Vapaaehtoisorganisaatiouudistus, eli SPORK on projekti, jonka tavoitteena on tuottaa ehdotus uudeksi tavaksi organisoitua keskusjärjestö- ja a-jäsentasolla. A-jäsenillä tarkoitetaan piirejä sekä Finlands Svenska Scouter -yhdistystä.
SP:n hallituksen nimeämässä ryhmässämme on 7 piiri-, keskusjärjestö- ja projektikokenutta jäsentä. Puhiksenamme toimii Mirva Matikka ja yhteyshenkilönä hallitukseen Jens Back. Partioteamsin käyttäjät voivat lukea terveisemme jokaisen kokouksemme jälkeen Suomen Partiolaiset -yleinen -kanavalta, joka näkyy kaikille.
Suomen Partiolaisten koko organisaatiossa, sisältäen keskusjärjestön sekä A-jäsenet, on huomattu, että vapaaehtoistyöstä voisi tehdä sujuvampaa ja vapaaehtoistyön kuormaa jakaa paremmin. Me teemme runsaasti päällekkäistä työtä esimerkiksi eri ryhmien ja valiokuntien kesken, työkuorma jakaantuu epätasaisesti ja yhteinen työ eri ryhmien välillä on haastavaa, jopa vaikeaa. Yksittäisen vapaaehtoisen on käytännössä mahdotonta hahmottaa mitä ja missä organisaation sisällä tapahtuu. Nykyinen organisaatiorakenne ei tue meitä siinä, mitä haluamme saavuttaa.
Tämä projekti on suora jatkumo vuoden 2022 Vares-projektille, eli Vapaaehtoisresurssistrategia-projekti jossa selvitettiin parannuksia SPn vapaaehtoisorganisaatioon, ja hyödyntää siitä nousseita loppupäätelmiä sekä ideoita. Tämän projektin kautta haluamme uudistaa organisaatiota, toiminnanalajakoa sekä tapaa organisoitua työskentelyyn.
Projektin tavoitteet
Projektin onnistunut toteutus tukee partion päämäärää sekä strategista tavoitetta olla paras paikka tehdä vapaaehtoistyötä niin keskusjärjestössä kuin A-jäsenissäkin. Koko projektin keskiössä on vapaaehtoisten hyvinvoinnin lisääminen. Tarkoituksena on löytää ne rakenteet, jotka toimivat, ja muokata niitä paremmiksi, jotka eivät toimi.
Projektin tärkeimpinä tavoitteina on:
- Varmistaa vapaaehtoisresurssien riittävyys tärkeimpiin toimintoihimme myös tulevaisuudessa
- Varmistaa, että partiopestit ovat työmäärältään tasaisemmin jakautuneita, selkeitä ja läpinäkyviä ja pesteistä käytetään hyvin kuvaavia nimikkeitä.
- Helpottaa rekrytointia koko organisaatiossa
- Vähentää päällekkäistä tekemistä niin keskusjärjestössä kuin A-jäsenissäkin
- Kasvattaa yhteisöllisyyttä siten, että jokainen luottamushenkilö tuntee olevansa osa luottamushenkilöyhteisöä
- Varmistaa lippukuntien paras mahdollinen tuki
- Purkaa nykyisen organisaation jäykkyyttä ja siiloutumista
Projektin itselleen asettamat tavoitteet
- Projekti tavoittaa selvitystyötä tehdessään sekä keskusjärjestön kaikki toiminnanalat että kaikki A-jäsenet ja niiden sisällä kaikki toimivat eri toiminnanalat.
- Projektin tekemä ehdotus perustuu parhaaseen tietoon huomioiden yhdenvertaisesti partion sisällä toimivat ryhmät sekä partion päämäärään.
- Projekti toimii partiotoiminnan, ei nykyisen organisaatiorakenteen lähtökohdista.
- Projekti on vaikuttava, ja sen tuotoksia hyödynnetään läpi partio-organisaation.
Konkreettisesti projekti tulee tuottamaan:
- Kattavan selvityksen, plussineen ja miinuksineen organisaation kehittämiseksi, taustanaan Vares-projektista (2022) tulleet ideat.
- Työryhmän ehdotukset perusteluineen uudeksi tavaksi organisoitua ja muodostaa toiminnanalarakenne niin SP:ssä kuin A-jäsenissäkin
- Eri pestien/tehtävien tarkastelu. Mitä pestejä tarvitaan sekä SP:ssä että A-jäsenissä? Mitkä ovat ne yhtenevät toiminnanalat, mitkä pitäisi tulevaisuudessakin löytyä kaikista A-jäsenistä sekä SP:stä?
- Mitkä ryhmät tarvitaan vain SP:ssä ja mitkä vain A-jäsenissä?
- Miten yhteistyötä tehdään keskusjärjestön ja A-jäsenten kesken?
- SP:n hallituspestien tarkastelun sekä tarkastelun pohjalta laaditun esityksen jatkotoimenpiteistä
- Mitkä pestit me tarvitsemme SP:n hallituksessa
- Miten hallituspestit suhtautuvat toiminnanaloihin, valiokuntiin ja valiokuntien johtamiseen
- Lopullinen ehdotus tulee olemaan valmis talvella 2025
K: Miksi tämä projekti tehdään ja miksi juuri nyt?
V: Suomen Partiolaisten koko organisaatiossa, sisältäen keskusjärjestön sekä A-jäsenet, on huomattu, että vapaaehtoistyöstä voisi tehdä sujuvampaa ja vapaaehtoistyön kuormaa jakaa paremmin. Me teemme tällä hetkellä runsaasti päällekkäistä työtä esimerkiksi eri ryhmien ja valiokuntien kesken, työkuorma jakaantuu epätasaisesti ja yhteinen työ eri ryhmien välillä on haastavaa, jopa vaikeaa. Yksittäisen vapaaehtoisen on käytännössä mahdotonta hahmottaa mitä ja missä organisaation sisällä tapahtuu. Nykyinen organisaatiorakenne ei tue meitä siinä, mitä haluamme saavuttaa.
