Toiminnan laajentaminen voi tarkoittaa uutta koloa, tai uuden ryhmän toiminnan käynnistämistä jollain uudella alueella. Toimet ovat hyvin samantyyppiset ja projektissa kannattaakin olla joustoa lopputuloksen suhteen. Vaikka tavoitteena olisikin uuden kolon perustaminen, jos sopivaa tilaa ei heti löydy, voi uuden ryhmän aloittaminen uudelle alueelle olla ensimmäinen askel toiminnan laajentamiseen. Jokainen uusi alue, jonne viedään partiotoimintaa, on plussaa sen alueen lapsille ja nuorille!
Lippukunnan toiminnan laajentamiseen on hyvä varata aikaa ja mahdollisuuksien mukaan erillinen projektiryhmä. Projektiryhmään voi rekrytoida esimerkiksi huoltajia ja entisiä lippukunta-aktiiveja. Projektisuunnitelman runkona voi käyttää alla olevaa tehtävälistaa ja sen mukaan suunnitella aikataulua projektille. Jos haaveissa on toiminnan käynnistäminen uudella alueella esimerkiksi alkusyksystä, on hyvä ryhtyä suunnitteluhommiin jo hyvissä ajoin keväällä.
Tarvekartoitus
- Toimintaa kannattaa laajentaa alueille,
- joilla on lapsia ja nuoria, mutta ei vielä partiota
- joissa on runsaasti uudisrakennustuotantoa tiedossa.
- Voitte pyytää piiritoimistolta apua sopivan alueen löytämiseksi. Partiossa on olemassa dataa esimerkiksi siitä, minkä verran eri alueilla on partiolaisia suhteessa alueen lasten ja nuorten kokonaismäärään.
- Keskustelkaa naapurilippukuntien kanssa suunnitelmistanne, mikäli haluatte laajentaa toimintaa lähelle toisen lippukunnan toiminta-aluetta. Piiritoimistolta voitte pyytää apua keskustelun käymiseen.
- Perustakaa erillinen projektiryhmä, jonka vastuulla laajentumisprojektin edistäminen on.
- Kysykää johtajilta, olisiko joku kiinnostunut vetämään sivukoloprojektia.
- Ottakaa yhteyttä pestittömiin aikuisiin, entisiin lippukunta-aktiiveihin sekä huoltajiin ja rekrytoikaa heidän joukostaan ryhmään jäseniä.
- Rekrytointi kannattaa tehdä avoimella viestinnällä ja henkilökohtaisilla kyselyillä.
- Voitte testata ennakkoon, löytyykö uudelta alueelta partiosta kiinnostuneita.
- Järjestäkää partion esittelytapahtuma esimerkiksi kaupunginosatapahtuman, leikkipuiston tai eskari- tai kouluvierailun yhteydessä.
- Tutustu partioon –rastirata Pohjanmaan Partiolaisten nettisivuilla
- Perhepartiopäivän materiaalit partion sharepointissa (vaatii kirjautumisen)
- Ideoita markkinointitapahtumiin partion nettisivuilla
- Materiaalit eskarin partioviikkoon partion nettisivuilla
- Materiaali kouluvierailuun partion nettisivuilla
- Näin voitte myös kartoittaa, olisiko uudella alueella kiinnostusta uusille toimintamuodoille, esimerkiksi englanninkieliselle ryhmälle tai perhepartiolle.
- Tämä on hyödyllistä myös uusien aikuisten löytymiseksi! Voitte esimerkiksi kertoa aikuisille, että lapsille halutaan järjestää toimintaa, mutta sitä varten tarvitaan huoltajista apua ryhmien johtamiseen.
- Järjestäkää partion esittelytapahtuma esimerkiksi kaupunginosatapahtuman, leikkipuiston tai eskari- tai kouluvierailun yhteydessä.
Suunnittelu
Onko teillä valmiiksi jo tiedossa uutta tilaa? Mikäli ei, lähde näillä askeleilla liikkeelle:
- Selvittäkää tilavaihtoehtoja
- Luokaa lista mahdollisista tiloista ja toimijoista alueella. Useimmiten kolotila on saatu käyttöön seurakunnalta, kunnalta, taloyhtiöltä tai yritykseltä. Ajatelkaa tarvittaessa myös näiden vaihtoehtojen ulkopuolelta uusia tilaratkaisuja.
