Lakia väliaikaisesta poikkeamisesta yhdistyslaista on jatkettu. Laki on voimassa 3.10.2020-30.6.2021. Sen ansiosta partiolippukunnat voivat järjestää kevät- ja syyskokouksensa tai vuosikokouksensa etänä, vaikkei siitä määrättäisikään partiolippukunnan säännöissä. Vastaavasti partiolippukunta voi sallia, että asiamies voi edustaa yhtä tai useampaa jäsentä em. kokouksissa.
Etäosallistuminen on vain osallistumismuoto, jota lippukunta voi hyvin vahvasti suositella. Kokouksia ei voi kokonaan siirtää etäkokouksiksi vaan jäsenellä on oltava mahdollisuus osallistua kokoukseen kasvotusten ja kokouksella on oltava fyysinen paikka. Hyvä käytäntö voi olla, että puheenjohtaja ja sihteeri ovat esim. kololla ja turvallisuusohjeet huomioiden paikalle voi saapua jäseniä. Keväällä 2021 väliaikaisen lain nojalla yhdistys ei voi siirtää kokoustaan yli säännöissä määrätyn ajan.
HUOM! Jos järjestät kokouksen kasvokkain, tarkista oman alueesi Covid19-ohjeet, suositukset ja määräykset. Esimerkiksi kokoontumisrajoitukset voivat vaihdella alueittain. Löydät tiedon joko aluehallintoviraston sivuilta tai kysymällä siitä lisää omalta partiopiiriltäsi (lisätietoja).
Vuosikokous voi itse vahvistaa menettelytapansa, joissa voidaan ottaa kantaa äänestys- ja vaalijärjestykseen. Siten hallitus tekee kokousta varten menettelytapasääntöesityksen, joka voi olla yksityiskohtainen ja joka voi muuttua kokouksittain, jos tekniikka tms. muuttuu. Olennaista, että etäosallistumisohjeet lähtevät kutsun kanssa, hyvä sisällyttää ne menettelytapoihin. Esimerkki.
Partiolippukuntien kevät- ja syyskokouksissa sekä vuosikokouksissa myös äänestetään päätöksistä. Tyypillisesti äänestetään muutosesityksistä tai käydään vaalit, kuten valitaan uusi puheenjohtaja tai hallitus. Myös äänestäminen on mahdollista digitaalisesti etäkokouksessa.
Yksinkertaisimmillaan äänestyksen voi tehdä nimenhuudon perusteella siten, että puheenjohtaja sanoo osallistujan nimen ja osallistuja sanoo, mitä vaihtoehto tai esitystä hän kannattaa. Kokousosallistujat voivat sanoa kannattamansa vaihtoehdon tai esityksen myös chatissa, jos käytössä olevassa digitaalisessa palvelussa on sellainen. Toisinaan on hyödyllistä, että äänestystä varten tehdään erillinen lomake esimerkiksi Microsoft 365 Formsilla tai Webropolilla. Tällöin pohja kannattaa luoda etukäteen, jolloin sitä on helppo kopioida ja muokata kokouksessa esimerkiksi kokoustauon aikana. Ääntenlaskijat tarkistavat tällöin äänestysraportin kokouksen sihteerin kanssa.
Vaalit käydään usein suljettuna lippuäänestyksenä. Tällöin on syytä käyttää anonyymia lomaketta tai erillistä vaalipalvelua, joka on hankittava erikseen ja on usein maksullinen (yksi esimerkki on suomenkielinen Äänestyskoppi-palvelu). Äänestyslinkki on hyvä lähettää kokousosallistujien henkilökohtaisiin sähköposteihin ja varmistaa lomakeasetuksista, että kysely on anonyymi eikä kyselyyn voi vastata kuin kerran.
Tärkeintä äänestyksissä on miettiä paras äänestystapa jo etukäteen!
Lisää vaihtoehtoja ja vinkkejä äänestysten järjestämiseen digitaalisesti.
Aiheesta muualla: ohjeet SPEK:in sivuilla.
