Digitaalinen partiolaisaloite

Suomen Partiolaiset kehitti digitaalisen aloitepalvelun partion uudeksi osallisuuden työvälineeksi. Palvelu on tehty avoimella koodilla. Tutustu seuraavassa kehitysprojektiin menetelmineen loppuraportin tiivistelmän perusteella.

Ajatus partiolaisaloitteesta lähti liikkeelle tarpeesta kerätä ideoita partion johtamiseksi ja kehittämiseksi joukkoistamalla. Partiolaisaloitteen tarkoituksena on vahvistaa partiolaisten osallisuutta ja vaikutusmahdollisuuksia harrastuksessaan ja partion tietoon perustuvassa päätöksenteossa.

Haasteena aloitteiden käsittely

Partion menettelytapasäännössä määritellään partiolaisaloite, mutta meiltä puuttui systemaattinen tapa kerätä aloitteita ja ideoita, arvioida niiden toteutuskelpoisuutta sekä viestiä niistä avoimesti.

Tarvitsimme yhden palvelun, johon aloitteisiin liittyvä tieto kootaan. Sieltä se voidaan toimintaprosessin kautta kohdistaa partion paikalliseen, alueelliseen, kansalliseen tai kansainväliseen kehittämiseen. Yhden kanavan ratkaisu tekee ideoiden keräämisestä selkeää ja yksinkertaista ja tukee hallitusten työskentelyä järjestön eri tasoilla. Aloiteratkaisun lisäksi tarvitsimme siis toimintaprosessin aloitteiden käsittelylle, kehittämiselle ja toteutuskelpoisuuden arvioinnille.

Huolellisesti mietitty aloitteiden käsittelyprosessi hyödyttää partiota pitkäkestoisesti. Tulevaisuudessa voimme mahdollisesti laajentaa partiolaisaloitteen alustaksi, jonka avulla arvioimme kaikenlaista kehittämistyötä. Lisäksi aloitteiden keräämistä varten tuotettu digitaalinen ratkaisu voi toimia laajempana projektiportfoliona.

Kehitysprojektin tavoitteena aloiteprosessi

Kehitysprojektin tavoitteena oli suunnitella prosessi aloitteiden tekemiseen, kannattamiseen, keräämiseen ja käsittelyyn sekä digitaalinen ratkaisu tukemaan prosessia.

Digitaalisen ratkaisun avulla luomme selkeän kanavan ja mallin aloitteiden tekemiselle ja kannattamiselle. Sen kautta voimme myös tehdä aloitteisiin liittyvää päätöksentekoa näkyväksi, aloitteiden tekijät ja kannattajat voivat seurata aloitteen käsittelyn vaiheita.

Kehitysprojektin tavoitteena oli myös tarjota partiolaisille mahdollisuus osallistua ratkaisun kehittämiseen yhdessä.

Jaamme kehitysprojektin tuotoksena syntyneen ratkaisun ja siihen liittyvät prosessit avoimesti verkossa, jotta muut nuorisoalan toimijat voivat kehittää ratkaisua edelleen omaan toimintamalliinsa sopivaksi.

Konseptin ytimessä nuorten oma aktiivisuus

Partiolaisaloitteen perusajatuksena on mahdollistaa matalan kynnyksen kehitysideat sekä niiden vertaisarviointi ja -kehittely, kuten kommentointi ja äänestäminen digitaalisella alustalla ja sosiaalisessa mediassa. Aloite mahdollistaa nuorten omaehtoisen toiminnan eikä aloitteen tekeminen vaadi aiempaa järjestö- tai luottamushenkilökokemusta. Aloitteiden tekijöiden oma aktiivisuus kannattajien löytämisessä ja aloitteen huolellinen perusteleminen ovat avainasemassa ideoiden läpimenon varmistamiseksi.

Suomen Partiolaisten hallituksen alainen työryhmä arvioi ja yhdistelee ideat sekä kehittää niitä niiden tekijöiden kanssa. Työryhmä seuraa alusta-analytiikkaa ja palvelun toimivuutta ja on vuorovaikutuksessa aloitteiden tekijöiden ja kommentoijien kanssa. Olemme määritelleet aloitteiden käsittelyyn kannatusrajat, joiden tarkoituksena on helpottaa ideoiden arviointia ja parantaa niiden käyttöönottoastetta.

