Matkanjohtajien ja lippukuntien tiedot tulee ilmoittaa 15.1.2024.-31.1.2024 välisenä aikana. Huomioithan, että matkanjohtaja ilmoittaa lippukunnan tiedot oman ilmoittautumislinkin kautta ja ilmoittaa lisäksi itsensä (mm. erityisruokavaliot ja osallistujatyyppi) tapahtumaan osallistujalinkin kautta.
Matkanjohtaja ilmoittaa lippukuntansa yöpymistoiveesta matkanjohtajien ilmoittautumislomakkeella. Yöpaikat lasketaan lippukunnille kauimmaisista lippukunnista alkaen niin pitkään kun paikkoja riittää. Yöpymispaikkana toimii Kittilän Urheiluhalli ja kyseessä on lattiamajoitus. Lippukunnat majoitetaan kokonaisuuksina, eli ei ole mahdollista, että puolet lippukunnan osallistujista majoittuu koululla ja puolet jäisi majoituksen ulkopuolelle. Kun osallistujien ilmoittautuminen on päättynyt majoituskapasiteettiin mahtuvat lippukunnat lasketaan piiritoimiston toimesta ja ilmoitetaan lippukunnille mahdollisimman pian, kuitenkin kahden viikon sisään osallistujien ilmoittautumisen päättymisestä. Mikäli lippukunnallasi on tapahtumaan laskennallisesti alle 200 kilometrin matka, lippukuntasi ei ole oikeutettu majoitukseen. Yöpymään tulevat lippukunnat tarvitsevat oman kyydin Kittilän ja Levin välille aamulla ennen tahdin alkua.
Lippukunnan tarvitsemat aikuiset
Lippukunta tarvitsee partiotahtiin riittävän määrän aikuisia, jotta tapahtuma voidaan toteuttaa onnistuneesti ja turvallisesti:
Jokaista alkavaa 10 sudenpentua ja seikkailijaa kohti 1 aikuinen
Jokaista alkavaa 15 tarpojaa ja samoajaa kohti yksi aikuinen luotsi