Paju-hanke, eli partion järjestelmäuudistus on monivuotinen hanke, jonka aikana uudistetaan sekä partion toimintatapoja ja prosesseja, kuin partiorekisteri Kuksaa. Paju-hankkeen aikana tullaan päivittämään partion prosesseja, kehittämään partion tietoarkkitehtuuria ja lopuksi uudistamaan partion jäsenrekisteri.
Tämä sivu päivittyy hankkeen edetessä.
Mikä Paju?
Paju-hanke on vuosina 2022 – 2025 toteutettava hanke, jonka tavoitteena on selkiyttää ja uudistaa partion digitaalisten palvelujen kokonaisuutta: Tavoitteenamme on tarjota toimivat välineet järjestön johtamiseen ja kehittämiseen tiedolla, kehittää useasta lähteestä kertyvän tiedon hallinnointia sekä parantaa digitaalisten palvelujen käytettävyyttä ja muokattavuutta toiminnan ja teknologian kehittyessä.
Lippukunnan ja partiolaisen näkökulmasta järjestelmien käytettävyys paranee, toiminta on selkeämpää ja järjestelmät helpottavat toiminnan järjestämistä.
Hankkeen aikana ei korvata kaikkia jo käytössä olevia digitaalisia palveluja, vaan kehitämme partion tietoarkkitehtuuria ja uudistamme jäsenrekisterikokonaisuuden. Jotta jäsenrekisteri palvelee kaikkia partiotoimijoita, toteutetaan se monikielisenä ja mahdollisimman monelle käyttäjälle saavutettavana.
Paju-hanke perustuu Suomen Partiolaisten digitaalisten palvelujen kehittämissuunnitelmaan.
Hankkeen etenemisestä vastaa projektitoimisto. Hankkeen on käynnistänyt Suomen Partiolaisten partioneuvosto keväällä 2022 ja hankkeen tilaaja on Suomen Partiolaisten hallitus. Hanketta on valmisteltu yhdessä partioneuvoston, hallituksen sekä A-jäsenten johtajien kanssa.
Tavoitteet
Suomen partiolaisten tuottamat digipalvelut:
- Helpottavat partion harrastamista ja partiotoiminnan järjestämistä.
- Mahdollistavat luottamushenkilöiden ajankäytön kohdistamisen vaikuttavaan ja merkittävään partiotoimintaan.
- Tarjoavat tietoa ja dataa toiminnan ymmärtämisen, kehittämisen ja johtamisen tueksi.
- Muodostavat kokonaisuuden, jota on mahdollista soveltaa ja muokata toiminnan ja teknologian kehittyessä.
Hankkeen eteneminen
Partion järjestelmäuudistus on jaettu kolmeen eri vaiheeseen:
- Partion prosessien tunnistaminen ja päivittäminen
- Partion tietoarkkitehtuurin kehittäminen
- Jäsenrekisterikokonaisuuden hankinta ja käyttöönotto.
Järjestelmien uudistus alkaa tunnistamalla ja päivittämällä partion keskeisiä prosesseja. Tulevien hankintojen ja partion tarjoamien digitaalisten palvelujen toimivuuden varmistamiseksi aloitamme työn määrittelemällä mitä digipalveluilla tavoitellaan ja kuinka partio toimii niissä.
Prosessien kehittäminen on on laaja kokonaisuus joka jaetaan osaprojekteihin. Osaprojektit tulevat pestaamaan laajasti partiolaisia mukaan toimintaan alkuvuonna 2023. Pestien lisäksi osallistumismahdollisuuksia yhteiseen työskentelyyn tullaan järjestämään sekä partiotapahtumien yhteydessä, erilaisin työpajoin ja kyselyin.
Partion tietoarkkitehtuurin kehittäminen käynnistyy alkuvuonna 2023. Vaiheen tarkoituksena on tarkastella partion digitaalisten palvelujen toimintaa ja tietoarkkitehtuuria kokonaisuutena, eli käytännössä sitä, kuinka partion tarjoamat järjestelmät toimivat mahdollisimman mutkattomasti yhteen ja tiedon säilyvyys ja hyödynnettävyys parantuu. Vuonna 2023 muodostetaan tiekartta arkkitehtuurin kehittämisestä ja vaiheista.