Järjestön johdon, kuten Suomen Partiolaisten hallituksen ja partiopiirien johtajien rooli on alusta alkaen keskeinen ideoiden käyttöönoton tukemisessa.

Onnistumisen mittarit

Alla olevasta taulukosta löytyvät projektin suunnitteluvaiheessa määritellyt onnistumisen mittarit. Mittarien toteutumiseen vaikutti projektin aikataulun venyminen.

 

Riskejä ja mahdollisuuksia

Arvioimme Partiolaisaloitteen konseptin ja digitaalisen ratkaisun sisäisiä vahvuuksia ja heikkouksia sekä ulkoisia mahdollisuuksia ja uhkia SWOT-analyysin avulla:

 

Luottamushenkilöiden ja työntekijöiden yhteistyötä

Projektia koordinoi Suomen Partiolaisten toimistolla työskentelevä digitaalisten ratkaisujen suunnittelija Anu Koski. Hän vastasi myös projektin suunnittelusta ja prosessien muotoilusta. Hän oli projektin ohjaamisen avainhenkilö.

Teknisenä asiantuntijana toimi Suomen Partiolaisten digi- ja talousasioista vastaava hallituksen jäsen Jyri-Petteri Paloposki. Suomen Partiolaisten luottamushenkilöistä koostuva digi- ja muotoiluryhmä osallistui digitaalisen ratkaisun suunnitteluun vuonna 2019.

Aloitteiden käsittelyryhmä koostuu Suomen Partiolaisten järjestön johdon eli hallituksen ja partioneuvoston edustajista. Käsittelyryhmässä on mukana myös hallinnon työntekijä. Ryhmä osallistui käsittelyprosessin kehittämiseen digitaalisten ratkaisujen suunnittelijan tukemana. Jatkossa ryhmä hoitaa aloitteiden käsittelyn itsenäisesti.

Sidosryhmät mukana aloiteprosessissa

Suomen Partiolaisten hallitus ja partioneuvoston eli valtuuston puheenjohtajat ovat valinneet keskuudestaan edustajat aloitteita käsittelevään ryhmään. Edustajat raportoivat ryhmän työskentelystä omille sidosryhmilleen. Sidosryhmät hoitavat aloitteiden ohjaamisen toteutukseen.

Suomen Partiolaisten toimistolla työskentelevällä Hallinto ja palvelut –tiimillä on myös edustus käsittelyryhmässä. Tiimi tukee ratkaisun käyttäjiä ja varmistaa palvelun toimivuuden.

Hallinto ja palvelut –tiimissä työskentelevä digitaalisten ratkaisujen suunnittelija toimii ratkaisun palveluomistajana ja vastaa sen kehittämisestä. Kehitysprojektin jälkeen Suomen Partiolaiset ylläpitää aloiteratkaisua jatkuvana palveluna.

Muutkin kuin ratkaisun kehittämiseen osallistuneet partiolaiset tulevat jatkossa olemaan sen käyttäjiä. He voivat myös osallistua projektiin kevyemmin sen eri vaiheissa (esim. testaukset).

Partiolippukunnat tukevat aloitteiden tekemistä osana partio-ohjelmaa. Suomen Partiolaisten valiokunnat ja Partiopiirit tekevät toimenpiteitä aloitteiden pohjalta.

Projektin vaiheet ja ikataulu

Käytimme projektin suunnittelussa ja toteutuksessa hieman muokattua jatkuvan, osallistavan palvelumuotoilun menetelmää:

1. Nykytilan analyysi ja ongelmakohdat
2. Tavoitetilan määrittely
3. Kohtaamispisteiden ja mittareiden suunnittelu
4. Prototyyppi ja organisaatiokokeilu
5. Mittaaminen ja iterointi

Toteutimme vaiheet 1-2 vuoden 2018 aikana ja teimme niiden perusteella rahoitushakemuksen Etelä-Suomen aluehallintovirastolle. Vaiheet 3-4 toteutimme rahoituksen varmistuttua vuosina 2019-2020. Tällä hetkellä olemme vaiheessa 5. Arvioimme projektin jatkoa vuoden 2020 lopussa.

