Paju-hanke, eli partion järjestelmäuudistus on monivuotinen hanke, jonka aikana uudistetaan sekä partion toimintatapoja ja prosesseja, kuin partiorekisteri Kuksaa. Paju-hankkeen aikana tullaan päivittämään partion prosesseja, kehittämään partion tietoarkkitehtuuria ja lopuksi uudistamaan partion jäsenrekisteri.
Tämä sivu päivittyy hankkeen edetessä.
Mikä Paju?
Paju-hanke on vuosina 2022 – 2025 toteutettava hanke, jonka tavoitteena on selkiyttää ja uudistaa partion digitaalisten palvelujen kokonaisuutta: Tavoitteenamme on tarjota toimivat välineet järjestön johtamiseen ja kehittämiseen tiedolla, kehittää useasta lähteestä kertyvän tiedon hallinnointia sekä parantaa digitaalisten palvelujen käytettävyyttä ja muokattavuutta toiminnan ja teknologian kehittyessä.
Lippukunnan ja partiolaisen näkökulmasta järjestelmien käytettävyys paranee, toiminta on selkeämpää ja järjestelmät helpottavat toiminnan järjestämistä.
Hankkeen aikana ei korvata kaikkia jo käytössä olevia digitaalisia palveluja, vaan kehitämme partion tietoarkkitehtuuria ja uudistamme jäsenrekisterikokonaisuuden. Jotta jäsenrekisteri palvelee kaikkia partiotoimijoita, toteutetaan se monikielisenä ja mahdollisimman monelle käyttäjälle saavutettavana.
Paju-hanke perustuu Suomen Partiolaisten digitaalisten palvelujen kehittämissuunnitelmaan.
Hankkeen etenemisestä vastaa projektitoimisto. Hankkeen on käynnistänyt Suomen Partiolaisten partioneuvosto keväällä 2022 ja hankkeen tilaaja on Suomen Partiolaisten hallitus. Hanketta on valmisteltu yhdessä partioneuvoston, hallituksen sekä A-jäsenten johtajien kanssa.
Tavoitteet
Suomen partiolaisten tuottamat digipalvelut:
- Helpottavat partion harrastamista ja partiotoiminnan järjestämistä.
- Mahdollistavat luottamushenkilöiden ajankäytön kohdistamisen vaikuttavaan ja merkittävään partiotoimintaan.
- Tarjoavat tietoa ja dataa toiminnan ymmärtämisen, kehittämisen ja johtamisen tueksi.
- Muodostavat kokonaisuuden, jota on mahdollista soveltaa ja muokata toiminnan ja teknologian kehittyessä.
Hankkeen eteneminen
Partion järjestelmäuudistus on jaettu kolmeen eri vaiheeseen:
- Partion prosessien tunnistaminen ja päivittäminen
- Partion tietoarkkitehtuurin kehittäminen
- Jäsenrekisterikokonaisuuden hankinta ja käyttöönotto.
Järjestelmien uudistus alkaa tunnistamalla ja päivittämällä partion keskeisiä prosesseja. Tulevien hankintojen ja partion tarjoamien digitaalisten palvelujen toimivuuden varmistamiseksi aloitamme työn määrittelemällä mitä digipalveluilla tavoitellaan ja miten ne toimivat partiotoiminnan harrastamisen ja toteuttamisen tukena.
Prosessien kehittämisen laaja kokonaisuus on jaettu vuoden 2023 alussa käynnistyneisiin osaprojekteihin. Pajun pestien lisäksi tarjotaan laajasti vaikuttamismahdollisuuksia hankkeen eri vaiheissa.
Partion tietoarkkitehtuurin kehittäminen on käynnistynyt keväällä 2023. Vaiheen tarkoituksena on tarkastella partion digitaalisten palvelujen toimintaa ja tietoarkkitehtuuria kokonaisuutena, eli käytännössä sitä, kuinka partion tarjoamat järjestelmät toimivat mahdollisimman mutkattomasti yhteen ja tiedon säilyvyys ja hyödynnettävyys parantuu. Ennen jäsenrekisterin hankintaa muodostetaan tiekartta arkkitehtuurin kehittämisestä ja vaiheista.
