Vaalitapahtumien järjestäminen

Partiolaisten kannattaa järjestää omia vaalitapahtumia! Tapahtumassa tulee eri puolueita ja ehdokkaita kohdella tasapuolisesti. Kuntavaaliryhmä on koostanut vinkkejä onnistuneisiin vaalitapahtumiin.

Mikä vaalitori?

Vaalitorilla tarkoitetaan keskustelupainotteista tapahtumaa, jossa puolueiden ehdokkaat ja äänestäjät pääsevät kohtamaan toisensa. Vaalitorin konseptissa äänestäjien aktiivisuus on yhtä tärkeää kuin ehdokkaiden, vaikka tapahtumassa voikin olla myös paneelityylisiä elementtejä. Varsinaisesta paneelista tai tentistä Vaalitorin kuitenkin erottaa molemminpuolisen, vapaamuotoisen keskustelun painottaminen.
Vaalitorin ideana on, että ehdokkaat ja puolueet pääsevät esittelemään omia mielipiteitänsä tapahtuman osallistujille keskustelun lomassa. Tavoitteena on, että osallistujat voivat vapaasti kiertää ehdokkaiden pisteiden luona, ja kysyä ehdokkailta kiinnostusta herättävistä aiheista tai heidän vaaliteemoistaan. Tapahtuma voi koostua kokonaan vapaasta keskustelusta tai se voi sisältää suunniteltua ohjelmaa. Alla olevan vinkkilistan lopusta löytyy esimerkkirunko Vaalitorin järjestämiseen.

Mitä järjestämisessä pitää ottaa huomioon?

Aika

Optimaalisin aika Vaalitorille on 1–2 kuukautta ennen vaaleja. Tällöin moni on jo käynnistänyt ehdokaskampanjansa, ja äänestäjät saattavat pohtia jo ehdokasvalintaansa. Pohtikaa tapahtuma-aikaa erityisesti osallistujien näkökulmasta. Onko arki-iltana järjestetty tapahtuma paras juuri teidän kohderyhmällänne, vai pääsisivätkö ihmiset todennäköisemmin osallistumaan sunnuntai-iltapäivänä? Myös kutsuttavien ehdokkaiden aikataulut kannattaa mahdollisuuksien mukaan ottaa huomioon. Miettikää etukäteen myös tapahtuman kestoa. Vapaalle keskustelulle on hyvä varata runsaasti aikaa, mutta liian pitkä tapahtuma voi karsia osallistujamäärää.

Paikka

Jo hyvissä ajoin ennen tapahtuman järjestämistä kannattaa pohtia, missä tapahtuma olisi paras järjestää. Mahdollisia tilavaihtoehtoja voi rajata miettimällä esimerkiksi sitä, tarvitsetteko tilan, jossa on valkokangas tai äänentoistolaitteet. Pitääkö osallistujien päästä istumaan, ja onko tilassa riittävästi tuoleja? Entä haluatteko, että tilassa on pöytiä, joille ehdokkaat voivat laittaa omaa kampanjamateriaalejaan esille?
Muistakaa ottaa huomioon tilan esteettömyys ja saavutettavuus (esim. pystyykö tilassa liikkumaan pyörätuolilla). Jos tila ei ole kaikille esteetön, on siitä kerrottava osallistujille viimeistään tapahtuman ilmoittautumisen yhteydessä. Kannattaa myös tarkistaa, saisitteko käyttöönne jonkin lippukunnan/seurakunnan omistaman tilan. Huomioikaa kuitenkin, että koronatilanne voi vaikuttaa tilojen saatavuuteen sekä aukioloaikoihin.

Osallistujat ja viestintä

Pohtikaa, onko tapahtuma avoin esimerkiksi kaikille kuntalaisille vai onko se tarkoitettu vain lippukuntanne johtajistolle. Millaiseen osallistujamäärään pyritte, ja onko tarpeellista sopia ennakkoon maksimimäärä osallistujille? Kun olette sopineet tapahtuman kohderyhmän, suunnitelkaa yhdessä tapahtumanne viestintää.
Tärkeimmät tiedot, kuten tapahtuman aika ja paikka, on hyvä kertoa osallistujille mahdollisimman aikaisin, jotta kiinnostuneet ehtivät varata ajan kalenteristaan. Pohtikaa, teettekö Kuksa-ilmoittautumisen vai voiko tapahtumaan tulla vapaasti? Entä markkinoidaanko tapahtumaa esimerkiksi lippukunnan somekanavissa tai johtajiston keskusteluryhmässä?

