Kokouksen kulku

Puheenjohtaja

Puheenjohtajaksi kannattaa valita sellainen henkilö, joka tuntee hyvin yhdistyksen säännöt, yhdistyslain ja kokoustekniikan vaatimukset. Yhdistyksen puheenjohtajaa ei valita vuosikokouksen puheenjohtajaksi varsinkaan silloin, kun käsitellään vastuuvapautta. Valittu puheenjohtaja siirtyy johtamaan kokousta välittömästi valintansa jälkeen tai sitten, kun kokouksen järjestäytyminen on kokonaan suoritettu. kokouksen puheenjohtajan vastuulla on myös pöytäkirjan sisältö.

Kokouksella tarkoitetaan tilaisuutta, johon on kokoontunut useita henkilöitä keskustelemaan  ja  tekemään päätöksiä  määrämuotoisten  menettelytapojen  eli  kokoustekniikan mukaan. Lippukunnan kokousten sujumista  auttaa  hyvän  kokoustekniikan  noudattaminen. Myös hallituksen kokouksissa kokoustekniset käytännöt auttavat jämptiin  päätöksentekoon.  Silloin  kokoukset  eivät  myöskään  suotta  veny  asioissa  rönsyilemisen vuoksi.

Kokousten keskeiset periaatteet

  • Puheenjohtaja ei tee päätöksiä, vaan kokouksen osanottajat tekevät ne yhdessä. Puheenjohtajan ääni ratkaisee vain silloin, kun muut äänet menevät tasan.
  • Nuijankopautus merkitsee, että yhteinen päätös on syntynyt.
  • Oikeita menettelytapoja ovat ne, jotka kokous on hyväksynyt. Kokouksen osanottajat voivat puuttua kokouksen menettelytapoihin työjärjestyspuheenvuorolla. Jos kokouksen osanottaja tekee puheenjohtajan ehdotuksesta poikkeavan menettelytapaehdotuksen ja ehdotusta kannatetaan, on äänestämällä päätettävä, kumpaa menettelytapaa käytetään.

Alkutoimet

  1. Kokouksen avaus
    Kokouksen  avaa  yleensä  yhdistyksen  puheenjohtaja. Hän avaa kokouksen kolmella nuijan kopautuksella ja julistaa  kokouksen  avatuksi.  Monesti  puheenjohtaja pitää pienen puheen, joka päättyy kokousosanottajien tervetulleeksi toivottamiseen.
  2. Kokouksen järjestäytyminen
    Kokoukselle valitaan tarpeelliset kokousvirkailijat.
  3. Laillisuus ja päätösvaltaisuus
    Kokouksessa  todetaan,  onko  kutsu  toimitettu  sääntöjen  edellyttämällä  tavalla  ja  riittävän  ajoissa  ja  onko kokouskutsussa  esitetty  lain  ja  sääntöjen  määräämät asiat.  Kokous  on  laillinen,  kun  on  toimittu  sääntöjen edellyttämällä  tavalla.  Päätösvaltaisuudesta  ei  yleensä säännöissä mainita. Silloin yleisenä käytäntönä on, että päätösvaltaisuuteen  tarvitaan  vähintään  kolme  läsnäolijaa.  Heistä  yksi  toimii  puheenjohtajana  ja  kaksi muuta  pöytäkirjantarkistajana.  Jos  kokous  pidetään vastoin sääntöjä, voidaan sen tekemät päätökset osoittaa väärin tehdyiksi ja mitätöidä.

    Sihteeri

    Sihteeriksi valitaan yhdistyksen sihteeri tai joku muu kokouksen valitsema henkilö. Sihteerin tehtävänä on pöytäkirjan kirjoittaminen ja puheenjohtajan auttaminen kokouksen johtamisessa, esim. puheenvuoropyyntöihin liittyvissä järjestelyissä.