Vaihe 1: Nykytilan analyysi ja ongelmakohdat

Partion tulevaisuusseminaarissa syyskuussa 2017 pohdittiin Partion päätöksentekojärjestelmää teemaryhmissä. Ryhmissä tuotiin esiin, että päätöksentekoon osallistumisen pitää olla aktiivista ja fasilitoitua. Toiminnan pitää olla myös avointa ja läpinäkyvää ja pyyntö tulla tekemään on esitettävä konkreettisesti.

Ratkaisuksi ehdotettiin partion kansalaisaloite-palvelua, jossa ehdotuksia voisi kannattaa ja kannetut ehdotukset voisi ottaa mukaan päätöksentekoon, kuten hallituksen käsittelyyn. Ehdotuksen lisäksi  pitäisi myös voida tarjota resursseja tekemiseen.

Vaihe 2: Tavoitetilan määrittely

Työstimme partion kansalaisaloite -idean konsepti- ja projektisuunnitelmaksi vuoden 2018 aikana. Vaiheen tuotoksena syntyi suunnitelma, jonka tavoitteena oli tuottaa Partiolaisaloite-työnimellä kulkeva digitaalinen alusta. Ensimmäisen suunnitelmaversion mukaan alusta koostuu eri lähteistä aloitteita kokoavasta tietokannasta ja graafisesta käyttöliittymästä.

Partioneuvosto eli valtuustomme syyskokous hyväksyi partiolaisaloitteen toimintatavaksemme 24.11.2018.

Haimme digitaaliselle partiolaisaloitteelle digitaalisen nuorisotyön erityisavustusta Etelä-Suomen aluehallintovirastolta joulukuussa 2018. Haun perusteena oli halu kehittää digitaalista osallisuutta ja vuorovaikutusta partiossa sekä halu toimia edelläkävijänä aloiteratkaisun konseptoinnissa ja kehityksessä nuorisoalalla.

Vaihe 3: Kohtaamispisteiden ja mittareiden suunnittelu

Aloitimme kohtaamispisteiden suunnittelun tarkastelemalla projektin vaiheita ja aikataulua yhdessä Partion vapaaehtoisista luottamushenkilöistä koostuvan Digi- ja muotoiluryhmän kanssa keväällä 2019. Alkuperäisen suunnitelman mukaan projektin toteutusvaiheessa tulisi ensin määritellä tietokanta ja toteuttaa partioaloite.fi -sivusto aloitelomakkeineen. Sen jälkeen määriteltäisiin seurannan ja arvioinnin mittarit sekä tutkittaisiin mahdollisuuksia hyödyntää palvelupyyntöjen ja projektien hallintaan tarkoitettua Jira-ratkaisua. Suunnitelmissa oli mukana hackathon-tapahtuma digitaalisten ratkaisujen toteuttamisesta kiinnostuneille partiolaisille.

Digi- ja muotoiluryhmän kanssa käytyjen pohdintojen jälkeen päädyimme järjestämään projektin vaiheet toisella tavalla, jotta saisimme ne tukemaan paremmin toisiaan. Ensin keskityimme ratkaisun taustalla olevan aloitteiden käsittelyprosessin määrittelyyn. Se on kriittinen koko ratkaisun toiminnan kannalta, koska aloitteiden tekemisestä ja kannattamisesta ei ole hyötyä, jos niiden käsittelyvaihe jää hitaaksi tai epämääräiseksi. Aloitteiden käsittelyyn tarvitaan suoraviivainen, nopea ja aloitteiden tekijöiden ja kannattajien suuntaan avoin ja vuorovaikutteinen malli. Prosessia kehitettiin yhteistyössä siihen osallistuvien ratkaisun käyttäjien kanssa verkossa Teams-alustalla.

Tämän vaiheen tuotoksina syntyivät aloitteiden tekijän ja kannattajan palvelupolut ja niihin pohjautuvat palvelumallit. Tässä vaiheessa määrittelimme myös aloitteiden seurannan ja arvioinnin mittarit, jotta seuraavassa vaiheessa voimme rakentaa niitä tukevia teknisiä ratkaisuja.