Ehdokkaat

Lähettäkää kutsu tapahtumaan ainakin kaikille eduskuntapuolueille. Ei haittaa, vaikka kaikista puolueista ei pääsisi ehdokkaita paikalle, mutta on kohteliasta kutsua ehdokkaita mahdollisimman monesta eri puolueesta. Ehdokkaita kutsuessa on hyvä täsmentää, onko kutsu tarkoitettu vain yhdelle ehdokkaalle vai saako puolueesta osallistua tapahtumaan useampia ehdokkaita, ja onko tavoitteena saada paikalle erityisesti esimerkiksi nuoria vai kaikenikäisiä ehdokkaita. Muistakaa kertoa, saavatko ehdokkaat halutessaan tuoda paikalle omaa kampanjamateriaaliaan, kuten pinssejä tai paperimainoksia. Mainitkaa myös, onko tapahtumapaikalla tilaa esimerkiksi roll-upeille tai muille isoille mainoksille.

Tekniset laitteet ja muut tarvikkeet

Pohtikaa, tarvitseeko tapahtuman juontaja mikrofonin, ja kenen tietokoneelta tapahtuman materiaaleja esitetään. Miettikää myös, millaisia muita tarvikkeita tapahtumaa varten pitää hankkia. Tarvitsetteko ehkä kyniä bingolappujen täyttämiseen tai serviettejä kahvipöytään? Tehkää lista kaikista tarvittavista asioista ja sopikaa, kuka hankkii tavarat ja kuljettaa ne paikan päälle. Mahdollisuuksien mukaan kannattaa myös selvittää, millaisia tarvikkeita tapahtumapaikalla on valmiiksi, ja saatteko käyttää niitä tapahtumassanne.

Tarjoilut

Miettikää, haluatteko tarjota tapahtuman aikana jotakin syötävää tai juotavaa. Sopisiko tapahtumaan ehkä vapaamuotoinen kahvitarjoilu vai tarjoatteko osallistujille pullat jonkin aktiviteetin suorittamisen jälkeen? Jos tapahtumaan on erillinen ilmoittautuminen, muistakaa kysyä erityisruokavalioista ilmoittautumisen yhteydessä ja koostakaa tarjoilut niiden mukaan. Jos tapahtuma on avoin, tarjotkaa mahdollisuuksien mukaan moneen eri ruokavalioon sopivia tarjottavia.

Hygienia

Sekä korona-aikana että sen ulkopuolella on tärkeää pitää huolta hygieniasta. Miettikää etukäteen, tarjoatteko osallistujille esimerkiksi käsidesiä tai kasvomaskeja. Jos tapahtumassa tarjoillaan ruokaa, niin myös käsienpesumahdollisuus on hyvä olla saatavilla. Turvaväleistä huolehtiminen saattaa sisätiloissa olla hankalaa, mutta niiden pitämistä voi helpottaa esimerkiksi järjestämällä tuolit valmiiksi tietyn etäisyyden päähän toisistaan. Voitte myös miettiä, voisiko tapahtuman järjestää osittain tai kokonaan ulkona, jos koronatilanne näyttää huonolta.

Yhteistyö

Selvittäkää, voisiko tapahtuman järjestää yhteistyössä jonkin muun tahon kanssa tai saisitteko apua esimerkiksi tapahtuman tarjoilujen järjestämiseen. Ottakaa yhteyttä esimeriksi kuntanne Nuorisovaltuustoon tai muuhun vastaavaan toimijaan. Yhteistapahtumasta kiinnostuneita tahoja voivat myös olla muun muassa lasten- ja nuortenjärjestö 4H tai Suomen lukiolaisten liitto. Kysykää, olisiko järjestöillä esimerkiksi tarjota tilaa tapahtumalle, tai miten muuten he voisivat auttaa järjestelyissä.

Esimerkkirunko

15:00 Alustus
15:30 Pikatentti Partiolaisten vaalitavoitteista
16:15 Ehdokasbingo ja vapaata kiertelyä pisteillä
17:45 Yhteinen lopetus

Alustus

Tapahtuman käynnistävän yhteisen alustuksen voi pitää esimerkiksi tapahtuman johtaja tai tapahtuman vetäjäksi pyydetty juontaja. Pohtikaa etukäteen, mitä haluatte, että alustuksessa kerrotaan. Perehdytäänkö siinä yleisesti vaalien teemoihin, vai esimerkiksi Partion kuntavaalitavoitteisiin? Haluatteko, että kaikki paikalla olevat ehdokkaat lyhyesti esittelevät itsensä? Entä onko tarpeellista käydä tapahtuman ohjelma yhdessä läpi?

