Näillä sivuilla esitetään tiivistelmä kirjanpidon perustiedoista. Tilinpäätöksestä on esitetty kirjanpitoasetuksen tuloslaskelma- ja tasekaavat sekä muita tilinpäätökseltä edellytettäviä yksityiskohtia. Loppuun on koottu lisätiedon lähteitä tahoilta, jotka säätelevät lippukunnan taloudenhoitoa.
Nämä tekstit on laadittu normaalia lippukuntaa varten, jolla ei ole liiketoimintaa eikä palkattuja työntekijöitä.
Kirjanpidon ja tilinpäätöksen tekee useimmiten lippukunnan taloudenhoitaja (rahastonhoitaja, rahastovastaava, kirjanpitäjä). Taloudenhoitaja on tavallisesti lippukunnan hallituksen jäsen. Näin hallitus voi helposti käyttää kirjanpidosta saatuja tietoja lippukunnan päätöksenteon tukena.
Taloudenhoitajana toimimiselle ei ole mitään muodollisia pätevyysvaatimuksia. Käytännössä esimerkiksi kirjanpitokurssin suorittaneella henkilöllä on riittävät tiedot. Taloudenhoitajan tehtäviä voi myös jakaa. Esimerkiksi kirjanpito voidaan antaa jonkun muun (jopa tilitoimiston) hoidettavaksi.
Lippukunnan kirjanpitoa varten on netistä saatavilla useita ilmaisia kirjanpito-ohjelmia. Kirjanpidon voi tehdä myös Excelissä.
Perustietoa kirjanpidosta
Lippukunnan kirjanpitovelvollisuus perustuu kirjanpitolakiin. Kirjanpitolaki määrää kaikki yritykset ja yhdistykset hoitamaan kirjanpitonsa tietyllä, laissa ja asetuksissa säädetyllä tavalla. Koska lippukunta on yhdistys, on sen noudatettava kirjanpitolain ja -asetuksen määräyksiä kirjanpidossaan.
Kirjanpidosta on lippukunnille selkeästi hyötyä:
- Talousarvio, talousseuranta ja kirjanpito ovat lippukunnan johtamisvälineitä, joilla voidaan ohjata toimintaa haluttuun suuntaan.
- Toimiva kirjanpito ja taloushallinto on vaivatonta niin taloudenhoitajalle kuin erityisesti lippukunnan johtajistolle – tällöin voidaan keskittyä varsinaiseen partiotoimintaan.
- Kirjanpidon tietojen perusteella kuluvan vuoden kustannuksia voidaan verrata talousarvioon.
- Hallitus näkee keskellä vuottakin heti, mistä toiminnosta on jäämässä yli rahaa, jonka voi käyttää toiseen, ehkä vasta keksittyyn projektiin.
- Kirjanpidon tietoihin nojaten seuraava talousarvio voidaan tehdä luotettavasti.
- Kirjanpidon ja tositteiden avulla voidaan selvittää esimerkiksi tapahtuma- tai osallistujakohtaisia kuluja tai tapahtuman kokonaistuottoa.
- Ulkopuoliset tahot (kunnat, seurakunnat, taustayhteisöt…) voivat olla kiinnostuneita lippukunnan tilinpäätöksestä ja vaativat useimmiten sen toimitettavaksi avustusanomuksen liitteenä.
Kahdenkertainen kirjanpito
Tärkeä lain määräämä velvoite on vaatimus kahdenkertaisesta kirjanpidosta. Kahdenkertaisessa kirjanpidossa kaikki kirjaukset tehdään vähintään kahdelle eri tilille, toiselle debetiin ja toiselle kreditiin. Näin jokaisesta liiketapahtumasta tulee kirjattua rahojen lähde ja käyttökohde. Debet- ja kredit-kirjausten erotus on tästä syystä aina nolla.
Tositteet (eli kuitit)
Kirjanpitolain mukaan jokaisesta kirjanpitoon tehdystä merkinnästä pitää olla olemassa tosite (kuitti). Sen avulla varmennetaan, että hankinta on oikeasti tehty. Tositteessa pitää olla seuraavat tiedot:
- myyjän/maksun saajan nimi
- ostajan/maksajan nimi
- se tavara tai palvelu, joka on ostettu
- hinta
- maksun päivämäärä.
Lisäksi tositteessa tulee olla allekirjoitus tai kuittaus ja lippukunnan hallituksessa sovittu hyväksymismerkintä. Jos lippukunta maksaa tai myy jotain käteisellä, on maksusta tehtävä vastaava kuitti. Kirjanpidon tositteet on numeroitava juoksevasti yhteen tai useampaan sarjaan siten, että ne ovat myöhemmin helposti löydettävissä. Tositteita on säilytettävä vähintään kuusi vuotta sen vuoden lopusta, jonka aikana tilikausi on päättynyt.