Henkilötietojen käsittely

Partioharrastus ja -toiminta edellyttävät usein henkilötietojen käsittelyä, esimerkiksi silloin, kun partiolippukunnan hallitus hyväksyy uudet jäsenet tai se järjestää tapahtuman. Henkilötiedoilla tarkoitetaan asioita, joilla henkilöä kuvataan ja joilla hänet voidaan tunnistaa, epäsuorastikin. Henkilötietoja ovat esimerkiksi nimi ja valokuva.

Jokaisen henkilötietoja käsittelevän partiolaisen tulee tunnistaa oikeutensa ja velvollisuutensa. Yhteinen tavoitteemme on, että henkilötietoja käsitellään partiossa esimerkillisesti.

Vaikka tietosuoja-asetusta lähestytään viestinnässä usein sääntelyn tai rajoitusten näkökulmasta, se on ennen muuta mahdollisuus parantaa henkilötietojen käsittelyä partiossa ja johtaa toimintaa vastuullisesti. Tietosuojasta huolehtiminen on yhdistysten tehtävä samalla tavoin kuin esimerkiksi kirjanpitokin.

Tietosuoja-asetus (#GDPR)

Tietosuoja-asetuksen (General Data Protection Regulation) tarkoituksena on parantaa henkilötietojen suojaa, edistää henkilötietojen käsittelyn avoimuutta partiossa ja estää henkilötietojen väärinkäyttöä. Hyvin suunnitelluilla yhteisillä tietojärjestelmillä ja huolellisella henkilökohtaisella henkilötietojen käsittelyllä varmistamme sen, että partiolaisten henkilötietoja käytetään vastuullisesti.

Seuraa keskustelua sosiaalisessa mediassa tunnisteilla, kuten #GDPR #GDPRFI ja #tietosuoja. Tietosuojavaltuutetun toimiston tiedotteet ja julkaisut sopivat erinomaisesti aiheesta enemmän kiinnostuneille.

Dokumentit ja ohjeet yhdessä paikassa

Kokoamme partion toimintatavat, dokumentit ja ohjeet yhteen näille sivuille. Kerromme, mitä tietosuoja-asetus tarkoittaa niin yleisesti kuin partiossakin. Annamme käytännönläheisiä esimerkkejä tietosuojasta huolehtimiseksi partioarjessa.

Katso myös partiolippukunnille tarkoitetut tietosuojaohjeet.

Dokument och ansvaringar finns det också på svenska: scout.fi/dataskydd.

Vastaamme sekä partiolippukuntien että partiolaisten ja heidän huoltajiensa kysymyksiin. Vastuu henkilötietojen huolellisesta käsittelystä on jokaisella partiolaisella ja partioyhdistyksellä.

Suomen Partiolaisten tehtävät

Vastaamme partion tietojärjestelmien, kuten Kuksan teknisistä ja hallinnollisista toimenpiteistä, esimerkiksi sopimuksista ja tietoturvasta. Yksi näistä työvälineistä on Kuksan käyttösitoumus. Teemme Kuksaan joukon päivityksiä toukokuussa. Seuraamme ja kehitämme tietosuojaa partiossa sisäisin dokumentein (Seloste käsittelytoimista, Suomen Partiolaisten henkilötiedot ja tietojärjestelmät). Arvioimme toimintaamme myöhemmin tehtävällä tietotilinpäätöksellä. Otamme tietosuoja-asetuksen huomioon myös digikehityksessämme.

partio.fi/tietosuoja – viimeisimmät päivitykset

Jäsenten, heidän huoltajiensa ja vapaaehtoisten henkilötietojen käsittely partiossa -dokumentti on päivitetty (22.5.2018).

Käytännön tietosuojaesimerkit: Esimerkiksi nimilistojen julkaiseminen, tapahtumavalokuvat ja ansiomerkkien ehdottaminen (21.5.2018).

Seloste käsittelytoimista -malli on päivitetty Dokumentit ja ohjeet -välilehdelle (21.5.2018).

Finlands Svenska Scouter rf on julkaissut ohjeet myös ruotsiksi: scout.fi/dataskydd (21.5.2018).

Yläkuva: Anna Enbuske