Pikatentti Partiolaisten vaalitavoitteista

Tässä ohjelmanumerossa taululta näytetään yksitellen Partion kuntavaalitavoitteita. Vaihtoehtoisesti tapahtuman juontaja voi lukea tavoitteet ääneen. Tässä vaiheessa ehdokkaat on hyvä pyytää seisomaan esimerkiksi riviin niin, että muut osallistujat näkevät heidät hyvin. Ehdokkaille jaetaan punainen ja vihreä lappu (punainen=en kannata, vihreä=kannatan), joita nostamalla he kertovat kantansa kuhunkin esitettyyn vaalitavoitteeseen. Kunkin väitteen kohdalla ehdokkaat nostavat sen lapun, jonka mukaan ajattelevat esitetystä tavoitteesta. Kun kaikki ovat ilmaisseet kantansa, voivat ehdokkaat vuorotellen perustella kantansa esitettyyn väitteeseen.

Ehdokasbingo

Ehdokasbingossa osallistujat pääsevät kiertelemään ehdokkaiden luona ja keskustelemaan heidän kanssaan eri aiheista. Tehkää tapahtumanjärjestäjien kanssa etukäteen bingopohja (esim. 4x4 kokoinen ruudukko), jossa on esitetty erilaisia keskustelunaiheita (esim. “ydinvoima” tai “maksuton koulutus”). Jakakaa jokaiselle paikalla olevalle osallistujalle bingolappu ja kynä ja pyytäkää ehdokkaita siirtymään omille “ständeilleen”.
Ehdokasbingon aikana osallistujat kiertävät tilassa ja keskustelevat ehdokkaiden kanssa erilaisista aiheista. Bingolapusta voi ruksia kohdan aina, kun kyseisestä aiheesta on keskustellut jonkun ehdokkaan kanssa. Halutessaan keskustella voi myös muista, vapaavalintaisista aiheista. Bingolapun täyttämisen ei tarvitse olla keskustelun ensisijainen tavoite, vaan osallistujat saavat tutustua ja kierrellä tilassa vapaasti.

Yhteinen lopetus

Ehdokasbingon päätteeksi juontajat voivat kerätä osallistujat yhteen ja päättää tilaisuuden. Muistakaa kiittää kaikkia ehdokkaita sekä osallistujia mukana olosta sekä aktiivisuudesta.

(esimerkki on toteutettu partiomediassa esitellyn tapahtuman pohjalta)

Alla esitellään vinkkejä etäyhteyksien avulla toteutetun Vaalitori-tapahtuman järjestämiseen. Vinkit on tehty Microsoft Teams –alustalla järjestettävää tapahtumaa varten. Ohjeissa kerrotaan, mitä kaikkea on tärkeää muistaa etätapahtuman suunnittelussa ja toteutuksessa, sekä miten esimerkiksi Ehdokasbingon pystyy järjestämään Teamsissa.

Viestintä ehdokkaille

Kun alatte ideoimaan etäyhteyksien avulla toteutettavaa Vaalitoria, kyselkää puolueilta jo hyvissä ajoin, olisiko heillä kiinnostusta osallistua etätapahtumaan. Kertokaa yhteydenotossa millaista tapahtumaa olette järjestämässä, ja millainen rooli ehdokkailla tulee olemaan tapahtuman aikana.
Ennen tapahtumaa lähettäkää osallistuville ehdokkaille tarkemmat ohjeet tapahtumasta. Kertokaa tarkasti miten ja millaisella aikataululla tapahtumassa edetään, ja mitä kaikkea haluatte ehdokkaiden kertovan itsestään tai puolueestaan. Selittäkää myös, miten kameroiden ja mikkien kanssa toimitaan, ja tarvittaessa antakaa tarkempia ohjeita Teamsin käytöstä.
Muistakaa kertoa ehdokkaille, että Teamsissa olisi hyvä olla paikalla esimerkiksi 15 minuuttia ennen tapahtuman alkua. Näin järjestäjät ja ehdokkaat voivat vielä kerrata tapahtuman kulun ennen osallistujien saapumista. Aikatauluista puhuttaessa on hyvä myös kertoa siitä, kuinka kauan ehdokkaiden esityksille on varattu aikaa. Kun esityksille on varattu rajallinen aika, pysyy koko tapahtuma todennäköisesti paremmin aikataulussa.
Muistakaa pyytää ehdokkaita valmistelemaan tarvittavat materiaalit etukäteen (PowerPoint-esitys yms.) Kannattaa myös pyytää ehdokkaita lähettämään valmiit esitykset tapahtuman järjestäjille ennen tapahtumaa, jotta järjestäjillä on ne tarvittaessa saatavilla, jos ehdokkaat kohtaavat teknisiä ongelmia tapahtuman aikana.
Kertokaa ehdokkaille etukäteen ainakin nämä:
• Tapahtuman aikataulu ja ehdokkaiden tehtävät
• Kokouskäytännöt (chat, kamerat, mikit)
• Teamsin käyttöohjeet
• Esityksen maksimipituus
• Mihin aikaan tulee olla paikalla (esim. 15 minuuttia ennen tapahtuman alkua)
• Mihin mennessä ja mitä kautta valmiit esitykset pitää lähettää järjestäjille