- Seurakunnan kappelit, seurakuntatalot, kerhotilat ja muut
- Huoltoyhtiöt ja isännöintitoimistot alueella, jotka tuntevat kerrostalojen kellarit ja muut tilat (yhteystiedot saa kerrostalojen rapuista)
- Asukastalot (asukasyhdistykset ja kaupunginosayhdistykset)
- Päiväkodit, koulut, nuorisotalot (isännöitsijät, kaupunkien tilakeskukset/palvelut)
- Lions-klubit, Martat, urheiluseurat ja muut paikallisjärjestöt
- Alueella toimivat isot firmat ja virastot (yhteys näiden kiinteistöhenkilöihin)
- Tehkää iltakävely alueella, minkä kautta voi huomata onko kerrostaloissa käyttämättömiä alakertoja, tyhjiä rakennuksia tai muita houkuttelevia kohteita. Kaupungilta tai kunnalta yleensä saa tiedon siitä, kuka tilan omistaa.
- Netistä hyödyntäkää esimerkiksi oikotie.fi-sivustoa ja asuinalueen nimeä googlaamalla voi löytyä vielä vaikka mitä
- Pyytäkää huoltajat mukaan tilan etsintöihin. Heillä voi olla uusia ideoita tai yhteyksiä eri paikkoihin.
- Luokaa lista mahdollisista tiloista ja toimijoista alueella. Useimmiten kolotila on saatu käyttöön seurakunnalta, kunnalta, taloyhtiöltä tai yritykseltä. Ajatelkaa tarvittaessa myös näiden vaihtoehtojen ulkopuolelta uusia tilaratkaisuja.
- Mikäli täysin omaa tilaa ei ole tarjolla, selvittäkää mahdollisia toimijoita, joiden kanssa voisi jakaa tilan.
- Olisiko alueella esimerkiksi järjestö, jonka toiminta sijoittuu muuhun aikaan kuin teidän viikkotoimintanne ja täten tilan jakaminen voisi onnistua?
- Esimerkiksi koulujen ja päiväkotien tilojen hyödyntäminen ilta-aikaan
- Ryhmän voi myös perustaa ilman tiedossa olevaa tilaa
- Viikkotoimintaa voi myös järjestää kokonaan lähimetsässä tai puistossa
- Riittäisikö pelkkä varastotilan lisääminen?
- Lue lisää vinkkejä kolotilan etsimiseen partion nettisivuilta
- Kun yksi tai useampi sopiva tilavaihtoehto on löytynyt, olkaa yhteydessä tilasta vastaavaan tahoon
- Olkaa rohkeasti yhteydessä toimijoihin, eikä kannata lannistua, vaikka heti ensimmäisellä soitolla tai sähköpostilla asia ei vielä selviäisi
- Kannattaa myös pohtia, onko uuden kolotilan kohdalla tarvetta varastotilalle (tilan yhteydessä tai erillään)
- Suunnitelkaa uuden tilan ja hankintojen rahoitus
- Olkaa yhteydessä taustajärjestöihin/-yhteisöihin ja selvittäkää, olisiko heiltä saatavissa tukea uuden tilan kuluihin
- Kartoittakaa erilaiset varainkeruumahdollisuudet
- Lippukunnan varainhankinnasta partion nettisivuilla
- Ideoita varainhankintaan partion nettisivuilla
- Kartoittakaa muut rahoitusmahdollisuudet
- Suunnitelkaa kolojen välinen yhteistyö ja sopikaa käytännöistä jo suunnitteluvaiheessa
- Pohtikaa, onko toinen kolo ns. pääkolo, jossa enemmän tarvikkeita
- Sopikaa, kuka huolehtii uudelle kololle perustarvikkeet – molemmilla koloilla on oltava toiminnan edellyttämät perustarvikkeet
- Hankkikaa uudelle kololle partiomaisia koristeita tilan sallimissa rajoissa
- Sopikaa, kenellä on avaimet koloille, jos jotain pitää hakeakin toiselta
