Suomen Partiolaiset ohjeistaa, että partiolippukunnat siirtävät kevät- tai vuosikokouksensa.
Suomen hallitus antoi maanantaina 16.3.2020 valtakunnallisia päätöksiä ja suosituksia, joiden tavoitteena on ennaltaehkäistä ja rajoittaa koronaviruksen leviämistä. Hallitus esimerkiksi rajoitti julkiset kokoontumiset kymmeneen henkilöön ja suositteli, että järjestöt sulkevat harrastustilansa ja -paikkansa. Suomen Partiolaiset on päättänyt partiotoiminnan olevan tauolla toistaiseksi. Lue lisää.
Päätökset ja suositukset vaikuttavat myös järjestöjen toimintaan, kuten sääntömääräisten tehtävien ja velvollisuuksien hoitamiseen. Tällaisia tehtäviä ja velvollisuuksia ovat esimerkiksi yhdistyksen kokouksen, kuten kevätkokouksen tai vuosikokouksen järjestäminen, sekä tilinpäätöksen käsitteleminen ja tilin- tai toiminnantarkastus. Partiolippukunta tarvitsee tilinpäätöksen ja vuosikertomuksen myös hakiessaan esimerkiksi kaupungin tai kunnan avustuksia nuorisotyöhön ja -toimintaan.
Suomen Partiolaiset ohjeistaa, että partiolippukunnat siirtävät kevät- tai vuosikokouksensa toistaiseksi.
Vaikka yhdistyslaki määrää yksiselitteisesti, että kevät- tai vuosikokous on järjestettävä yhdistyksen sääntöjen määräämällä tavalla, kokous voidaan siirtää, jos kokouksen kutsumiselle tai pitämiselle on este. Partiolippukunnan hallitus voi odottaa poikkeuksellisen esteen poistumista, jonka jälkeen se järjestää kokouksensa sääntöjensä määräämällä tavalla.
Partiolippukuntien hallitukset toimivat poikkeustilanteissa mahdollisimman normaalisti. Partiolippukuntien hallituksia ohjeistetaan tekemään päätöksensä esimerkiksi etänä ja digitaalisin työvälinein, jotta kevät- tai vuosikokous on mahdollisimman helppo kutsua koolle esteen poistuttua. Partiolippukunnan hallitus voi esimerkiksi allekirjoittaa tilinpäätöksen digitaalisesti.
Kokouksen siirtäminen voisi normaalitilanteessa aiheuttaa partiolippukunnan hallitukselle vahingonkorvausvelvollisuuden yhdistyslain ja jäsenelle mahdollisesti aiheutuvan vahingon perusteella. Se on kuitenkin erittäin epätodennäköistä Suomessa vallitsevan poikkeustilanteen vuoksi. Sekä partiolippukuntien että sen jäsenten yhteinen tavoite on partioharrastuksen ja vapaaehtoistoiminnan turvallisuus.
Käytännön ohjeet partiolippukunnille
- Suomen Partiolaiset tiedottaa, milloin poikkeuksellinen este on poistunut ja milloin kokouksia voi alkaa jälleen kutsua koolle ja pitää. Suomen Partiolaisten ilmoitus poikkeuksellisen esteen poistumisesta perustuu Suomen hallituksen päätöksiin ja suosituksiin sekä ohjeisiin. Suomen Partiolaiset julkaisee ajankohtaiset tiedotteensa osoitteessa partio.fi, minkä lisäksi ne toimitetaan suoraan partiolippukunnille.
- Partiolippukuntia ohjeistetaan tiedottamaan jäsenilleen kevät- tai vuosikokouksen siirtymisestä esimerkiksi nettisivuilla.
- Partiolippukuntia ohjeistetaan tarkistamaan oman kaupungin tai kunnan avustuskäytännöt ja -ohjeet poikkeustilanteessa. Pyytäkää tarvittaessa apua partiopiiriltänne. Jos kaupunki tai kunta ei ole toisin ohjeistanut, Suomen Partiolaiset suosittelee jättämään hakemuksen määräaikaan mennessä hallituksen käsittelemin liittein ja täydentämään kevät- tai vuosikokouksen hyväksymät hakemusliitteet (kuten tilinpäätös ja vuosikertomus) erikseen jälkikäteen.
- Partiolippukuntaa ohjeistetaan keskustelemaan tilin- tai toiminnantarkastajansa kanssa, miten tilin- tai toiminnantarkastus tehdään poikkeustilanteessa.
- Partiolippukunta voi järjestää kevät- tai vuosikokouksen etänä vain, jos siitä on määrätty partiolippukunnan säännöissä. Partiolippukunnan hallituksen on tällöin annettava etäosallistumisohjeet kokouskutsussa.
Poikkeustilanne on jo nyt osoittanut avoimen hallinnon ja digitaalisten työvälineiden merkityksen järjestö- ja yhdistystoiminnassa. Suomen Partiolaiset tiedottaa maaliskuussa erikseen, miten ja milloin partiolippukunnat voivat alkaa käyttää partion digitaalista työympäristöä Office 365.
Lisätiedot
Suomen Partiolaiset on laatinut ohjeen yhdessä juristien kanssa. Suomen Partiolaiset on ollut myös yhteydessä oikeusministeriöön ja pyytänyt valtakunnallisia ohjeita.
Suomen Partiolaiset päivittää partiolippukuntien ohjeet tarvittaessa.
Mikko Lehtonen
kehityspäällikkö, hallinto ja henkilöstö
puh. (0)40 080 8947
mikko.lehtonen@partio.fi