Tässä vaiheessa tutkimme mahdollisuuksia käyttää Jira-ratkaisua aloitteiden tietokantana ja Helsingin kaupungin avoimia osallisuusratkaisuja, kuten OmaStadi tai Maailman toimivin kaupunki. Digitaalisten ratkaisujen suunnittelija kävi tapaamassa näistä järjestelmistä vastaavia henkilöitä ja keskustelemassa heidän kanssaan niiden mahdollisesta sopivuudesta partion käyttöön.

Digi- ja muotoiluryhmä ehdotti konseptin validointia järjestelmän loppukäyttäjien kanssa pidettävässä työpajassa, joka kuitenkin jäi aikataulu- ja resurssisyistä toteutumatta. Päätimme toteuttaa konseptin validoinnin kehittämällä alustasta ensimmäisen version, josta saatavien kokemusten perusteella mietimme myöhemmin, mihin suuntaan aloitetta kannattaa kehittää.

Vaihe 4: Prototyyppi ja organisaatiokokeilu (Q4/2019-Q1/2020)

Suunnittelimme ensin hackathon-tapahtumaa, jossa tuotettaisiin etukäteen tehtyjen määrittelyjen mukainen partiolaisaloite.fi-sivuston toiminnallinen prototyyppi (sivusto ja tietokanta), josta voitaisiin myöhemmin kehittää toimiva versio. Partion muista kehitysprojekteista saamiemme kokemusten, resurssihaasteiden ja tätä projektia varten tehdyn SWOT-analyysin perusteella päädyimme kuitenkin hankkimaan projektia varten ulkopuolisen kehityskumppanin.

Alkuperäisen suunnitelman mukaan alustan oli tarkoitus koota aloitteita eri lähteistä ja koota niitä yhteen tietokantaan, mikä olisi tarkoittanut räätälöidyn järjestelmän toteuttamista. Kuten SWOT-analyysista käy ilmi, meillä ei ollut tarkkaa näkemystä siitä, miten innokkaasti partiolaiset tulevat ottamaan aloiteratkaisun käyttöön, joten räätälöity järjestelmä olisi ollut tässä vaiheessa liian suuri ja riskialtis investointi. Kustannusten säästämiseksi ja konseptin toimivuuden varmistamiseksi päätimme toteuttaa tässä vaiheessa niin sanotun proof of concept -version, eli toteutimme Partiolaisaloitteen valmiin avoimen alustan päälle mahdollisimman pienin muutoksin.  Tarkastelemme projektisuunnitelmassa mainittuja lisätoiminnallisuuksia, kuten aloitteisiin liittyvän viestinnän automatisointia esimerkiksi sosiaalisen median triggereillä ja boteilla aloitteiden määrän kasvattamiseksi, projektin myöhemmissä kehitysvaiheissa.

Vertailun jälkeen valitsimme alustaksi Yhdistyneen kuningaskunnan parlamentin avoimen Petitions-alustan. Se on toteutettu Ruby on Rails -ohjelmistokehyksellä ja sen lähdekoodi löytyy GitHubista. Muita vaihtoehtoja vertailussa oli mm. kotimainen Kansalaisaloite, Helsingin kaupungin käyttämä Decidim ja jotkut kaupalliset tuotteet.

Petitions-alustassa on valmiina kaksi käyttöliittymää: varsinaisen aloitesivusto (julkinen käyttöliittymä) ja ylläpitokäyttöliittymä. Partiolaisaloitteen julkisen käyttöliittymän keskeisiksi toiminnallisuuksiksi määrittelimme tehtyjen aloitteiden selaamisen, aloitteen luomisen, aloitteen jakamisen sosiaalisessa mediassa ja sähköpostin kautta, aloitteen kannattamisen sekä keskusjärjestön vastauksien tarkastelun. Nämä toiminnallisuudet löytyvät valmiina Petitions-alustasta. Joitakin puuttuvia toiminnallisuuksia kehitimme siihen erikseen:

• PartioID-kirjautuminen julkiseen käyttöliittymään. PartioID on partiolaisilla käytössä oleva kertakirjautumisteknologia. Kirjautuminen vaaditaan itse tehdyn aloitteen vireille saamiseksi ja olemassa olevan aloitteen kannattamiseksi. Olemassa olevan kirjautumispalvelun integrointi aloitealustaan vähentää käyttäjähallintaan kuluvaa työmäärää ja tuo partiolaisaloitteen luontevasti osaksi muita Partion digitaalisia palveluita.
• Julkisen käyttöliittymän kieliversiot (suomi, ruotsi, englanti)

