Yleinen

Yhteen hiileen puhaltamista ja hauskaa etäilyä – Iltakipinän poiminnat

7.12. Iltakipinässä saatiin kuulla tuoreita kokemuksia etätoimintaan siirtymisestä ja ikäkausien etäretkistä. Juteltiin myös lippukunnan yhteishengestä sekä johtajiston motivoimisesta ja jaksamisesta.  Kuulimme myös, miten lippukunnanjohtajan pestissä viestinnän merkitys johtamisessa on korostunut entisestään kuluneena vuonna ja mitä meidän kaikkien olisi syytä ottaa haltuun tavassamme viestiä. 

Lämmin kiitos Juulialle Messukylän Metsätytöistä sekä Jonnalle ja Nooralle Lauttasaaren Luotsitytöistä, kun kävitte jakamassa vinkkejänne ja kokemuksianne!

Etätoiminta

Messukylän Metsätyttöjen ikäkausien etäretkistä on tulossa kokonaan oma blogiteksti! Tässä muutamia nostoja etätoiminnasta yleisesti.

Rohkeasti kokeilemaan 

Olemme tottuneet toimimaan partiossa etenkin lippukuntatasolla kasvotusten, joten etätoiminta voi ymmärrettävästi tuntua haastavalta. Avainsanat taitavatkin olla rohkeus ja uteliaisuus, kun lähdetään toteuttamaan toimintaa etänä. Annetaan etätoiminnalle mahdollisuus. Sen ei ole tarkoitus kokonaan korvata kasvokkain tapahtuvaa toimintaa eikä sitä tulisi jatkuvasti verrata siihen. 

Laske rimaa, ole armollinen 

Vaikkei kaikki menisi etäkokouksessa ihan putkeen, niin sama juttuhan on kasvokkain tapahtuvassa toiminnassa. Etäkokouksessa voi tulla yllättäviä teknisiä ongelmia, jolloin suunniteltu ohjelma ei onnistukkaan toivotusti. Se on hyvä tiedostaa ja etäkokouksissa on hyvä olla aina vähintään kaksi johtajaa linjoilla, jolloin toinen voi ruveta selvittämään mahdollisia pulmatilanteita.

Ja hei, mikäli etäkokousten järjestäminen jännittää tai alustojen käyttö ei ole tuttua, niin on erittäin ok, että ryhmänjäsenet auttavat johtajaansa! Sehän on partiota ihan parhaimmillaan, kun nuoremmatkin pääsevät jakamaan osaamistaan.

 Keväällä ei onnistunut, nyt uusi yritys! 

Keväällä etäiltiin myös kouluissa alaluokkia myöten. Jos keväällä tuntui, etteivät lapset jaksaneet osallistua etätoimintaan, kannattaa etäilylle ehdottomasti antaa uusi mahdollisuus. Siinä missä keväällä varsinkin sudenpennut eivät jaksaneet osallistua kokouksiin, on nyt syksyn etäilystä toisenlaisia kokemuksia lasten kanssa.

 Vanhemmilla ikäkausillla etäilyyn on taas voinut tässä vaiheessa iskeä kisaväsymys, kun opiskelut ja työt ovat monella etänä. On kuitenkin hyvä muistaa, etteivät kaikki tässäkään maailman tilanteessa tee töitä etänä. Etänä on myös mahdollista pitää oikeasti hauskaa puuduttavien luentojen ja palaverien vastapainoksi! Tähän palataan myöhemmin tekstissä.

Valmistele asiapitoiset kokoukset

Johtajiston asiapitoiset etäkokoukset tulee valmistella hyvin, jotta ne eivät venähdä tuntien pituisiksi maratoneiksi. Mieti mitä asioita voisi työstää etukäteen ja millaisella kokoonpanolla? Täysin nollasta ei kannatta suunnittelua aloittaa etänä, vaan jokaisella tulee olla mahdollisuus perehtyä materiaaleihin etukäteen ja kannattaa kartoittaa vastuunottajia tapahtumista ja projekteista jo etukäteen.

Vinkit asiapitoisiin etäkokouksiin:

  • Vältä koko päivän kestäviä kokouksia.
  • Hyödynnä erilaisia suunnittelutyökaluja esim. Padlet, Google Jamboard.
  • Paljon suunnittelua sisältävissä kokouksissa alustana toimii hyvin Zoom, jossa osallistujat voidaan jakaa pienempiin ryhmiin työstämään jotakin tiettyä asiaa.
  • Tauota!
  • Johda! Peli on kyettävä puheenjohtajan toimesta viheltämään poikki, mikäli keskustelu karkaa aiheesta.

Hyvinvoiva johtajisto jaksaa!

Jotta johtajisto jaksaa suunnitella ja toteuttaa toimintaa haastavana aikana on sen puhallettava yhteen hiileen ja oltava motivoitunut.  Yhdessä tässä ollaan ja tehdään! Johtajiston on hyvä vaihtaa myös vapaalle yhdessä.

