Sääntömääräinen vuosikokous kuuluu yhdistyksen vuosikelloon ja helpoimmillaan sujuu kuin vettä vaan! Tästä blogista löydät ohjeet ja vinkit kokousta varten sekä ohjeet siihen, jos lippukunnan keskeisille pesteille ei löydy kokouksessa jatkajaa.
Lippukunta on yhdistys, jossa päätöksiä tehdään virallisissa sääntömääräisissä vuosikokouksissa. Kokousten määrä toimikauden aikana, niissä käsiteltävät asiat ja niiden ajankohdat selviävät lippukunnan säännöistä.
Perusohjeet ja vinkit vuosikokoukseen löydät partion nettisivuilta www.partio.fi/saantomaaraiset-kokoukset/.
Lyhyesti
- Muistakaa kutsua kokous ajoissa koolle. Lippukunnan säännöissä määritellään tarkemmin, miten ja milloin kokouskutsut tulee lähettää
- Pyrkikää löytämään kokoukselle hallituksen ulkopuolinen puheenjohtaja, se on hyvän hallintotavan mukaista. Puheenjohtajaksi voitte kysyä esim. vanhaa lippukunta-aktiivia, partiolaisen huoltajaa tai tarjota mahdollisuutta vaeltajalle harjoitella kokouskäytäntöjä tutussa ympäristössä
- Miettikää, haluatteko hoitaa kokoukset kokouksina vai liittää mukaan johtajahuoltoa tai toimintaa aikuisille. Voitte kokouksen jälkeen nauttia hyvästä ruuasta tai pitää kokouksen saunan pukkarissa ennen saunailtaa. Vinkkejä johtajahuoltoon.
- Voitte pitää kokouksen etänä tai läsnä. Kesällä 2022 voimaan tulleen lain mukaan yhdistykset voivat hallituksen päätöksellä sallia etäosallistumisen yhdistyksen kokoukseen, ellei sitä ole yhdistyksen säännöissä erikseen kielletty.
- Lukekaa lippukunnan säännöt tarkasti läpi ennen kokousta. Näin voitte varautua jo etukäteen mm. äänestämiseen tai uuden kokouksen koolle kutsumiseen
Kokouksen kulku
Kokouksen kulkua varten voitte katsoa tarkemmat ohjeet ja neuvot partion nettisivuilta www.partio.fi/kokouksen-kulku/
Mitä jos lippukunnan keskeisille pesteille ei löydy jatkajaa?
Vuosikokouksessa usein valitaan sääntöjen mukaan puheenjohtaja, uusi hallitus ja täytetään muut tärkeät pestit. Mitä tehdä, jos uusia innokkaita pesteihin ei löydy?
Tarkistakaa ensin lippukunnan säännöistä, mitkä pestit ovat sääntöjen mukaan valittava vuosikokouksessa. Nämä pestit kannattaa pyrkiä täydentämään ensisijaisesti, jotta lippukunnan toiminta on sääntöjen mukaista. Näistä pesteistä yhdistyksen puheenjohtaja eli lippukunnanjohtaja on yleensä tärkein.
Yhdistyslain mukaan hallituksen minikoko on kolme henkilöä ja sillä on oltava puheenjohtaja. Kunkin lippukunnan hallituksen koko määritellään lippukunnan säännöissä. Puheenjohtajan on lain mukaan oltava vähintään 18-vuotias ja hallituksen jäsenen vähintään 15-vuotias. Hallituksen on vähintään huolehdittava siitä, että yhdistyksen kirjanpito on lainmukainen ja varainhoito on luotettavalla tavalla järjestetty.
- Esimerkiksi jos uutta lippukunnanjohtajaa ei löydy vuosikokouksessa, tämänhetkinen hallitus on toiminnasta vastuussa, kunnes uusi lippukunnanjohtaja löytyy.
- Jos vuosikokouksessa pesti jää täyttämättä, pitää kokouksen kutsua koolle uusi ylimääräinen vuosikokous sääntöjen mukaisesti. Ylimääräisiä vuosikokouksia voidaan kutsua koolle niin kauan, kun uusi lippukunnanjohtaja löytyy ja pesti täytetään.
- Käytännössä kannattaa miettiä, milloin uusi lippukunnanjohtaja olisi todennäköisesti löytynyt. Ennen kokousta kannattaa jättää aikaa lisärekrytoinnille ja lippukunnan sisäiselle suunnittelulle pestin täyttämiseksi.
- Lippukunnan perustoiminta voi jatkua normaalisti, vaikka lippukunnanjohtajaa ei olisi pestattu tai kaikkia pestejä ei olisi täytetty.