Tämä projekti on suora jatkumo vuoden 2022 Vares-projektille ja hyödyntää siitä nousseita loppupäätelmiä sekä ideoita. On siis luontevaa, että jatkamme tällä projektilla juuri nyt, jottei jo tehty työ valuisi hukkaan.
K: Mitä tällä halutaan saavuttaa?
V: Tämän projektin kautta haluamme uudistaa organisaatiota, toiminnanalajakoa sekä tapaa organisoitua työskentelyyn. Projektin onnistunut toteutus tukee partion päämäärää sekä strategista tavoitetta olla paras paikka tehdä vapaaehtoistyötä niin keskusjärjestössä kuin A-jäsenissäkin. Koko projektin keskiössä on vapaaehtoisten hyvinvoinnin lisääminen. Tarkoituksena on löytää ne rakenteet, jotka toimivat, ja muokata niitä paremmiksi, jotka eivät toimi.
Projektin tärkeimpinä tavoitteina on:
- Varmistaa vapaaehtoisresurssien riittävyys tärkeimpiin toimintoihimme myös tulevaisuudessa
- Varmistaa, että partiopestit ovat työmäärältään tasaisemmin jakautuneita, selkeitä ja läpinäkyviä ja pesteistä käytetään hyvin kuvaavia nimikkeitä.
- Helpottaa rekrytointia koko organisaatiossa
- Vähentää päällekkäistä tekemistä niin keskusjärjestössä kuin A-jäsenissäkin
- Kasvattaa yhteisöllisyyttä siten, että jokainen luottamushenkilö tuntee olevansa osa luottamushenkilöyhteisöä
- Varmistaa lippukuntien paras mahdollinen tuki
- Purkaa nykyisen organisaation jäykkyyttä ja siiloutumista
K: Onko tavoitteena lakkauttaa partiopiirit?
V: Ei ole, eikä tämä vaihtoehto ole pöydällä millään muotoa. Tämän projektin tavoitteena on parantaa lippukuntien saamaa tukea ja ryhmien ja luottisten välistä yhteistyötä kaikilla organisaatiotasoilla, myös a-jäsenten ja keskusjärjestön välillä.
K: Miltä päätöksentekoprosessi näyttää projektin kannalta?
V: Projekti toimii suoraan hallituksen alaisena ja raportoi suoraan hallitukselle. Tarkoitus on, että lopulliset ehdotukset uudelle tavalle organisoitua sekä parannusehdotukset tuodaan hallitukselle vuoden 2025 alusta. Sitten on hallituksen tehtävä päättää, että mitä kaikkea ehdotettua lähdetään edistämään ja millä aikataululla. Moni asia, jota tarkastellaan, liittyy yhteistyöhön SP:n ja A-jäsenten välillä. Tämän takia myös partioneuvoston kokokseen tulee tulemaan SPORKin pohjalta ehdotuksia, joihin neuvosto saa ottaa kantaa. Jos sääntöihin ehdotetaan muutoksia, niin jäsenkokouksen tulee ottaa niihin kantaa. Sääntömuutokset tapahtuisi siis aikaisintaan 2026.
K: Miten varmistetaan laaja osallistuttaminen projektin aikana?
V: Syksyllä 2023 tehtiin SPORKin ensimmäinen laaja osallistaminen kyselyn muodossa. Kyselyssä kysyttiin muun muassa mitkä rajapinnat toimivat erityisen hyvin ja toisaalta, missä on haastavaa toimia. Voit lukea lisää kyselyn tuloksista blogista tästä linkistä (TULOSSA).
Kun työskentely etenee vuoden 2024 aikana, tullaan erilaisia organisaatiomalleja testaamaan useilla ryhmillä.
K: Koska uusi tapa organisoitua on käytössä?
V: Uusi tapa organisoitua tulee luultavasti tapahtumaan osissa, ja aikataulu riippuu varmasti paljon siitä, miten isoon muutokseen lopulta päädytään. Aikaisimmat uudistukset astuvat voimaan vuoden 2025 aikana. Tästä aikataulusta tulee päättämään hallitus ja partioneuvosto vuoden 2025 aikana.
K: Mitenkä projektin lopputulemat tulevat vaikuttamaan piiriin/FiSSc:iin?
V: Helpottamalla ja parantamalla yhteisiä prosesseja. Kuten jo tavoitelistauksessa mainittiin, niin pääpaino on turhan byrokratian keventämisessä sekä päällekkäisten toimintojen minimoimisessa. Tämä tarkoittaa, että uudella organisoitumistavalla piirit ja FiSSc tekisivät enemmän asioita, jotka heti näkyvät parempina mahdollisuuksina lippukuntien onnistua tehtävässään. Voi myös olla, että toiminnanaloihin, tai niiden väliseen työnjakoon tulee joitain muutoksia.
K: Miten projektin lopputulemat tulevat vaikuttamaan lippukuntaan?
V: Positiivisesti. Kun organisaation ja toiminnan parannusehdotukset on saatu maaliin, lippukuntien tuki tulee parantumaan.
- Blogitekstissä ”mitä kuuluu partiovapaaehtoiset” avaamme osallistamisen ekan kierroksen kyselyn tuloksia.
- Edellinen puheenjohtaja Siiri Somerkero kysyy blogitekstissään ”Onko nyt aika päivittää SP:n luottisorganisaation rakenteita?” (Sittemmin on todettu, että on, ja myöskin a-jäsenten organisaatiorakenteita)