Viestintä osallistujille

Tapahtuman markkinointi kannattaa aloittaa mahdollisimman pian sen jälkeen, kun tapahtumaa on alettu suunnittelemaan. Näin tiedätte jo hyvissä ajoin, onko tapahtumalle kiinnostusta.
Ilmoittautuminen kannattaa tehdä Kuksaan, sillä Kuksan kautta pääsette myös viestimään osallistujille sähköpostitse. Ilmoittautuminen kannattaa avata heti, kun tapahtuman päivä ja aika on päätetty. Tapahtuman markkinoinnin yhteydessä voitte myös kysyä ideoita tapahtuman ohjelmaan.
Suunnilleen viikkoa ennen tapahtumaa voitte lähettää Kuksan kautta osallistujille sähköpostin, jossa kerrotte tapahtuman osallistumisen ohjeet. On tärkeää kertoa osallistujille esimerkiksi siitä, miten tapahtumaa etenee, miten kysymyksiä kysytään ja miten kameran ja mikin kanssa toimitaan. Mainitkaa viestissä myös, voiko mahdollisia kysymyksiä lähettää järjestäjille ennen tapahtumaa. Ennakkoon lähetettyjä kysymyksiä voi pyytää esimerkiksi täyttämään erilliselle lomakkeelle tai lähettämään sähköpostitse.
Antakaa tapahtumakohtaisten ohjeiden ohessa osallistujille myös tarkempia ohjeita Teamsin käytöstä. Hyvät ohjeet helpottavat osallistumista erityisesti silloin, jos alusta ei ole osallistujalle etukäteen tuttu. Voitte esimerkiksi lisätä viestiin linkin Microsoftin omiin ohjeisiin. Kertokaa myös, tarvitseeko osallistumiseen Teams-sovellusta vai riittääkö selainversio. Halutessanne voitte valita järjestäjien joukosta jonkun, joka vastaa kysymyksiin liittyen Teamsin käyttöön. Ohjeita sisältävään viestiin voitte tällöin lisätä tämän henkilön yhteystiedot ja pyytää osallistujia ottamaan yhteyttä häneen, jos Teamsin kanssa ilmenee ongelmia.
Ilmoittautumisen voi sulkea vasta muutama päivä ennen tapahtumaa. Kun ilmoittautuminen on suljettu, voitte esimerkiksi päivää ennen tapahtumaa lähettää tapahtuman linkin Kuksan kautta osallistujille. Viestissä voi tarvittaessa vielä kerrata ohjeet tapahtuman osallistumiseen.

Kertokaa osallistujille etukäteen ainakin nämä:
• Tapahtuman aikataulu
• Kokouskäytännöt (chat, kamerat, mikit)
• Teamsin käyttöohjeet (esim. Miten kokoukseen liitytään: https://support.microsoft.com/fi-fi/office/kokoukseen-liittyminen-teamsissa-078e9868-f1aa-4414-8bb9-ee88e9236ee4)
• Voiko kysymyksiä lähettää etukäteen (mitä kautta)
• Miten kysymyksiä kysytään tapahtuman aikana
• Keneen ottaa yhteyttä ongelmatilanteessa

Aktiviteetti: Puolueiden esittelyt ja pikatentti vaalitavoitteista

Kutsukaa osallistujat ja ehdokkaat linkillä Teams-kokoukseen. Järjestäjien ja ehdokkaiden on hyvä olla paikalla noin 15 minuuttia ennen tapahtuman alkua, jotta kaikki on valmista, kun osallistujat saapuvat tapahtumaan. Tapahtuman alussa voitte käyttää Teamsin aulatoimintoa, jonka kautta osallistujia voi päästää sisään. Muistakaa asettaa kokouksen asetukset niin, että kokoukseen liittyvät osallistujat eivät saa jaettua näyttöään. Näin pienennetään mahdollisen häiriköinnin riskiä.