Jäsenrekisterikokonaisuuden hankinta ja käyttöönotto käynnistyvät vuonna 2024. Uuden jäsenrekisterin totetutustapa ja -muoto ovat riippuvaisia kahdesta edellisestä vaiheesta. Tavoitteena on uudistaa jäsenrekisteri vuoden 2025 aikana. Lippukunnille, luottamustoimijoille ja muille rekisterin käyttäjille tullaan järjestämään useita koulutuksia ja tilaisuuksia ennen siirtymää.
Aikataulu
Hankkeen aikatalua on kuvattu alla olevassa kaaviossa sekä kaavion alapuolella tekstissä. Yksityiskohtaisempi aikataulu päivitetään saataville hankkeen Sharepoint-sivustolle.
Vuonna 2022
Hankkeen käynnistäminen: Projektisuunnitelman ja talousarvion teko. Osaprojektien johtajien pestaus, projektitoimiston ja hankkeen ohjausryhmän työskentelyn käynnistyminen.
Vuonna 2023
Yhteisten toimintatapojen määritely: Partion prosessien ja toimintamallien tunnistaminen ja kehittäminen, partiotoimijoiden laaja osallistaminen mukaan kehittämiseen. Tietoarkkitehtuurin kehittäminen ja erilaisten IT-hankintojen tiekartan laatiminen.
Vuonna 2024
Valmistautuminen jäsenrekisterikokonaisuuden uudistamiseen käynnistyy. Vaatimusmäärittelyjen teko, kilpailutukseen ja hankintaan valmistautuminen.
Vuonna 2025
Jäsenrekisterin hankinta ja käyttöönotto. Uusien järjestelmien testaus, koulutus ja ohjeiden laatiminen. Jatkokehityssuunnitelmien laatiminen ja hankkeen päättäminen.
Pestit ja pestaaminen
Paju-hankkeen pestaaminen on nyt käynnistynyt – Ensin pestataan osaprojektien johtajat.Osaprojektien tavoitteena on muodostaa partion ydinprosessien palvelukuvaukset sekä tehdä alustavat vaatimusmäärittelyt omalta alueeltaan. Tässä vaiheessa ei vielä tehdä IT-järjestelmähankintoja tai -toteutusta, vaan luodaan edellytykset tuleville järjestelmille.
Haussa on neljään pestiin tekijöitä suunnittelemaan ja johtamaan partion prosessien, eli toimintamallien tunnistamista, selkiyttämistä ja kehittämistä. Osaprojektien aiheet ovat
- Partiojäsenyys ja lippukunnan jäsenhallinta
- Luottamushenkilö-HR
- Partiokasvatus
- Partiotapahtumat
Yksityiskohtaisemmin osaprojekteja on kuvattu täällä: Paju-hankkeen osaprojektit
Osaprojektin johtajat toimivat parijohtajina yhdessä partiotoimihenkilön kanssa ja toimivat osana laajennettua projektiryhmää. Pesti vastaa kokoluokaltaan leiriprojektin staabia ja kestää loppuvuoteen 2024.
Lisää tietoa pestistä löydät täältä: Haemme Paju-hankkeen osaprojektien johtajia
Osaprojektien jäsenten pestaus käynnistyy alkuvuonna 2023.
Pestien lisäksi Paju-hanke tarjoaa laajasti mahdollisuuksia osallistua erilaisiin työpajoihin ja kyselyihin.
Lisätietoja
Paju -hankkeen ja sen alla toimivien osaprojektien toimintaa on kuvattu yksityiskohtaisemmin hankkeen Sharepoint -sivustolla (vaatii PartioID-kirjautumisen).
Lisätietoja hankkeesta:
Maija Kangasniemi /Projektipäällikkö
maija.kangasniemi@partio.fi