 

Esimerkki lippukunnan johtajiston etäretken ohjelmasta Zoomissa: 

 10.45-11.15 Alkuhöpinät ja tekninen säätö 

11.15-11.45 Ohjattu naurujooga  

12.00-12.45 Lounas 

12:45-14:00 Ulkoilua ja valokuvausta 

14:00-14:00 Kahvi/tee/herkku + valokuvien ihastelua 

14:30-16:30 Kokkisota 

16:30-17:00 Joululauluvisa 

17:00-17:45 Päivällinen 

17:45-19:00 Iltaohjelma ja iltanuotio 

Johtajiston omat etätapahtumat 

Johtajistolle kannattaa järjestää omaa toimintaa etänä virkistysmielessä. Se voi olla hyvinkin vapaamuotoista esimerkiksi kokoonnutaan etäyhteydellä kokkaamaan ja syömään yhdessä! Kokkailun lomassa voi jutella niitä näitä. Kokeiltu on, toimii! 

Myös koko päivän mittaiset, erilaista ohjelmaa sisältävät etäpäivät voivat olla omalle johtajistolle mieluisia! Vaatii vaivannäköä ja suunnittelua, mutta mikä johtajistotapahtuma ei? Ulkopuolisia ohjelman vetäjiä kannattaa hyödyntää eikä järjestelyiden  kannatta olla yhden johtajan harteilla. Ohjelmasta voi jakaa vastuualueita halukkaille henkilöille tai muodostaa vastuutiimejä.

Hyvänä ohjeena johtajiston etätapahtumiin: halutessaan/tarvittaessa retkeltä saa poistua ja tulla takaisin milloin tahansa. 

Kuulumiset 

Muistakaa kysellä toistenne kuulumisia! Poikkeuksellinen aika vaikuttaa jokaiseen eri tavalla. Kysellään myös niiden kuulumisia, jotka eivät osallistu aktiivisesti keskusteluun. “Miten sulla menee?”, kysymys, joka voi merkitä enemmän kuin arvaammekaan.

Viestintä ja tapa viestiä

Viestinnän rooli johtamisessa on entisestään korostunut koronavuonna, kun kasvokkain tapahtuvaa toimintaa on ollut huomattavasti vähemmän, etenkin koko lippukunnan kesken. On tärkeää panostaa kirjoitettuun viestiin ja aktiivisesti käyttää lippukunnan viestintäkanavia (sisäisiä ja ulkoisia).

Koko vuosi yhtä isoa whatsapp -viestiä?

Whatsapp on monessa lippukunnassa käytössä niin ryhmien kuin johtajien kesken. Myös partiolaisten vanhemmille on monessa lippukunnassa otettu käyttöön oma ryhmä toiminnasta viestimiseen. Johtajiston kesken ryhmiä kannattaa olla useampi sen sijaan, että keskustelua käytäisiin vain yhdessä ryhmässä. Esimerkiksi:

  • Virallinen ryhmä: koko johtajistolle, toimintaan liittyvä keskustelu ja tiedotus
  • Hupiryhmä: halukkaille, keskusteluun kaikesta myös ei partioon liittyvistä jutuista

Se, että saa jutella tutun ryhmän kanssa jostain ihan muusta kuin partiosta auttaa jaksamaan!

 Elävöitä tekstiä ja välitä fiilistä 

Kun emme voi viestiä ilmeillä ja äänenpainoilla on emojit loistava tapa tuoda kirjoitettuun viestiin ilmettä ja fiilistä somessa! Jos et tähän mennessä ole ottanut emojeita osaksi viestejäsi, niin tee se viimeistään nyt! Toki muistetaan, että viralliset tekstit ovat juttu erikseen. Pitkät ja asiapitoiset Whatsapp -viestit on hyvä jäsennellä, jolloin viestit ovat helpompia ja miellyttävämpiä lukea (koskee luonnollisesti myös sähköposteja ja somepostauksia jne.)

 Ääniviestit ja videot 

Kun emme voi tavata kasvotusten tuovat ääniviestit ja videotervehdykset elämää kirjoitetun viestin keskelle! On kyse sitten johtajiston tai ikäryhmän Whatsapp-ryhmästä voi joku päivä kuulumiset vaihtaa kirjoitettujen viestien sijaan videoilla. 

 Viestintä korona-aikana:

  • Välitä hyvää fiilistä
  • Elävöitä tekstiä emojeilla
  • Somekanavat kuntoon

 Kriisiviestinnästä:

  • Reagoi nopeasti
  • Seuraa tilannetta ja ennakoi
  • Ole selkeä ja ytimekäs
  • Huolehdi, että kaikilla on tieto lippukunnan sisällä ennen kuin viestitään ulos

 

Näiden vinkkien myötä Iltakipinät jäävät joulutauolle.  Iltakipinät jatkuvat tammikuussa 2021,  aina parillisten viikkojen torstaisin klo 20. Kuullaan ja nähdään!

Sussu