Kun odotatte tapahtuman alkua ja osallistujia saapuu vähitellen paikalle, jakakaa näytöllä aloitus-diaa, jossa toivotatte osallistujat tervetulleiksi. Diassa voi näkyä esimerkiksi tapahtuman nimi ja aloitusaika. Lisäksi aloitusdiassa voi olla ohjeita tapahtuman käytännöistä, kuten siitä, miten kysymyksiä esitetään tai miten kameran ja mikin kanssa toimitaan.
Jotta osaatte ohjeistaa osallistujia selkeästi, sopikaa tapahtuman käytännöistä järjestäjien kesken jo hyvissä ajoin ennen tapahtumaa. Yleisin käytäntö on, että kaikki osallistujat sekä esittäjät pitävät kamerat ja mikit kiinni, ja vasta esittäessä tai kysyessä ne saa laittaa päälle. On myös hyvä miettiä etukäteen miten puheenvuorojen kanssa toimitaan: onko kysymyksille varattu erikseen aikaa esityksen lopussa vai saako niitä esittää koko ajan. Sopikaa myös siitä, pitääkö kysyjän esimerkiksi pyytää puheenvuoro chatissa tai Nosta käsi -toiminnon avulla ennen kysymystään. Voi myös olla tarpeellista valita järjestäjistä joku, jonka tehtävänä on valvoa chattia ja siellä käytävää keskustelua. Chatin valvoja voi myös esimerkiksi lukea chatissa esitetyt kysymykset ääneen.

Sopikaa järjestäjien kesken jo etukäteen myös siitä, tarvitaanko tapahtumalle juontaja, joka voi esimerkiksi alustaa esitykset sekä esitellä tapahtuman alussa paikalla olevat puolueet. Ennen tapahtumaa kannattaa päättää myös tapahtumalle sopiva esitystapa. Järjestäjät voivat esimerkiksi koota ehdokkaiden etukäteen lähettämät materiaalit ennen tapahtumaa yhdeksi diaesitykseksi, joka esitetään alusta loppuun. Näin säästetään aikaa, kun esitystä ei tarvitse vaihtaa vuoron vaihtuessa. Voitte käyttää hyödyksi Teamsin request control -nappia, jonka avulla seuraavana vuorossa oleva ehdokas voi pyytää esityksen hallintaansa ja jatkaa esitystä siitä, mihin edellinen ehdokas jäi.

Halutessanne voitte pitää pikatentin vaalitavoitteista myös etätapahtumassa. Tällöin pyytäkää kaikkia ehdokkaita laittamaan kamerat päälle. Tapahtuman järjestäjä tai juontaja voi yksitellen luetella vaalitavoitteita, ja jokaisen tavoitteen kohdalla ehdokkaat nostavat vihreän tai punaisen lapun (tai muun sovitun värikoodauksen mukaisen esineen), jolla ilmaisevat mielipiteensä tavoitteesta. Kun kaikki ovat ilmaisseet kantansa, voivat ehdokkaat yksitellen perustella mielipiteensä, jonka jälkeen voidaan siirtyä seuraavaan väitteeseen.
On tärkeää lopettaa yhteinen osuus selkeästi. Jos tapahtuma jatkuu yhteisen osuuden jälkeen esimerkiksi Ehdokasbingolla, yhteisen osuuden lopussa ohjeistakaa osallistujia seuraavan aktiviteetin toimintatavoista. Tapahtuman juontaja/järjestäjä voi esimerkiksi kertoa suoritusohjeet ääneen, ja ohjeita voi samaan aikaan myös jakaa näytölle. Jos tapahtuma loppuu yhteiseen osuuteen, niin muistakaa kiittää sekä osallistujia että ehdokkaita. Tätä varten voi tehdä myös erillisen ”kiitos”-dian.

