Yleinen Lpk:n johtaminen

Lippukunnan vuosikokous etänä – Iltakipinä paneutui aiheeseen

25.2. Iltakipinän aiheena oli lippukunnan vuosikokouksen järjestäminen etänä. Aihe on monelle lippukunnalle ajankohtainen ja etäkokouksen valmistelu ja pitäminen onkin hyvä ottaa haltuun. Aiheesta löytyy myös aikaisempi blogiteksti täältä. Asiantuntijavieraana Iltakipinässä meillä oli partiostakin tuttu Allianssin talous- ja hallintojohtaja Juuso Luomala. Iso kiitos Juusolle hyvästä ja selkeästä esityksestä sekä vastauksista osallistujien kysymyksiin. Juuson esitys löytyy tästä.

Tällä hetkellä kokousten järjestämisessä tulkitaan muun muassa poikkeamislakia ja yhdistyslakia, mutta samalla on otettava huomioon voimassa olevat kokoontumisrajoitukset sekä muut poikkeusolojen toimet. Kuinka sitten varmistua siitä, että kaikki menee niin sanotusti ” by the book”? Hyvin laaditulla kokouskutsulla ja valmisteluilla vältetään pahimmat sudenkuopat . Tärkeintä yhdistyslain hengessä on, että kaikkien halukkaiden jäsenten tulee voida osallistua kokoukseen tasavertaisesti ja turvallisesti.

Poikkeamislaki pähkinänkuoressa:

  • Väliaikaisen lain mukaisesti yhdistykset voivat sallia etäosallistumisen ja asiamiehen käytön vuosikokouksissaan 30.6.2021 asti, vaikka sitä ei ole sallittu yhdistyksen säännöissä.
  • Vaihtoehtoinen osallistuminen voi olla mahdollista postitse, tietoliikenneyhteyden tai muun teknisen apuvälineen välityksellä.
  • Ei tarvitse olla tätä varten hyväksyttyä äänestys- ja vaalijärjestystä yhdistyksen säännöissä.
  • Yhdistyksen hallitus voi väliaikaisen lain nojalla edellyttää ennakkoilmoittautumista kokouksiin. Ilmoittautumisen määräpäivä on enintään 2 viikkoa ennen kokousta. ( Esimerkiksi äänestyksiä ajatellen ennakkoilmoittautuminen voi olla paikallaan).
  • Väliaikaisessa laissa ei sallita kokousten lykkäämistä yli yhteisölakiin tai yhteisön sääntöihin perustuvan määräajan yli.

(Oikeusministeriö 2020).

Etäosallistuminen mahdolliseksi lippukunnan sääntöihin

Poikkeamislaki on siis tällä hetkellä voimassa 30.6.2021 asti.  Vaikka pääsemme tulevaisuudessa palaamaan niin sanottuun normaaliin,on lippukuntien suositeltavaa pohtia sääntömuutosta joka mahdollistaa etäosallistumisen  mikäli säännöt eivät tällä hetkellä sitä salli. Etäkokoukset ovat ainakin jollain tapaa tulleet jäädäkseen ja sääntömuutos helpottaisi kokousten pitämistä erikoistilanteissa ja  toisella paikkakunnalla asuvien osallistumista kokouksiin tulevaisuudessa.

Sääntömuutoksen valmisteluun kannattaa tehdä ajatuksella, jotta ne eivät tule PRH:ltä bumerangina takaisin korjauspyynnön kera. Suomen Partiolaisten laatimat Lippukunnan mallisäännöt löytyvät täältä.   Mallisäännöt  on ennakkotarkastettu Patentti- ja rekisterihallituksessa. Jos kuitenkin lippukunta tekee mallisääntöihin muutoksia tai lisäyksiä ei ole enää itestään selvää, että säännöt menevät ensimäisellä kerralla läpi.  Ennakkotarkastettujen sääntöjen muutos maksaa 50 euroa ja ennakkotarkastamattomien 100 euroa ( PRH).

Tässä vielä illan aikana esitettyjä kysymyksiä ja niihin vastauksia:

Jos lippukunnan säännöt jo sallivat etäosallistumisen, tarvitseeko tällöin kokouskutsussa mainita etäyhteyden lisäksi kokouspaikalle jokin fyysinen sijainti, vaikka kokous järjestetään etänä?

Vaikka käytännössä kaikki kokouksen osallistujat osallistuisivat etäyhteyksin, tulee kokouksella tästä huolimatta olla aina fyysinen kokouspaikka. Kokouskutsuun laitetaan se osoite josta kokousta lähetetään ( = puheenjohtajan sijainti) ja tämän lisäksi kutsussa on hyvä tuoda  selkeästi esille, että lippukunnan hallitus esittää jäsenille voimakkaan toiveen, että jäsenet osallistuisivat kokoukseen ensisijaisesti etäyhteydellä voimassa olevien kokoontumisrajoitusten puitteissa COVID -19 takia. Normaalioloissa voidaan kokouspaikalle luonnollisesti tulla.

Onko jäsenille tarjottava mahdollisuutta osallistua kokoukseen fyysesti paikan päällä? Jos on esimerkiksi vaikeuksia käyttää laitteita tai niitä ei ole?

Kyllä. Kokouskutsussa kannattaa tuoda selkeästi esille, että mikäli jäsenellä on hankaluuksia tai suoranainen este osallistua kokoukseen etäyhteydellä, kehotetaan häntä matalalla kynnyksellä olemaan yhteydessä kokouksen järjestäjiin. Tällöin voidaan yhdessä miettiä mahdollisia ratkaisuja ongelman ratkaisemiseksi. Voidaan miettiä esimerkiksi laitelainaa. Jäseninä voi myös olla henkilöitä, joilla on haasteita digilaitteiden käyttöön liittyen, tällöin ns. digiavustajalle ei ole mitään estettä. Tällaiset tapaukset ovat tänä päivänä kuitenkin melko harvinaisia ja osallistumishaasteet koskevat  muutamia jäseniä. Asia tulee kuitenkin ottaa huomioon etäkokousta järjestettäessä!