Lippukunnan paperityöt

Lippukunnan johtamiseen liittyviä paperitöitä pidetään usein pakollisena pahana. Yhdistyksen johtamiseen kuuluu sekä lakivelvoitteisia että hyvän hallintotavan mukaisia paperitöitä, jotka on hoidettava. Asiallisesti hoidetut paperiasiat palkitsevat lippukunnan! Kun paperihommat on kunnossa, on toiminta laillista, avointa ja helposti valvottavaa.

Pähkinänkuoressa

  • Pöytäkirjaa on pidettävä sekä lippukunnan että hallituksen kokouksista.
  • Pöytäkirjoja ja muita hallinnon materiaaleja tulee säilyttää asianmukaisesti.
  • Pöytäkirjan ote tehdään tarvittaessa esim. pankkia tai yhdistysrekisteriä varten.
  • Asiakirjat ovat julkisia lippukunnan jäsenille.

Pöytäkirjat

Hallintoon liittyy paljon kokouksia, joissa tehdään toimintaan, talouteen ja valvontaan liittyviä päätöksiä. Kaikki nämä päätökset on kirjattava. Päätökset kirjataan pöytäkirjaan. Pöytäkirja voi olla laaja keskustelupöytäkirja, josta käy ilmi kaikki puheenvuorot. Se voi yhtä hyvin olla niukempi päätöspöytäkirja, johon merkitään vain päätökset ja äänestykset. Äänestyksistä on aina merkittävä kaikki äänestyksen kohteena olevat ehdotukset ja annetut äänet.

Lippukunnan kokous

Lippukunnan kokouksista pidetään aina joko keskustelu- tai päätöspöytäkirjaa. Mallia voi ottaa pöytäkirjamalleista (linkki). Mikäli kokouksessa käsitellään laajoja kirjallisia esityksiä, kuten sääntömuutoksia, täytyy ne laittaa erillisiksi liitteiksi pöytäkirjaan. Kyseisen pykälän kohdalla viitataan liitteeseen. Myös eriävät mielipiteet on kirjattava pöytäkirjaan.

Puheenjohtajan ja vähintään kahden kokouksessa läsnä olleen on todettava pöytäkirja kokouksen kulun mukaiseksi. Tämä vahvistetaan nimikirjoituksilla. On hyvien tapojen mukaista, että myös kokouksen sihteeri pöytäkirjan laatija vahvistaa pöytäkirjan allekirjoituksellaan.

Hallituksen kokous

Lippukunnan hallituksen kokouksissa on puhetta johtaa useimmiten lippukunnanjohtaja ja pöytäkirjaa pitää sihteeri. Myös hallituksen kokouksissa eriävät mielipiteet on kirjattava pöytäkirjaan.

Pöytäkirjan malli löytyy mallipöytäkirjasta. Puheenjohtaja ja sihteeri vahvistavat pöytäkirjan allekirjoituksillaan. Usein on tapana, että hallituksen kokousten pöytäkirjat tarkistetaan hyväksymällä ne seuraavassa kokouksessa. Samalla voidaan valvoa ja seurata, mitkä kaikki päätetyistä asioista ovat toteutuneet. Kokouspöytäkirjat kannattaa toimittaa hallituksen jäsenille pian kokouksen jälkeen, jotta pöytäkirjaa voi pitää muistilistana sovituista hommista.

Pöytäkirjan ote ja jäljennös

Pöytäkirjan ote on varsinaisesta pöytäkirjasta lainattu ote. Se on erillinen asiakirja, jota saatetaan tarvita esimerkiksi pankkiin tilinkäyttöoikeuksien ja yhdistysrekisteriin sääntöjen muuttamista varten. Pöytäkirjan ote voidaan antaa vain tarkastetusta pöytäkirjasta. Kokousvirkailijoilla tarkoitetaan puheenjohtajaa, sihteeriä, ääntenlaskijoita, pöytäkirjantarkastajia ja asioiden esittelijöitä.

Otteesta tulee selvitä seuraavat asiat:

  • Yhdistyksen nimi
  • asiakirjan nimi
  • otteen kirjoittamispäivä
  • kokouksen aika- ja paikkatiedot, läsnä- ja poissaolijat, kokousvirkailijat
  • kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus, kokousvirkailijoiden valinta
  • päätösosasta otteeseen tarvittavat kohdat
  • puheenjohtajan, sihteerin ja pöytäkirjantarkastajien nimet ja oikeaksi todistaminen. Otteen todistaa kaksi oikeustoimikelpoista henkilöä. Monisivuinen ote todistetaan jokaiselle sivulle allekirjoituksilla.

Pöytäkirjan otteen merkitsemistavat ovat vakiintuneet. Katso tarkat merkitsemistavat pöytäkirjan otteen mallista. Mikäli pöytäkirja on erittäin lyhyt, voidaan siitä tehdä jäljennös, joka kattaa koko pöytäkirjan. Tällöin pöytäkirjasta otetaan kopio ja se todistetaan oikeaksi samalla tavalla kuin pöytäkirjan ote.

Asiakirjojen säilytys ja julkisuus

Lippukunnan asiakirjoja tulee säilyttää huolella, sillä ne ovat osa kirjanpitoaineistoa. Säilyttämisen kesto määritellään kirjanpitolaissa ja -asetuksessa. Pöytäkirjoja on säilytettävä kuluvan vuoden lisäksi vähintään kuuden vuoden ajalta.
Pöytäkirjojen ja toimintakertomusten säilyttäminen tuleville partiopolville ja historiikkien tekijöille on mielekästä. Niitä ei tulisi koskaan hävittää.

10 vuotta säilytetään:

  • Tasekirjoja ja tase-erittelyjä
  • Muita käytettyjä tilikirjoja

Vähintään 6 vuotta säilytetään:

  • Tilikauden tositteet kirjausjärjestyksessä
  • Pankkitilien tiliotteet
  • Liiketapahtumia koskeva kirjeenvaihto
  • Tilikartta
  • Kirjanpidon menetelmäkuvaus
  • Pöytäkirjat

Sihteerin ja myös muiden lippukunnan johtajien tiedonhallintaa helpottaa, kun sekä sähköinen että paperinen arkisto on hyvässä järjestyksessä. Paperit mapitetaan siististi ja välilehtien avulla aiheet erotellaan toisistaan. Sähköisessä arkistossa kannattaa panostaa asiakirjojen ja kansioiden nimeämiseen yksiselitteisesti.

Paperilla arkistoidaan ainakin

  • kaikkien vuoden kokousten (hallitus ja lippukunta) allekirjoitetut pöytäkirjat järjestyksessä (sähköinen ei riitä)
  • kaikki kokouksissa käsitellyt paperit (liitteet pöytäkirjan mukaan)
  • toimintasuunnitelmat ja -kertomukset
  • talousarvio
  • yhdistyksen säännöt
  • lippukunnan tekemät sopimukset

Arkiston suojaaminen vesi- ja homevahingoilta on tärkeää. Myös sähköisen arkiston säilyminen on syytä varmistaa ainakin yhdellä varmuuskopiolla, joka säilytetään muualla kuin sihteerin kotona tulipalon tms varalta. Pilvipalveluihin ei kannata yksistään luottaa.

Tärkeitä linkkejä