Tässä kirjoituksessa esitellään testattu ja toimivaksi havaittu konsepti ryhmän etäkokouksen järjestämiseen. Vaikka varsinaiselle etäpartiolle ei lippukunnassa olisikaan tällä hetkellä tarvetta, silti voi kokeilla välillä vaihtoehtona ryhmän kokouksen vetämistä etänä. Voi myös miettiä, onko jokin aihepiiri sellainen, että sen käsittely saattaisi jopa onnistua helpommin etäkokouksen kautta.
Etäpartio voi olla mitä tahansa partiotoimintaa, jossa ryhmän jäsenet eivät ole fyysisesti samassa paikassa. Tässä jutussa keskitytään erityisesti etäpartion malliin, jossa ryhmän jäsenet ovat yhteydessä toisiinsa etäyhteyden kautta.
Etäpartion järjestämiseen tarvitaan sopiva alusta, joita on lukuisia erilaisia. Vaihtoehtoja etäkokousalustaksi ovat esimerkiksi Zoom, Teams, Skype ja Jitsi. Muistattehan, että lippukunnan on mahdollista saada käyttöön partion O365-tunnukset, joilla onnistuu Teams-kokouksen järjestäminen, lisätietoa O365-tunnuksista saat täältä. Ryhmän jäsenillä ei välttämättä tarvitse olla omia tunnuksia, riittää kun kokouksen järjestäjällä on tunnukset.
Etäkokouksen suunnittelu
Tässä esimerkissä käydään läpi, kuinka järjestetään etäkokous sudenpennuille.
Etäkokouksen valmistelut on hyvä aloittaa hyvissä ajoin. Mikä on kokouksen aihe, tarvitaanko jotakin erityisiä välineitä? Jos kokoukseen aiheena on esimerkiksi maalaaminen, tarvitsee ryhmäläisillä olla paperit ja värit valmiina kokouksen alussa. Tällöin on mietittävä etukäteen, ohjeistetaanko osallistujia hankkimaan tarvittavat tarvikkeet itse vai toimittaako ryhmänjohtaja tarvikkeet osallistujille jotakin kautta? Ryhmänjohtaja tarvitsee itse tietysti myös vastaavat tarvikkeet, entä onko jotakin muuta, mitä johtajalla tulee olla saatavilla? Lisäksi tarvitaan valmiiksi liittymislinkki ja ohjeet, kuinka kokoukseen pääsee mukaan.
Keskeinen osa etukäteisvalmisteluja on osallistujien tai heidän vanhempien tiedottaminen tulevasta etäkokouksesta. Tämän voi hoitaa esimerkiksi ryhmän huoltajien yhteisen WhatsApp-ryhmän kautta. Viikko ennen kokousta vanhemmille lähetetään ennakko-ohjeet kokousta varten: kokouksen tarkka ajankohta, aihepiiri, valmistautuminen ja tarvittavat varusteet sekä liittymislinkki.
Kokouksen aikana
Kokouksen järjestäjän on hyvä olla linjoilla ajoissa ennen kokousta, esimerkiksi 10 minuuttia etukäteen. Tällöin järjestäjä voi auttaa soundcheckissä ja mahdollisissa yhteysongelmissa. Hyvä tapa testailuun on tervehtiä jokaista osallistujaa, jolloin tulee samalla tarkistettua äänet ja kamera.
Kokouksen aluksi tietysti toivotetaan osallistujat tervetulleeksi ja kerrotaan kokouksen aihe sekä aikataulu. Kokouksessa voi soveltuvin osin noudattaa normaalin ryhmän kokouksen rakennetta. Etäkokouksessakin voi vetää leikin ennen illan varsinaisen ohjelman alkua. Yksi sopiva leikki on esimerkiksi ”Tuo minulle…”, jossa osallistujia pyydetään etsimään kotoaan jokin tavara ja tuomaan se näytille kameran luo. Etäkokouksessakin voi siis olla myös leikkiä ja liikettä pelkän ruudun ääressä istumisen lisäksi.
Alkumenojen jälkeen siirrytään illan pääohjelmaan, joka tässä esimerkissä on maalaaminen. Osallistujille annetaan ohjeet tehtävään: ”Maalaa unelmiesi partiokokous”. Kun tehtävä on tehty, jokainen voi esitellä kameran kautta mitä on maalannut ja kertoa maalauksestaan.
Kokous päätetään sisaruspiiriin tai muulla yhteisellä lopetuksella. Tässä vaiheessa kiitetään osallistujia ja kerrotaan jo mahdollisesti jotakin seuraavasta kokouksesta.
Huomioita ja kokemuksia etäkokouksen järjestämisestä
Etäkokouksen järjestämisen yhden mahdollisen haasteen aiheuttavat tarvittavat laitteet ja internet-yhteydet: löytyykö kaikilta kotoa tarvittavat valmiudet kokoukseen osallistumiseen. Etenkin nuorimmat ikäkaudet saattavat tarvita etäkokoukseen liittymiseen vanhempien apua. Osalla etäkokousalustoista on ikärajoja, mikä kannattaa ottaa huomioon nuorimpien ikäkausien kanssa.
Partiotoiminnan keskeisistä piirteistä erityisesti luonnossa toimiminen voi olla haastavaa toteuttaa etäkokouksen muodossa. Jos etäkokouksia jatketaan yhtäjaksoisesti pidempään, on hyvä miettiä myös, miten luontoa ja ulkotoimintaa saataisiin tuotua kokouksiin mukaan.
Jotkut etäkokouksia järjestäneet ovat saattaneet huomata, että tehokas kokouksen pituus on lyhyempi verrattuna perinteiseen livekokoukseen. Jos ryhmä on normaalisti pitänyt tunnin kokouksia, voi etäkokouksen mitaksi riittää 45 minuuttia, tai jopa 30 minuuttia.
Joskus voi käydä myös niin, että johtajalla itsellään on ongelmia laitteissa tai yhteyksiä. Tähän voi miettiä valmiiksi jonkin varasuunnitelman, mitä osallistujat tekevät silloin, jos johtaja putoaa linjoilta. Mahdollisuuksien mukaan kokouksessa voi olla mukana myös kaksi johtajaa, joista toinen keskittyy ohjelman vetämiseen ja toinen auttaa, jos esimerkiksi jollakin on ongelmia päästä linjoille mukaan.
Ensimmäiset etäkokoukset eivät välttämättä suju kommelluksitta, mutta kannattaa rohkeasti lähteä kokeilemaan etäkokousten vetämistä, tekemällä oppii tässäkin. Etenkin poikkeusolosuhteissa on tärkeää, että lapsilla ja nuorilla on mahdollisuus osallistua partiotoimintaan tavalla tai toisella. Välillä itselleen asettamaansa rimaa kannattaa myös laskea, teet silti varmasti hienoa työtä ryhmänjohtajana!
Tämä juttu on kirjoitettu osittain Jussi Tiihosen vetämän Näin johdat ryhmää etänä -iltateen pohjalta. Iltateen tallenteen löydät Youtubesta.
Iltateen esitysmateriaali löytyy täältä: Näin johdat ryhmää etänä
Lisää vinkkejä etäpartion järjestämiseen
Etäpartion toimintavinkit (Padled)
Etäpartio partio-ohjelma.fi:ssä
