Projekti on ajallisesti rajattu, kertaluontoinen tehtäväkokonaisuus, kuten vaikkapa kesäleirin tai koulutuksen järjestäminen. Projektilla on aina jokin tavoite, tekijät, budjetti eli projektin tulo- ja menolaskelma sekä aikataulu, joiden puitteissa se saatetaan loppuun. Projektin jälkeen on suositeltavaa kirjoittaa myös raporttiprojektin eri osa-alueiden onnistumisesta jatkoa varten ja etenkin, jos projektiin on saatu ulkopuolista rahoitusta.
Projektinhallinnalla tarkoitetaan edellä mainittujen osa-alueiden etenemisen suunnittelua ja seuraamista ja siitä vastaa yleensä projektista vastaava päällikkö tai projektin vetäjä. Lippukunnalla voi olla toimintavuotenaan useita eri projekteja, joita toteutetaan samanaikaisesti tai peräkkäin, kunkin lippukunnan resurssien mukaan. Onnistuneen projektin resepti on oikein mitoitettu, ei liian tiukka aikataulu, selkeä sisäinen työnjako ja tavoite, joka on kaikkien projektissa mukana olevien hyväksymä.
Projektin hallinta
Projektin vaiheet
Projekti on aina ajallisesti rajattu. Sillä on alku, keskikohta ja loppu, ja kaikki projektin vaatimat työvaiheet sisältyvät tälle janalle. Projekti aloitetaan aina päätöksellä toteuttaa projekti. Sen jälkeen projekti täytyy suunnitella. Projektisuunnitelmassa määritellään, mitä ollaan tekemässä, miksi ja millä aikataululla.
Projektin aikataulu
Projektin aikataulua suunniteltaessa on olennaista ottaa huomioon erityisesti mahdolliset yhteistyökumppanit ja heidän aikataulunsa sekä projektin toteuttamiseen osallistuvat tekijät ja heidän ajalliset resurssinsa. Aikatauluun on hyvä merkitä esimerkiksi muutamia välikokouksia, joissa tarkastetaan, onko projekti aikataulussa, missä on ollut mahdollisia ongelmia ja ratkotaan niitä tarvittaessa, jotta projekti saadaan onnistuneesti päätökseen. Kaikkien projektiin osallistuvien henkilöiden vastuulla on oman tehtävänsä puolesta varmistaa, että sovitut asiat on tehty ajoissa ja projektisuunnitelman mukaisesti.
Loppukädessä projektivetäjä vastaa koko projektin aikataulusta ja siitä, että matkan varrella esille tulevat ongelmat saadaan ratkaistua. Projektisuunnitelma siis ohjaa koko projektin toteutusta ja siihen on hyvä panostaa: hyvin suunniteltu on puoliksi tehty! Suunnitelmassa eritellään kaikki projektiin sisältyvät työvaiheet ja tehtävät, niiden vastuuhenkilöt ja se, missä vaiheessa projektia tehtävät tehdään. Internetissä on useita ilmaisia projektinhallintatyökaluja, mutta aivan hyvin projektia voi pyörittää myös Excelin ja Wordin voimalla.
Budjetointi ja resursointi
Suunnitteluun kuuluu olennaisesti myös budjetointi. Projektibudjetti on sidoksissa niihin toimintoihin, joita projektissa tullaan toteuttamaan. Hyvä tapa on esimerkiksi tehdä listaus kaikista toiminnoista ja pohdittava jokaisen toiminnon kustannuksia erikseen. . Jotta ongelmilta vältyttäisiin, on parempi noudattaa niin sanottua varovaisuusperiaattetta eli arvioida menot mieluummin yläkanttiin ja tulot alakanttiin. Ei ole tavatonta, että projektin edetessä tulee eteen yllättäviä lisäkustannuksia, ja niitä varten täytyisi budjetissa olla vähän ylimääräistä rahaa varattuna.
Budjettiin on sisällytettävä paitsi rahalliset kustannukset, myös muiden resurssien riittävyys, kuten vapaaehtoisten ajankäyttömahdollisuudet. Onko projektin mukanaan tuoma työmäärä liian suuri käytettävissä olevien vapaaehtoisten suhteen? Kuinka työmäärä jakautuu projektin eri vaiheisiin; onko projektin jossain vaiheessa intensiivisempää työskentelyä vaativia vaiheita, vai pysyykö työmäärä suunnilleen samana koko projektin läpi? Nämä seikat on olennaista miettiä läpi etukäteen, ennen kuin tehdään varsinaista työnjakoa.
Budjettia suunniteltaessa on hyvä miettiä myös, saisiko siitä aiheutuvia kustannuksia pienennettyä ulkopuolisella rahoituksella, kuten avustuksilla tai mahdollisesti yritysyhteistyön kautta. Mikäli päätetään hakea ulkopuolista rahoitusta, avustushakemuksiin täytyy liittää projektisuunnitelma ja budjettiarvio. Yrityksiä lähestyttäessä on mietittävä sitä, kuinka yritys yhteistyöstänne hyötyy; esimerkiksi minkälaista näkyvyyttä se saa lippukuntanne viestintäkanavissa.
Projektin viestintäsuunnitelman tekeminen
Viestintäsuunnitelma ohjaa projektin viestintää. Siinä määritellään keveimmillään viestinnän kohderyhmät, ydinviesti ja viestinnän keinot ja kanavat. Myös viestintätoimenpiteistä tehdään listaus, niille määritellään aikataulu ja se kuka toimenpiteistä vastaa. Viestintään kannattaa panostaa aina, mutta erityisesti jos projektissa on yhteistyökumppaneita tai sen puitteissa tehdään yritysyhteistyötä.
Raportointi projektin loputtua
Projektin loputtua kirjoitetaan raportti, esimerkiksi hallitukselle. Sen laajuus määrittyy tarpeen mukaan; toisinaan riittää lyhyt kuvaus siitä, mitä tehtiin, saavutettiinko projektille asetetut tavoitteet ja huomioita jatkokehityskohteista vastaisuuden varalle. Jos projektille on haettu ja saatu ulkopuolista rahoitusta, tarvitaan yksityiskohtaisempi projektiraportti, jossa eritellään projektin eri osa-alueiden onnistumisia ja mahdollisesti ilmenneitä ongelmia ja tehdään selvitys projektin tuloista ja menoista. Myös, mikäli projektissa on tehty yritysyhteistyötä, on sen päätyttyä tärkeää kiittää henkilökohtaisesti yhteistyökumppaneita ja näin vahvistaa omia asemiaan mahdollisen jatkoyhteistyön kannalta tulevaisuuden projekteissa.
