Paju-hanketta tehdään kokonaisuutena, jonka ensivaiheessa kuvataan ja selkiytetään partion prosesseja ja palveluja. Tämä urakka toteutetaan vuosien 2023–2024 aikana neljän osaprojektin toimesta, joiden tavoitteena on muodostaa partion ydinprosessien palvelukuvaukset sekä tehdä alustavat vaatimusmäärittelyt omalta alueeltaan. Tässä vaiheessa ei vielä tehdä IT-järjestelmähankintoja tai -toteutusta, vaan luodaan edellytykset tuleville järjestelmille.
Hankkeen osaprojekteiksi on tunnistettu neljä partiotoiminnan kannalta keskestä ydintoimintoa: (1) Partiojäsenyys ja lippukunta, (2)Partiokasvatus, (3) Luottamushenkilö-HR sekä (4) Partiotapahtumat ja -leirit. Ydintoimintojen lisäksi osaprojekteiksi on tunnistettu pienempiä, yksittäisiä toimintoja, sekä suuria, koko partiotoimintaa läpileikkaavia kokonaisuuksia.
1 Partiojäsenyys ja lippukunnan jäsenhallinta
Osaprojekti tarkastelee partion jäsenpolkua ja jäsenlaskutusta niin partiolaisen kuin partiolippukunnan näkökulmasta. Tässä projektissa tarkastellaan myös huoltajia osana jäsenyydenhallinnan kokonaisuutta. Näkökulma on rajattu jäsenyydenhallintaan sekä partion lippukunnalle tuottamiin, yhdistyksen hallintoa helpottaviin toimintoihin.
Osaprojektin käsittelemiä teemoja ovat:
- jäsenyys ja jäsenpolku
- henkilöjäsenen omien tietojen hallinta
- alaikäisen lapsen tietojen hallinta ja huoltajat
- lippukunnan jäsenrekisteri ja jäsenlaskutus
2 Luottamushenkilö-HR
Tässä osaprojektissa tarkastellaan partion luottamushenkilöiden pestaamiseen, tukemiseen ja resursointiin liittyviä teemoja ja digitaalisia palveluja. Osaprojektissa etsitään vastauksia ja malleja sekä pestiin haluavan ja pestissä toimivan, kuin pestaajan näkökulmasta.
Osaprojektin käsittelemiä teemoja ovat:
- Pestijärjestelmä ja vapaaehtoisten rekrytointi
- Koulutus ja osaamisen tukeminen
- Vapaaehtoisten tuki ja kiittäminen
3 Partiokasvatus
Partiokasvatuksen osaprojekti tarkastelee partiokasvatusta niin partiolaisen oman partiopolun, kuin ryhmää ohjaavan ja johtavan näkökulmasta. Osaprojektissa käsitellään niin toiminnan suunnittelun, seurannan ja suoritusten raportoinnin näkökulmia, kuin lippukunnan ja ryhmänjohtajien tarpeita.
Osaprojektin käsittelemiä teemoja ovat:
- Partiopolku: Aktiviteetit ja merkit
- Ryhmänjohtajan työvälineet
- Toiminnansuunnittelu
- Toiminnan raportointi
4 Partiotapahtumat
Tässä osaprojektissa tarkastellaan partiotapahtumien ja leirien järjestämistä. Osaprojekti käsittelee niin tapahtumien järjestämistä ja hallinnointia pienten retkien, kuin valtavien suurtapahtumien tarpeista aina ilmoittautumisesta ja maksamisesta tapahtumatuotannon tarpeisiin. Osaprojekti tarkastelee myös partion hiilijalanjäljen laskuria.
Osaprojektin käsittelemiä teemoja ovat:
- Tapahtumien järjestäminen
- Ilmoittautuminen ja maksaminen
- Tapahtumatuotanto
- Vapaaehtoisresussit
- Hiilijalanjälki ja vastuullisuus
