Hallinnon tarkastuksen muistilistat

Seuraavaksi ryhdytään tarkastamaan lippukunnan hallintoa sääntöjen ja pöytäkirjojen avulla ja nimenomaan tutkitaan, onko päätöksenteossa noudatettu sääntöjä ja onko toimeenpanossa noudatettu tehtyjä päätöksiä. Jäljempänä esitetyt kysymyslistat auttavat huomioimaan muistettavat asiat.

1. Pöytäkirjat

  • Onko lippukunnan kokousten (vuosikokousten) pöytäkirjat luettu?
  • Onko hallituksen (johtokunnan) pöytäkirjat luettu?
  • Onko pöytäkirjoissa asianmukaiset allekirjoitukset ja tarkastusmerkinnät?
  • Onko pöytäkirjat ja pöytäkirjojen asiakohdat toimikauden alusta juoksevasti numeroitu?
  • Ovatko kaikki pöytäkirjat ja muut asiakirjat lippukunnan hallussa? Esim. vuokrasopimukset, osakekirjat ja osuustodistukset, kiinteistön omistusoikeutta osoittavat asiakirjat, muut taloudellisesti arvokkaat asiakirjat.
  • Onko asiakirjoja säilytetty turvallisella tavalla? Turvaava säilytyspaikka on esim. pankin tallelokero.
  • Onko tietokoneella olevista tiedoista tehty varmuuskopiot, ja säilytetäänkö niitä turvallisella tavalla?
  • Ovatko aikaisempien vuosien pöytäkirjat lippukunnan hallussa tai luovutettu arkistoon?
  • Onko toimittu niin kuin on päätetty, ja onko päätöksenteossa noudatettu lippukunnan sääntöjä?

2. Toimintakertomus

  • Yhdistyslaki ei sisällä määräyksiä toimintakertomuksista, mutta seuraavia asioita on hyvä tarkkailla:
  • Onko lippukunnan säännöissä määräys toimintakertomuksen laatimisesta, ja onko sitä noudatettu?
  • Sisältääkö toimintakertomus arvion tavoitteiden toteutumisesta (vertaa toimintasuunnitelmaan)?
  • Sisältääkö toimintakertomus kuvauksen toimintavuoden aikana tapahtuneista olennaisista toimenpiteistä ja tapahtumista?
  • Vastaavatko suunnitelmat ja kertomukset toisiaan?

3. Yhdistysrekisteritiedot

Onko yhdistysrekisteriotteista tarkistettu, että henkilömuutokset ja sääntömuutokset on ilmoitettu yhdistysrekisteriin?

Yhdistyslain 48 §. Perusilmoitus

Perusilmoitus eli ilmoitus yhdistyksen rekisteröimiseksi.

  • Ilmoitus tehdään kirjallisesti lomakkeella Patentti- ja rekisterihallitukselle tai yhdistyksen kotipaikan paikallisviranomaiselle, joka toimittaa sen yhdistysrekisteriin.
  • Ilmoitukseen on liitettävä yhdistyksen perustamiskirja ja säännöt. Siinä on ilmoitettava hallituksen puheenjohtajan ja yhdistyksen nimenkirjoittajien täydelliset nimet, henkilötunnukset ja heidän kotikuntansa.
  • Nimenkirjoitusoikeutta voi rajoittaa vain yhdellä tavalla: ”Kahdella tai useammalla henkilöllä on vain yhdessä oikeus kirjoittaa yhdistyksen nimi.”

Yhdistyslain 52 §. Muutosilmoitus

Yhdistyksen sääntöjen muuttamisesta sekä hallituksen puheenjohtajan ja nimenkirjoittajan vaihtumisesta on tehtävä rekisteriin ilmoitus (muutosilmoitus). Sääntöjä muutettaessa on ilmoitukseen liitettävä muutetut säännöt. Sääntöjen muutos tulee voimaan, kun se merkitään rekisteriin.

Kun nimenkirjoittajan vaihtuminen on merkitty rekisteriin, muutoksen katsotaan tulleen sivullistenkin tietoon. Poikkeustapauksessa voidaan kuitenkin todeta, ettei joku tietoa tarvitseva sivullinen ole muutoksesta tiennyt eikä ole ollut velvollinen tietämään. Ennen muutoksen merkitsemistä rekisteriin sivullisen ei voida vaatia tietävän muutoksesta, paitsi jos erikseen voidaan osoittaa, että tieto on välitetty hänelle muuta kautta.

4. Pankkitilien käyttöoikeudet

  • Onko tarkistettu, että pankkitilien käyttäjiksi on merkitty vain voimassaolevien päätösten mukaiset henkilöt?
  • Ovatko vanhat käyttöoikeudet ja muut vanhentuneet valtuutukset, esimerkiksi tallelokeroiden käyttöoikeus,  muistettu peruuttaa?
  • Ovatko postin valtakirjat nykyisten päätösten mukaisia?
  • Onko salasanat ja muut suojaukset vaihdettu, ja ovatko ne vain nykyisten vastuuhenkilöiden tiedossa?

5. Vakuutukset

  • Ovatko lippukunnan luottamushenkilöt ja jäsentilaisuuksiin osallistuvat jäsenet vakuutettu lippukunnan toiminnassa tapahtuvien tapaturmien varalta? (Mikä on vakuutusyhtiö ja millaiset ovat vakuutussummat?)
  • Onko lippukunnan irtaimisto vakuutettu jälleenhankinta-arvostaan palo-, murto-, varkaus- ja vesivahinkojen varalta?
  • Onko lippukunnan arvokas omaisuus luetteloitu vahingon varalta? Onko lippukunnan kiinteistölle otettu kiinteistön täysarvovakuutus? (Jos täysarvovakuutusta ei ole, ovatko vakuutusyhtiö ja vakuutussummat tiedossa?)
  • Onko lippukunnalla työntekijöitä, jotka kuuluvat työeläkelain ja muiden työntekijävakuutusten piiriin? Työeläkelain piiriin kuuluu yhdistykseen työsuhteessa oleva alle 68-vuotias työntekijä,  jonka työsuhde on kestänyt vähintään kuukauden ja jonka ennakonpidätyksenalainen kuukausiansio on vähintään 229,34 euroa.
  • Ovatko vakuutusten edellyttämät työsuhteen alkamis- ja päättymisilmoitukset sekä vuosittaiset palkkailmoitukset vakuutusyhtiöille hoidettu?