  4. Esityslistan hyväksyminen
    Esityslista on kokouksessa käsiteltävien asioiden luettelo, jossa tarkasti määriteltynä pitäisi olla päätösesityksetkin (liitteet 2 ja 3). Esityslista voidaan liittää kokouskutsuun sekä lisäksi jakaa kokouksessa kaikille osanottajille  tai  heijastaa  seinälle tykillä.
    Tässä kohdassa kokousedustajat voivat ehdottaa esityslistaan muutoksia, esimerkiksi jonkin asian käsittelemistä kokouksen eri vaiheessa kuin alkuperäisessä esityslistassa. Seuraavista asioista on oltava maininta kokouskutsussa, joten niitä ei voida lisätä esityslistalle enää kokouksen aikana:

    • sääntömuutos
    • kiinteistön luovuttaminen tai kiinnittäminen lainan vakuudeksi
    • huomattavan omaisuuden luovuttaminen
    • äänestys- tai vaalijärjestyksestä päättäminen
    • hallituksen, sen yksittäisen jäsenen tai tilintarkastajan valitseminen tai erottaminen
    • tilinpäätöksen vahvistaminen ja vastuuvapauden myöntäminen
    • yhdistyksen purkaminen
    • muu näihin verrattava asia
  5. Ilmoitusasiat

Ilmoitusasiat ovat nimensä mukaisesti tiedotusluonteisia, ei päätösasioita.

Ääntenlaskijat

Ääntenlaskijoiden tehtävänä on laskea äänet, mikäli asioista äänestetään tai pidetään henkilövaali.

Päätökset

Sääntömääräisten vuosikokousten asiat on mainittu yhdistyksen säännöissä. Muissa kokouksissa käsiteltävät asiat voivat olla monenlaisia aina kameran hankkimisesta lausuntoon kunnan harrastusmahdollisuuksista.

Päätösasioissa asian esittelijä tai kokouksen puheenjohtaja

  • kertoo, mistä asiasta on kyse, ja selostaa valmisteluvaiheet
  • kertoo ratkaisuvaihtoehdot ja päätökseen vaikuttavat seikat
  • kuvailee, millä menetelmällä päätöstä tehdään
  • tekee pääehdotuksen käsittelyn pohjaksi

Tätä seuraa keskustelu, jonka aikana kokouksen osanottajat kommentoivat esitystä ja tekevät mahdollisesti muita päätösesityksiä puheenjohtajan myöntämillä puheenvuoroilla.  Keskustelun  aikana  syntyvät  ainekset päätöksentekoon. Jos  asian  käsittelyssä  joudutaan  äänestykseen, pääehdotus on aina siinä mukana.

Puheenvuoroissa voidaan

  • tiedustella jotakin ehdotukseen liittyvää asiaa
  • tehdä uusi ehdotus
  • kannattaa tehtyä ehdotusta (ilman kannatusta uutta ehdotusta ei käsitellä enempää)
  • arvostella tai vastustaa
  • esittää ponsi
  • peruuttaa puheenvuoropyyntö
  • esittää työjärjestyspuheenvuoro, jossa esitetään tauon pitämistä, päätöksenteon lykkäämistä tai puheenvuorojen rajoittamista tai arvostellaan puheenjohtajan toimintaa.

Työjärjestyspuheenvuoro  on  otettava  heti  käsittelyyn. Työjärjestyspuheenvuoron saa sanomalla esim. seuraavasti: ”Puheenjohtaja, työjärjestykseen!”

Kun kaikki pyydetyt puheenvuorot on käytetty, puheenjohtaja päättää keskustelun ja napauttaa nuijalla pöytään. Keskustelu on päätettävä, vaikka puheenvuoroja ei pyydettäisi yhtäkään.

Puheenjohtajan tehtävänä on varmistaa, että päätökseksi tulee kokouksen mielipide. Jos ehdotuksia on vain yksi, tilanne on selvä. Mikäli äänestyskelpoisia (kannatettuja) esityksiä on kaksi tai useampia, joudutaan äänestämään. Puheenjohtaja tekee ehdotuksen äänestystavasta,  jonka kokous joko hyväksyy tai valitsee tilalle muun äänestystavan. Puheenjohtaja muotoilee kokouksen päätöksen ja vahvistaa sen nuijan kopautuksella.