- Päättäkää, missä varusteita säilytetään – vain toisella kololla vai molemmilla
- Sopikaa, kenen vastuulla on kolojen käyttöluvat
- Huomioikaa, että eri koloilla on eri yhteyshenkilöt (esim. vahtimestarit) ja todennäköisesti eri käytännöt
- Viestikää kolojen materiaalit, avainten haltijat ja muut käytännön asiat selkeästi käyttäjille
- Lippukunta vastaa kaikkien toimipisteiden taloudesta
- Tarkistakaa lippukunnan talousohje ja tehkää tarvittaessa muutoksia huomioidaksenne uuden toiminta-alueen ja tilan vaikutukset
- Mikäli toiminta on eri kuntien alueella, varmistakaa avustukset ja niiden huomioiminen kirjanpidossa sekä raportoinnissa
- Päivittäkää taustayhteisösopimus, jos siihen on tarvetta
- Kartoittakaa mahdolliset johtajat ja kysykää heitä mukaan
- Kontaktoikaa ja pyytäkää mukaan vanhoja sekä muualle siirtyneitä partiolaisia
- Piiritoimistolta voidaan selvittää näiden partiolaisten yhteystiedot ja välittää lippukunnan tekemä kutsuviesti eteenpäin
Toiminnan käynnistäminen
- Sopikaa käytännön asioista, kuten avaimista ja kulkuoikeuksista, tilan omistajan kanssa
- Suunnitelkaa uuden toiminnan markkinointi. Tässä muutama hyväksi havaittu keino:
- Järjestäkää markkinointi- ja rekrytointitapahtuma uuden kolonne tai toiminta-alueellanne
- Markkinoikaa uutta toimintaa sosiaalisessa mediassa ja paikallislehdissä
- Mainostakaa toimintaanne alueen esikouluissa ja kouluilla. Käykää vierailuilla ja mainostakaa toimintaa ilmoitustauluilla ja muulla viestinnällä.
- Järjestäkää kaikille avoimet tupaantuliaiset uuteen tilaanne
- Markkinointitapahtumissa on hyvä kerätä toiminnasta kiinnostuneiden yhteystiedot ja pitää heidät ajan tasalla toiminnan käynnistämisestä.
- Tarkemmat ohjeet markkinoinnin suunnittelun tueksi löydät verkkosivuiltamme:
- Ohjeita markkinointitapahtumaan partion nettisivuilla
- Valmiita viestintäpohjia partion materiaalipankissa
- Suunnitelkaa, miten uusia johtajia tuetaan sekä miten tiedon jakaminen ja yhteistyö toisissa toimipisteissä toimivien johtajien kanssa toteutetaan.
- Järjestäkää uusille aikuisille Tervetuloa partioon -kurssi. Tähän voitte pyytää myös piiriltänne tukea.
- Perehdyttäkää johtajat toimintatapoihinne ja tarjotkaa heille mahdollisuuksia osallistua heidän pestiään tukeviin koulutuksiin
- Tehkää tarvittavat lisämateriaalihankinnat uutta toimintaa varten
- Kerätkää ilmoittautumiset uuteen toimintaan. Pohtikaa, käytättekö Kuksaa vai voiko toimintaan ilmoittautua myös muuta kautta
- Viestikää kaikille kiinnostuneille kokousajoista ja toiminnasta
- Lopuksi pitäkää ryhmien ensimmäiset kokoukset
Toimintaansa laajentaneet lippukunnat painottivat, että kannattaa kiinnittää erityistä huomiota siihen, että kaikkien kolojen toimijat ovat saman viestinnän piirissä.
- Järjestäkää lippukunnan yhteisiä asioita tasaisesti eri tiloissa (ellei sitten yksi tila sovellu parhaiten kokouksille)
- Huolehtikaa uusien aikuisten tuen jatkuvuudesta
- Verkostoitukaa osaksi uuden alueen yhteisöä tekemällä yhteistyötä eri tahojen kanssa