Ylläpitokäyttöliittymän keskeisiä valmiita toiminnallisuuksia ovat ylläpidon ”dashboard”, johon on nostettu toimenpiteitä vaativat aloitteet (moderointi ja vastattavat aloitteet), vireille pantujen aloitteiden hyväksyminen, ratkaisun parametrien asettaminen (mm. aloitteen vireille saamiseen sekä käsittelyyn vaadittavat kannattajamäärät), tehtyjen aloitteiden selaaminen, aloitearkiston selaaminen sekä aloitteisiin vastaaminen.

Toimimme projektin kilpailutusvaiheessa julkisena hankintayksikkönä, mutta hankinta jäi kansallisten  kynnysarvojen alle, joten kilpailutimme sen pienhankintana. Julkaisimme tarjouspyynnön Partion verkkosivuilla ja etsimme toimittajaehdokkaita Partion sosiaalisen median kanavien kautta. Tarjouskilpailun perusteella aloitejärjestelmän toimittajaksi valittiin Trineria Oy. Järjestelmä toteutettiin kolmessa sprintissä joulukuun 2019 ja helmikuun 2020 välisenä aikana. Trineria asensi Petitions-alustan ja tietokannan Partion omaan Azure-ympäristöön, muokkasi alustan julkisen käyttöliittymän Partion visuaalisen ilmeen mukaiseksi ja toteutti PartioID-kirjautumisen sekä kieliversioiden teknisen toteutuksen. Hoidimme itse käännösten tekemisen valmiisiin käännöstiedostoihin.

Kehitysprojekti alkoi joulukuun lopulla 2019. Vaiheen tuotos eli Partiolaisaloitteen proof of concept julkaistiin testausvaiheen jälkeen maaliskuun puolivälissä 2020 osoitteessa http://osallistu.partio.fi.

Meidän oli tarkoitus julkistaa Partiolaisaloite Partion kevätpäivillä 14.-15.3.2020, mutta ne peruuntuivat koronaviruspandemian vuoksi. Koko partiotoiminta jouduttiin muuttamaan etätoiminnaksi, joten päätimme aloitteen julkaisua lykätä hieman. Julkaisimme aloiteratkaisun lopulta perjantaina 20.3.2020 uutisoimalla siitä partio.fi-sivustolla ja jakamalla uutista sosiaalisessa mediassa.

Ensimmäisen viikonlopun aikana aloitejärjestelmään tuli 2 aloitetta, joista toinen sai muutamassa viikossa riittävän määrän kannattajia ja siirtyi käsittelyprosessiin. Se on tällä hetkellä Suomen Partiolaisten talousvaliokunnan käsittelyssä

Partiolaisaloite on mukana vanhempien ikäryhmien (12-15-vuotiaat tarpojat  ja 15-17-vuotiaat samoajat) kansalaisaktiivisuuteen ja yhteiskunnalliseen vaikuttamiseen ohjaavissa etäaktiviteeteissa, joissa kehotetaan ryhmiä tutustumaan yhdessä partiolaisaloitteeseen ja tekemään ja kannattamaan aloitteita.

Vaihe 5: Mittaaminen ja iterointi (Q2/2020 >)

Parhaillaan käynnissä olevaan viidenteen, jatkuvan palvelun vaiheeseen kuuluu alustan käyttöönoton seuranta, palautteen ja jatkokehitysideoiden kerääminen, saatujen oppien ja materiaalien jakaminen sekä onnistumisen mittareiden tarkastelu. Kehitysprojekti päättyi kesäkuussa loppuraportin kirjoittamiseen ja saadun erityisavustuksen raportointiin Etelä-Suomen aluehallintovirastolle.

Kehitysprojektin rahoitussuunnitelma ja toteutuneet kustannukset

Seurasimme projektin kustannuksia sen omalla kustannuspaikalla.

Kehitysprojektin tuotokset

Etelä-Suomen aluehallintovirasto tuki digitaalisen partiolaisaloitteen tekemistä 17 000 euron digitaalisen nuorisotyön erityisavustuksella.