Jäsenrekisterikokonaisuuden hankinta käynnistyy vuoden 2024 lopulla. Uuden jäsenrekisterin toteutustapa ja -muoto ovat riippuvaisia kahdesta edellisestä vaiheesta. Tavoitteena on käynnistää jäsenrekisterikokonaisuuden uudistus vuoden 2025 aikana. Lippukunnille, luottamustoimijoille ja muille rekisterin käyttäjille tullaan järjestämään useita koulutuksia ja tilaisuuksia ennen siirtymää uusiin järjestelmiin.
Aikataulu
Vuonna 2022
Hankkeen käynnistäminen: Projektisuunnitelman ja talousarvion teko. Osaprojektien johtajien pestaus, projektitoimiston ja hankkeen ohjausryhmän työskentelyn käynnistyminen.
Vuonna 2023
Yhteisten toimintatapojen määrittely ja partion digipalvelukokonaisuuden muotoilu: Partion prosessien ja toimintamallien tunnistaminen ja kehittäminen.
Partiotoimijoiden laaja osallistaminen mukaan kehittämiseen mm. työpajojen, haastatteluiden ja kyselyn avulla.
Tietoarkkitehtuurin kehittäminen ja erilaisten IT-hankintojen tiekartan laatiminen.
Yhteistyökumppanina North Patrol Oy: konseptointi, palvelumuotoilu, tiekartta ja teknologiasuositukset.
Vuonna 2024
Vaihtoehtoiset ratkaisut tarkentuvat kehittämistyön ja tiedonkeruun myötä. Linjauksia digipalveluiden kokonaisuudesta ja kokonaisarkkitehtuurista.
Valmistautuminen jäsenrekisterikokonaisuuden uudistamiseen. Vaatimusmäärittelyjen teko, kilpailutukseen ja hankintaan valmistautuminen ja uudistuksen vaiheistaminen.
Vuonna 2025
Jäsenrekisterikokonaisuuden hankinta ja toteutus on käynnistetty, lue lisää täältä. Uudistuksen seuraavien vaiheiden suunnittelu ja niihin valmistautuminen ja kokonaisuudistuksen aikataulun täsmentäminen. Jatkokehityssuunnitelmien laatiminen ja hankkeen päättäminen. Erityisesti tämän vaiheen aikataulu tarkentuu edellisten vaiheiden myötä. Paju-hankkeen raportointi ja päättäminen.
Pajua tehdään yhdessä
Paju-hankkeessa on mukana yli 50 partion luottamushenkilöä ja työntekijää. Luottiksia toimii osaprojektien johdossa ja jäseninä, It-asioihin keskittyvässä neuvonantajaryhmässä sekä ohjausryhmässä. Lisäksi Pajussa tarjotaan laajasti osallistumismahdollisuuksia esimerkiksi työpajojen ja kyselyjen avulla hankkeen eri vaiheissa. Ajankohtaiset osallistumismahdollisuudet löydät Osallistu Pajuun! -sivuilta.
Osaprojektit
Pajun osaprojektit ovat aloittaneet toimintansa vuoden 2023 alussa. Osaprojektien tavoitteena on muodostaa partion ydinprosessien palvelukuvaukset sekä tehdä alustavat vaatimusmäärittelyt omalta alueeltaan. Osaprojektien työskentelyn tässä vaiheessa ei vielä tehdä IT-järjestelmähankintoja tai -toteutusta, vaan luodaan edellytykset tuleville järjestelmille.
Osaprojektien aiheet ovat
- Partiojäsenyys ja lippukunnan jäsenhallinta
- Luottamushenkilö-HR
- Partiokasvatus
- Partiotapahtumat
Yksityiskohtaisemmin osaprojekteja on kuvattu täällä: Paju-hankkeen osaprojektit
Näiden teemojen lisäksi Pajussa tarkastellaan toimintaa läpileikkaavia aiheita, kuten viestintää ja markkinoinnin automaatioita, taloutta ja maksamista, varainhankintaa sekä tiedolla johtamista.
Lisätietoja
Lisätietoja hankkeesta:
Antti Aura/IT-päällikkö
antti.aura@partio.fi