Päätöksen vastustaminen ja eriävä mielipide

Aina kaikki kokouksen osanottajat eivät sulata jo tehtyä päätöstä. Jos jonkun mielestä on tehty väärä päätös tai toimittu päätöstä tehtäessä väärällä tavalla, hän voi pyytää puheenvuoron ja esittää vastalauseen tai eriävän mielipiteen. Sekä vastalause että eriävä mielipide vapauttavat esittäjänsä päätökseen liittyvästä vastuusta. Päätös voidaan kuitenkin panna  käytäntöön, vaikka sitä olisikin vastustettu.

Jos kokousedustaja on eri mieltä  päätöksestä,  hän  voi jättää asiasta siis eriävän mielipiteen. Se ilmoitetaan tavallisesti  suullisesti asian päätöksen yhteydessä ja sihteeri merkitsee sen pöytäkirjaan. Vastalause pitää tehdä lisäksi kirjallisesti ja toimittaa sihteerille kokouksen jälkeen, mutta kuitenkin ennen pöytäkirjan tarkastamista. Vastalauseeseen kirjoitetaan ne perusteet, joita puheenvuoron käyttäjä on käyttänyt kokouksessa suullisesti. Vastalauseella voi olla yksi tai useampia allekirjoittajia.

Lopetusasiat

Pöytäkirjan-tarkastajat

Pöytäkirjantarkastajien tehtävänä on seurata valppaasti kokousta ja tarkastaa myöhemmin, että kokouksen jälkeen kirjoitettava pöytäkirja vastaa kokouksen kulkua ja tehtyjä päätöksiä. Pöytäkirjantarkastajat vahvistavat pöytäkirjan nimikirjoituksillaan.

Muut asiat

Tässä vaiheessa lippukunnan jäsen voi esittää kokouksen käsiteltäväksi haluamaansa asiaa.

Kokouksen päättäminen

Puheenjohtaja päättää kokouksen nuijan kopautuksella. Tämän  jälkeen  kokous  ei  ole  enää  päätösvaltainen eikä voi tehdä päätöksiä.

Äänioikeus ja esteellisyys lippukunnan päätöksenteossa

Yhdistyslain  perusteella  (1989/1503,  25  §)  jokaisella 15 vuotta täyttäneellä on lippukunnan kaikissa kokouksissa  puhe-  ja  äänioikeus,  ellei  lippukunnan  säännöissä toisin määritellä. Tosin ikärajaa ei voida alentaa eikä änioikeutta  rajata varsinaisten jäsenten kesken siten, että vain pienellä joukolla jäseniä olisi mahdollisuus   päättää   lippukunnan   yhteisistä   asioista. On huomattava, että kaikilla lippukunnan jäsenillä on rajoittamaton läsnäolo-oikeus lippukunnan kokouksissa. Läsnäolo-oikeus on niin vahva, että jos jotakuta yksittäistä jäsentä oltaisiin erottamassa lippukunnasta, hän saisi itse osallistua jopa sitä koskevaan äänestykseen.

Sen sijaan hallituksen jäsenet ja hallinnollisia tehtäviä hoitavat jäsenet eivät saa äänestää silloin, kun valitaan tai erotetaan toiminnantarkastajia,  vahvistetaan  tilinpäätös tai myönnetään vastuuvapaus, mikäli päätökset koskevat aikaa, josta on itse vastuussa. He ovat silloin niin sanotusti esteellisiä. Lippukunnan jäsen ei voi myöskään ottaa osaa päätöksentekoon, jossa on kyse hänen ja lippukunnan välisestä sopimuksesta tai muusta asiasta, jossa lippukunnan ja hänen etunsa ovat ristiriidassa.

Sellaisessa lippukunnan kokouksessa, jossa sekä valitaan  toiminnantarkastaja että päätetään tilinpäätöksen vahvistamisesta ja vastuuvapauden myöntämisestä, saattaa joskus olla paikalla vain edellä mainittuja esteellisiä henkilöitä. Silloin ei noudateta esteellisyyssäädöksiä, sillä lippukunnan kokoukselle kuuluvat päätökset tulee voida tehdä  kokouksessa, joka on laillisesti kutsuttu koolle.