- Hallituksen ja johtajiston kanssa kannattaa sopia väliaikaisesta työnjaosta. Näin tehtävät eivät jää roikkumaan tai kasaannu muutamalle henkilölle, jos uusia henkilöitä ei pesteihin kokouksessa löydetä.
Pesteihin rekrytointi
Jakajaa hallituksen ja johtajiston kesken rekrytointivastuut! Sopikaa, kuka on yhteydessä kehenkin ja kuka ottaa vastuulleen esim. pesti-ilmoituksen kirjoittamisen. Tarkoituksen mukaista ei ole, että edeltäjä koettaa löytää yksin itselleen jatkajaa.
- Mainostakaa pestejä soittamalla jokaiselle lippukuntanne yli 15-vuotiaalle jäsenelle, myös niille, jotka eivät enää ole aktiivisesti toiminnassa mukana. Soittovastuu on hyvä jakaa hallituksen kesken. Järjestäkää esim. yhteinen soittoilta.
- Jos kiinnostusta pestiä kohtaan ei löydy, kysykää miksi? Onko mitään tapoja, miten pestiä voisi muuttaa, jotta henkilö ryhtyisi siihen?
- Onko teillä tiettyjä jäseniä, jotka sopisivat pestiin erityisen hyvin? Keskustelkaa myös heidän kanssaan, voiko pestiä muokata (esim. vastuiden jakaminen laajemmin hallituksen tai johtokolmikon kesken) heille sopivammaksi? Onko heillä jotain tiettyjä esteitä tai ennakkoluuloja pestiin liittyen minkä vuoksi eivät ryhdy pestiin, ja voidaanko asialle tehdä jotain?
- Jos vastuu ja pestin koko on kynnyskysymys, voisitteko harkita paripestiä (lippukunnanjohtaja + lippukunnanjohtajan apulainen), jossa jaetaan vastuut? Tehtäviä voidaan jakaa myös koko johtokolmikon tai hallituksen kesken ja hallitus voi rohkeasti suunnitella omalle lippukunnalle sopivat työnjaot. Työnjaossa kannattaa ottaa huomioon erilaiset elämäntilanteet, ajankäyttö, osaaminen ja kiinnostuksen kohteet. Kirjatkaa työnjako selkeästi johonkin ylös.
Mitä tehdä tulevaisuudessa toisin?
On myös tärkeää pohtia hallituksen kesken miksi isoihin pesteihin tai muihin vastuutehtäviin ei hakeuduta. Lippukunnan jatkuvuuden kannalta olisi tärkeää, että lippukunnassa olisi aina muutama henkilö, jota voisi kiinnostaa vastuutehtävä ja kenellä olisi mahdollisuus harjoitella pestiä jo nuorena, esim. paripestin kautta.
Tässä työkaluna kannattaa käyttää johtajiston kesken pestipolkukortteja, joiden kautta on helpompi suunnitella tulevaa ja sanottaa omia kiinnostuksen kohteita. Materiaalit löytyvät sähköisenä www.partio.fi/Pestipolkukortit_2022-2.pdf ja lisäksi ne on saatettu jakaa lippukunnalle omaksi.
Isoista pesteistä saattaa ulospäin näkyä suuri vastuu ja pestin suuruus voi pelottaa. Tämän vuoksi olisi hyvä tuoda esille mitä kaikkea pestistä saa ja jakaa tätä johtajiston kesken. Esimerkkejä ovat mm. johtamiskokemus, koulutusmahdollisuudet, vastuunkanto, vuorovaikutustaidot ja tärkeä vapaaehtoistyö paikallisten lasten ja nuorten hyvinvoinnin edistämiseksi. Kannattaa myös mainita, että lippukunnan keskeisiin pesteihin on tarjolla koulutus sekä hallituksen että piirin tuki.
Kun uudet tyypit on löydetty
Valmistelkaa uusia pestattuja varten perehdytyssuunnitelma, johon voitte kirjata vastuut perehdyttämisestä sekä uuden pestatun tukemisesta ja auttamisesta. Perehdytykseen kannattaa hyödyntää edellisen pestissä toimineen osaamista ja tietoutta. Aikatauluttakaa pestikeskustelut ja pitäkää ne!
Ohjatkaa uudet pestatut koulutuksiin. Lisäksi johtokolmikoille ja hallitukselle suositellaan pestikohtaista koulutusta.
Merkitkää uudet pestit kuksaan ja huolehtikaa uusille tekijöille tunnukset ja oikeudet erilaisiin palveluihin, kuten pilvipalveluihin ja pankkiin. Lisäksi varmistakaa, että uudet tekijät löytävät tiedon äärelle, kuten WhatsApp-ryhmiin.
Peukkuja kokouksiin! Hankalissa paikoissa voit aina olla yhteydessä myös toimistolle oman alueen työntekijään.
