkielinen terkkuilta tiistaina 19.8.
- Järjestää huoltajaillan valmiita materiaaleja käyttäen
- Tekee jälkimarkkinointia (lippukunnan tilanne huomioiden)
- Lippukuntahengen välittäminen elokuun aloitustapahtumasta
- Ryhmät, joissa on vielä tilaa, tervetuloa mukaan!
- Jos saadaan lisää aikuisia / ryhmänjohtajia, voidaan uusia ryhmiä perustaa syksyn mittaan
- Terkku-kurssi: Miten uudet aikuiset pääsevät osaksi lippukuntaa? > Osallistuvatko piirin Terkku-kurssille vai järjestääkö lippukunta / alue oman?
- Aluetapaamisessa lippukunta kertoo, miten aloitustapahtuma meni ja miten syksyn toiminta on käynnistynyt