Aktiviteetti: Ehdokasbingo Teams-kanavilla

Teamsissa ehdokasbingon voi toteuttaa luomalla jokaiselle puolueelle oman kanavan, joissa osallistujat pääsevät kiertelemään. Kanavien luominen tulee tehdä ennen tapahtumaa, esimerkiksi heti sen jälkeen, kun ilmoittautuminen on suljettu.
Kanavien luomista varten on ensin luotava tiimi eli ryhmä, johon kaikki tapahtuman järjestäjät, ehdokkaat ja osallistujat lisätään. Tiimin luominen edellyttää Teams-sovelluksen lataamista. Ihmisten lisääminen tiimiin taas onnistuu sähköpostiosoitteiden avulla. Kun tiimi on luotu, sen alle voi luoda useita kanavia. Perustetut kanavat nimetään osallistuvien puolueiden mukaan ja kaikki osallistujat lisätään kaikille kanaville.
Sopikaa järjestäjien kesken etukäteen, miten toimitte bingolappujen kanssa. Voitte esimerkiksi lähettää bingolaput sähköpostin liitetiedostona samalla, kun lähetätte osallistujille tapahtuman linkin.

Kun ehdokasbingo aloitetaan, joko järjestäjä tai kyseisen kanavan ehdokkaat aloittavat kokouksen, jossa pystyy keskustelemaan kameroiden ja mikkien välityksellä. Halutessanne ehdokkaita voi pyytää tekemään esittely-dian, jota jaetaan kanavalle avatun kokouksen näytöllä. Koska tarkoituksena on, että osallistujat vaihtelevat vapaasti kanavalta toiselle, ei esityksessä kannata olla useampaa diaa.

On tärkeää antaa ehdokkaille ja osallistujille etukäteen selkeät ohjeet siitä, miten kanavilla toimitaan bingon aikana. Onko esimerkiksi ehdokkailla kamerat päällä ja saavatko kanavalle saapuvat osallistujat huudella kysymyksiä mikin kautta, vai pitääkö puheenvuoroa pyytää chatissa tai Nosta käsi -toiminnon kautta.

Muistakaa kertoa ehdokkaille, kuinka kauan heidän pitää olla paikalla oman kanavansa kokouksessa: koska osallistujat saavat kierrellä vapaasti, ei jokaiselle kanavalle välttämättä heti saavu osallistujia. Kannattaa myös miettiä, haluatteko että jokaisella kanavalla on koko ajan paikalla yksi järjestäjä, joka voi esimerkiksi valvoa chattia.

Bingolle kannattaa etukäteen sopia tarkka lopetusaika. Osallistujien kierrellessä kanavilla on heitä hankala enää koota takaisin yhteiseen lopetukseen. Bingo kannattaakin päättää etukäteen sovittuun kellonaikaan jokaisella kanavalla. Lopetuksen voi tehdä esimerkiksi kanavan valvoja, joka voi kiittää osallistujia sekä ehdokkaita ja päättää kokouksen.

Extra: Voitte kannustaa ihmisiä osallistumaan tapahtumaanne esimerkiksi järjestämällä arvonnan kaikille bingoon osallistuneille. Arvonnan voi toteuttaa esimerkiksi palautelomakkeen yhteydessä. Palautelomakkeessa voitte pyytää osallistujia valitsemaan kohdat ”osallistuin bingoon” ja ”osallistun arvontaan”.

Mikä on Vaalipaneeli?

Vaalipaneeli on väittelyn tapainen tilaisuus, jossa eri puolueiden edustajat saavat vuorollaan puolustaa ja kertoa omia kantojaan erilaisiin juontajan esittämiin kysymyksiin. Vaalipaneeli on hyvä tapa kerätä yhteen eri puolueiden edustajia, jolloin yleisö saa helposti kuulla laajan kirjon erilaisia mielipiteitä ja vaihtoehtoja kuinka esimerkiksi erilaisia kunta kohtaisia ongelmia pitäisi ratkaista.

Vaalipaneeli ei vaadi yleisöltä paljoa omaa aktiivisuutta, vaan juontaja hoitaa kysymysten kysymisen. Kuitenkin osa vaalitentistä voidaan pitää vapaamuotoisena, jolloin yleisökin pääsee esittämään kysymyksiä ehdokkaille.

Vaalipaneeli voidaan järjestää joko etänä tai paikan päällä. Molemmille tavoille on annettu ohjeet. Järjestämistavasta riippumatta itse tilaisuus on samanlainen.

Mitä yleisesti ottaa järjestämisessä huomioon?

Aika

Optimaalisin aika järjestää vaalipaneeli on noin 2kk-2vko ennen vaaleja. Tällöin suurin osa ehdokkaista ovat jo aloittaneet kampanjoinnin ja äänestäjät miettivät mahdollista ehdokastaan jolle antaa äänen.

