Ohjeet kokouksen järjestämiseksi poikkeustilanteessa
Eduskunta hyväksyi lain väliaikaisesta poikkeamisesta yhdistyslaista 24.4.2020. Laki tuli voimaan 1.5.2020 ja on voimassa 30.9.2020 saakka. Sen perusteella
- Partiolippukunta voi järjestää pitämättä jääneen kevätkokouksensa tai partiolippukunnan säännöissä keväällä pidettäväksi määrätyn vuosikokouksensa syyskuun 2020 loppuun mennessä.
- Partiolippukunnan hallitus voi päättää asiamiehen käytöstä kevät- tai vuosikokouksessa. Se tarkoittaa, että asiamies voi edustaa yhtä tai useampaa jäsentä kokouksessa. Äänestyksessä saman edustajan yhteenlaskettu äänimäärä voi olla enintään kymmenesosa yhteenlasketusta äänimäärästä. Edustaja tarvitsee valtakirjan.
- Partiolippukunnan hallitus voi järjestää kevät- tai vuosikokouksen myös etäyhteydellä, vaikkei siitä määrättäisikään partiolippukunnan säännöissä. Hallituksen tulee antaa selkeät etäosallistumisohjeet kokouskutsussa.
Sovellettava esimerkki etäkokouksen menettelytavoista
Partiolippukunta voi järjestää kevät- tai vuosikokouksensa esimerkiksi Teams-palvelun avulla digitaalisesti. Äänestyksessä voi käyttää esimerkiksi Forms-lomaketta. Suomen Partiolaisten partioneuvoston menettelytapoja voi soveltaa myös partiolippukunnan etänä järjestettävän kevät- tai vuosikokouksen menettelytapoina.
- Etäneuvottelussa käytetään [valittua] tiimityöpalvelua ja sen keskusteluominaisuutta. Kokousosallistujat kirjautuvat palveluun [kirjoita ohjeet].
- Asiakohdan käsittelyssä käytetään [kirjoita tapa].
- Puheenjohtaja jakaa puheenvuorot [kirjoita tapa].
- Äänestyksessä käytetään [kirjoita tapa]. Äänestyslomake tallentaa äänivaltaisten kokousosallistujien nimen ja sähköpostiosoitteen. Äänestyslomake muutetaan tarvittaessa anonyymiksi päätettäessä suljetusta lippuäänestyksestä. Kokouksen sihteeri tarkistaa äänestyksen jälkeen äänestäneet ja pyytää tarvittaessa kannan äänestämättä jättäneiltä ja niiltä, jotka eivät esimerkiksi teknisestä syystä onnistuneet äänestämään. Sihteeri toimittaa koonnin äänestyksestä kokouksen ääntenlaskijoille, dokumentoi asiakohtien äänestystulokset pöytäkirjaan ja liittää kaikki äänestysraportit pöytäkirjan liitteeksi.
Partiopiirit tukevat partiolippukuntia kevät- ja vuosikokousten järjestämisessä.
Partiolippukuntien siirtyminen partion digitaalisen työympäristön (Microsoft 365) käyttäjiksi on hieman viivästynyt teknisistä syistä, mutta partiolippukuntien johtokolmikot saavat sähköpostitse lisätietoja käyttöönottoaikataulusta. Esimerkiksi Teams ja Forms ovat Microsoft 365 -palveluja.
Lisätiedot
Mikko Lehtonen
kehityspäällikkö, hallinto ja henkilöstö
puh. (0)40 080 8947
mikko.lehtonen@partio.fi
