Vapaaehtoisorganisaatiouudistus eli SPORK on projekti, jonka tavoitteena on tuottaa ehdotus uudeksi tavaksi organisoitua keskusjärjestö- ja A-jäsentasolla. (A-jäsenillä tarkoitetaan partiopiirejä sekä Finlands Svenska Scouteria eli FiSSc:iä.) Projekti on tarkoitus saattaa loppuun keväällä 2025.
SPORK-projektiryhmä määritteli heti aluksi tärkeäksi tavoitteeksi sen, että eri vapaaehtoistahoja ja pesteissä toimivia henkilöitä osallistetaan eri muodoissa koko projektin aikana. Silloin voimme olla mahdollisimman varmoja siitä, että teemme hyviä ehdotuksia ja päätöksiä, jotka ottavat huomioon eri ryhmien parhaat käytännöt ja hyvät ideat.
Ensimmäinen laajempi osallistaminen tehtiin syksyllä 2023. Silloin kaikille SP:n sekä piirien ja FiSSc:n luottamushenkilöille annettiin mahdollisuus vastata sähköiseen kyselyyn, jossa kysyttiin seuraavia asioita:
- Minkä taustaorganisaation näkökulmasta vastaat tähän kyselyyn? (Monivalinta)
- Mihin toiminnanalaan pestisi kuuluu? (Monivalinta)
- Mikä on pestisi toiminnan 1. kohderyhmä?
- Mikä vaikutus pestissä onnistumisellasi on 1. kohderyhmääsi?
- Jos 1. kohderyhmäsi ei ole lippukunnat ja sen jäsenet, miten pestissä onnistumisesi vaikuttaa lippukuntiin?
- Mikä oman ryhmäsi toimintatavoissa ja työskentelyssä toimii erityisen hyvin:
- Estääkö jokin seuraavista sinua onnistumasta pestissäsi? (Monivalinta)
- Pohdi oman pestisi näkökulmasta: Työnjako SP:n ja piirin/FiSSc välillä toimii (Likert)
- Pohdi oman pestisi näkökulmasta: Yhteydenpito piirin/FiSSc ja SP:n välillä toimii (Likert)
- Pohdi oman pestisi näkökulmasta: Työnjako lippukuntien kanssa toimii (Likert)
- Pohdi oman pestisi näkökulmasta: Yhteydenpito lippukuntien kanssa toimii (Likert)
- Jos haluat, voit kertoa lisää työnjaosta tai yhteydenpidosta SP-piirit/FiSSc-lippukunnat akseleilla tai miten sitä kehittäisit.
- Terveisiä työryhmälle.
Vastauksia tuli yhteensä 105 kappaletta eri puolilta organisaatiota — laaja-alaisesti eri toimialoilta sekä eri A-jäseniltä että SP:ltä.
Kiitos kysymästä, (melko) hyvää
Mitä kyselyn tuloksista sitten nousi esille, hyvässä ja huonossa?
Erityisen hyviksi organisaatiossamme koettiin tehtävän selkeys ja oma ryhmä. Pääasiallisesti partiossa keskusjärjestö ja piiri/FiSSc-tasolla on hyvin toimivia ryhmiä, jossa jokaisen pesti on selkeä. Ryhmät kommunikoivat sisäisesti hyvin, ja on helppoa pyytää apua toiselta ja sitä myös saa. Tämä nostettiin myös monessa vastauksessa ryhmän vahvuudeksi. Hyvä yhteishenki ja ryhmän jäsenten välinen luottamus voidaankin todeta keskeisiksi menestystekijöiksi. Nämä asiat edesauttavat ryhmän päätöksentekoa ja sitä, että kaikki sitoutuvat yhteisesti tehtyyn päätökseen.
Aina vaikea viestintä?
Kyselystä nousi kuitenkin esille myös haasteita ja kehitettäviä asioita, joihin organisaatiouudistusprojektin pitää pureutua, jotta saamme muokattua niitä rakenteita, jotka eivät nyt toimi.
Kuten monessa muussakin tilanteessa, viestintä ja tiedonvälitys tuotti vastaajille haasteita. Esimerkiksi vaikkakin ryhmien sisällä voi olla selvät sävelet ja jokaisen tehtävä on selvä, niin ryhmien ulkopuolelle tätä voi olla vaikeaa viestiä. Tämä näkyy siinä, että eri pesteihin on vaikeaa rekrytoida uusia tekijöitä, koska he eivät saa tarpeeksi selvää kuvaa siitä, mitä olisi tarkoitus tehdä tai saada aikaan.
Haasteita on myös muussa kommunikaatiossa ryhmän ulkopuolelle, ja vastauksista nousi esimerkiksi, että tiedonkulun varmistaminen SP:n, A-jäsenten ja lippukuntien välillä on vaikeaa.
Vastauksissa nousi myös se tosiasia, että pestit eri puolilla organisaatioita ovat hyvin eri kokoisia ja eri nimisiä, ja saman tyyliseltä kuulostavissakin pesteissä voi olla hyvin eri määrä vastuita ja velvollisuuksia. Tämä lisää myös rekrytointihaasteita.
Huolestuttavana kommenttina tuli myös se, että jossain ryhmissä ei koettu, että mikään toimisi erityisen hyvin…
Mitä seuraavaksi?
Projektin seuraava askel on jo otettu, ja kevään 2024 aikana niin SP:n valiokunnat kuin piirien ja FiSSc:n hallitukset osallistuvat ryhmätyöpajoihin, joissa pallotellaan oman ryhmän tehtäviä, vastuita, yhteistyötahoja ja sitä, missä kukin on aivan erityisen hyvä. Seuraavassa blogissamme kerromme, mitä työpajoissa selvisi.