Ehdokkaiden löytäminen paneeliin

Ole tasapuolisesti yhteydessä vähintään kaikkiin niihin puolueisiin joilla on edustaja eduskunnassa tai kotikuntasi valtuustossa, näin saadaan koko puoluepoliittinen skaala mahdollisesti edustettua paneelissa. Edellä mainitun kriteerin ulkopuolelle jää puolueita. Voit käyttää omaa harkintaa haluatko kutsua kaikkia aivan pienimpiä puolueita joilla on ehdokkaita kuntavaaleissa. Ei haittaa, jos jokaisesta kutsutusta puolueesta ei tule ehdokasta paneeliin, tärkeintä on, että on yhteydessä kaikkiin ja kertoo mahdollisuudesta osallistua paneeliin. Ehdokkaita kutsuessa on hyvä täsmentää, onko kutsu tarkoitettu vain yhdelle ehdokkaalle vai saako puolueesta osallistua useampia ehdokkaita.

Paikka (jos järjestät tapahtuman paikan päällä)

Muista konsultoida paikallisia terveysviranomaisia ja noudattaa sen hetkistä koronavirusohjeistusta. Pidä huoli tapahtumassa olevien ihmisten maksimimäärästä, turvaväleistä huolehtimisesta, ’contact tracingista’ eli tapahtumassa olevien nimien keräämisestä ja maskien käyttämisestä.

Jo hyvissä ajoin ennen tapahtuman järjestämistä kannattaa pohtia, missä tapahtuma olisi paras järjestää. Mahdollisia tilavaihtoehtoja voi rajata miettimällä esimerkiksi sitä, tarvitsetteko tilan, jossa on valkokangas tai äänentoistolaitteet.

Mahdollinen tila voi olla esimerkiksi koulun liikuntasali, seurakunnan tai lippukunnan tila. Ennen tapahtumaa kannattaa myös testata kaikki mahdollinen tekniikka esimerkiksi äänentoistolaitteet ja opetella miten yleiset ongelmat, jos niitä ilmenee, korjataan.
Sekä korona-aikana että sen ulkopuolella on tärkeää pitää huolta hygieniasta. Miettikää etukäteen, tarjoatteko osallistujille esimerkiksi käsidesiä/kasvomaskeja. Jos tapahtumassa tarjoillaan ruokaa, niin myös käsienpesumahdollisuus on hyvä olla saatavilla. Turvaväleistä huolehtiminen saattaa sisätiloissa olla hankalaa, mutta niiden pitämistä voi helpottaa esimerkiksi järjestämällä tuolit valmiiksi tietyn etäisyyden päähän toisistaan.

Paikka (jos järjestetään etänä)

Tapahtuma voidaan järjestää etänä käyttäen palvelua jolla voi luoda webinaarin (esimerkiksi Zoom, Microsoft Teams, Google Hangout). Etänä järjestettäessä on erityisen tärkeää, että kaikki osallistujat saavat linkin webinaariin. Tämän voi hoitaa esimerkiksi tekemällä ilmoittautumislomakkeen (esimerkiksi Google Formsin avulla) ja lähettämällä linkin kaikille ilmoittautuneille. Linkin toimivuus kannattaa testata ennen tapahtumaa, kuin myös varmistua että linkki ei vanhene ennen tapahtumaa. On myös tärkeää, että se joka pitää tapahtumaa omalla tietokoneellaan omaa tarpeeksi hyvän internetyhteyden, jotta webinaari voidaan pitää sulavasti.

Asioista joista pitää huolta erityisesti etänä järjestettävässä tapahtumassa
· Varmista, että kaikki ilmoittautuneet saavat linkin.
· Varmista linkin toimivuus ennen tapahtumaa.
· Hyvä äänentoisto erityisesti juontajalla – esimerkiksi kuulokkeet jossa on mikrofoni.
· Varmistu webinaarin olevan tietoturvallinen. Esimerkiksi, jos tarvitsee jakaa näyttö vain juontajalla on oikeus siihen, mahdollinen linkin uudelleen jakamisen estäminen (estää häiriköitä liittymästä), tilaisuuden nauhoittaminen webinaari ohjelmassa.
· Tilaisuuden pitäjällä hyvä internetyhteys
· Yleisesti suositeltavaa, että yleisö on ’pakko-mutella’, eli yleisö ei pysty avaamaan mikrofonia ilman että tilaisuuden pitäjä antaa siihen luvan. Tällä voidaan estää ylimääräisten ja häiritsevien äänien ilmentyminen.

Yhteistyö

Selvittäkää, voisiko tapahtuman järjestää yhteistyössä jonkin muun tahon kanssa. Ottakaa yhteyttä esimeriksi kuntanne Nuorisovaltuustoon tai muuhun vastaavaan toimijaan. Yhteistapahtumasta kiinnostuneita tahoja voivat olla muun muassa lasten- ja nuortenjärjestö 4H tai Suomen lukiolaisten liitto. Kysykää, olisiko järjestöillä esimerkiksi tarjota tilaa tapahtumalle, tai miten muuten he voisivat auttaa järjestelyissä.

Juontajan rooli

Juontajan rooli on erityisen tärkeä vaalipaneelissa. Juontaja pitää huolta keskustelun sujuvuudesta, kysymysten kysymisestä, tasapuolisesti vastausvuorojen antamisesta ja ajankäytöstä. On äärimmäisen tärkeää, että juontaja on puolueeton. Juontaja oma poliittinen kanta ja näkemys käsiteltävistä asioista ei tule näkyä juontajan käytöksessä, kysymysten kysymisessä, tai vastausvuorojen antamisessa (eli ei saa suosia esimerkiksi tiettyä ehdokasta).

Mahdollisia kysymyksiä vaalipaneeliin

Alla lista mahdollisista kysymyksistä joita vaalitentissä voi kysyä. Kysymyksiä voi käyttää sellaisenaan, muokata, käyttää mallina tai keksiä itse omat kysymykset. On suositeltavaa, että käytetään mahdollisimman paljon omia kysymyksiä johtuen eri kuntien osittain eriävistä asioista joista halutaan keskustella.

• Mitä mieltä olet partiosta / onko sinulla kokemuksia partiosta / mitä tulee ensimmäisenä mieleen partiosta?
• Tulisiko kunnan tiloja, esimerkiksi kouluja, tarjota iltapäivisin harrastusjärjestöjen käyttöön nykyistä enemmän?
• Pitäisikö nuorisovaltuuston edustajilla olla paikka kunnanvaltuustossa, kunnanhallituksessa ja kaikissa kunnan lautakunnisssa?
• Pitäisikö kunnassa kokeilla osallistuvaa budjetointia, jossa kuntalaisille annetaan mahdollisuus äänestää tietyn budjettiosuuden käyttötarkoituksista?
• Tulisiko kuntavaalien äänestysikäraja pyrkiä laskemaan 16 vuoteen?
• Onko kunnassamme riittävät retkeily- ja ulkoilumahdollisuudet?
o Mikäli ei, miten niitä voisi parhaiten kehittää?
• Tulisiko kunnan sitoutua tavoittelemaan hiilineutraaliutta viimeistään vuoteen 2035 mennessä?
• Tulisiko kunnassa kiinnittää enemmän huomiota kevyen liikenteen väylien ja julkisen liikenteen kehittämiseen?
• Vaalikysymysten keksimisen apuna voit käyttää partion kuntavaalitavoitteita

Partiolaisten järjestämiä vaalitapahtumia

Kymenlaaksossa järjestetään peräti kaksi kuntavaalipaneelia Kotkassa sekä Kouvolassa! Molemmat tapahtumista striimataan, joten voit osallistua paneeleihin vaikka suoraan omalta kotisohvalta! 

Kotka: 3.5
Kouvola: 4.5

Tapahtumat ovat kaikille katsojille avoimia ja erityisesti nuorille äänestysikäisille tai pian äänestysikään tuleville suunnattuja. Kuntavaalipaneeliin osallistuminen on myös yksi Vaalipöllö-merkin aktiviteeteista tarpojille ja samoajille, joten tässä hyvä toteutustapa siihen! Tapahtumista tiedotetaan lisää myöhemmin Instagramissa (@kymipartio) sekä Facebookissa (Kymenlaakson Partiopiiri ry). Lämpimästi tervetuloa mukaan seuraamaan kuntavaalipaneeleja!

Lisätietoja: Elisa Ruoppa, elisa.ruoppa(at)partio.fi

Vinkkejä muiden tahojen järjestämistä etävaalitapahtumista:

 

Puuttuuko oma tapahtumasi täältä, ota yhteys joona.aaltonen(at)partio.fi!

Kuva: Pinkkipartio ry