Avustusten ja apurahojen haku

Avustuksia ja apurahoja myöntävät erilaiset rahastot, säätiöt ja julkiset toimijat, kuten kunnat ja kaupungit. Kukin myöntäjä määrittelee erikseen hakukelpoisuuden, hakuajat ja mahdolliset vuosittaiset painotukset, joiden mukaan avustuksia ja apurahoja saatetaan kohdentaa.

Avustukset ja apurahat eivät ole sponsorirahaa. Se on vastikkeetonta rahoitusta, jota myönnetään hakemusten perusteella. Näin avustukset eroavat esimerkiksi yrityksiltä tulevista sponsseista. Yleensä kuitenkin avustuksen myöntäjälle on raportoitava myönnettyjen avustusten tai apurahojen käytöstä. Ellei avustuksia ole käytetty siihen tarkoitukseen, mihin sitä on myönnetty tai jos raportointi ei ole riittävää, avustuksia saatetaan periä takaisin. On siis oltava huolellinen sekä hakemusten kirjoittamisen, raportoinnin että annettujen aikarajojen suhteen!

Kattava lista kotimaisista säätiöistä, niiden tarkoituksesta ja hakuajoista löytyy Aurora-tietokannasta http://www.aurora-tietokanta.fi/.

Kunnat & kaupungit

Suomessa kunnilla on lakisääteinen velvollisuus avustaa kunnissa toimivia nuorisojärjestöjä, joihin myös partiolippukunnat lukeutuvat. Kunnallisista avustuksista tiedotetaan yleensä kunkin kunnan virallisissa lehdissä sekä usein myös suoraan avustuskelpoiselle yhdistykselle. Kunnallisten avustusten saamiseen on määrämuotoiset vaatimukset ja rajoitukset, joista kerrotaan avustusten hakuilmoituksen yhteydessä. Tiedot ovat saatavissa myös kunnan viranomaisilta. Lippukunnat voivat yleensä saada kunnan nuoriso- tai vapaa-ajanlautakunnan yleisavustusta sekä joitakin erityisavustuksia, kuten leiri-, startti- tai kohdeavustusta. Kunnallista avustusta haetaan määrämuotoisella lomakkeella.

Lomakkeita ja ohjeita saa kunnan nuorisotoimistosta. Avustusohjesäännöstä ei ole mahdollista poiketa, joten ilmoitettu hakumenettely on ehdoton eikä esimerkiksi myöhästyneitä avustushakemuksia oteta edes käsittelyyn. Joissakin tapauksissa on mahdollista täydentää hakemusta vielä jonkin aikaa hakuajan päättymisen jälkeen.

Säätiöt & rahastot

Lippukunnan toimintaan ja omiin projekteihin on mahdollista hakea ulkopuolista rahoitusta myös esimerkiksi säätiöiltä. Kattava lista kotimaisista säätiöistä, niiden tarkoituksesta ja hakuajoista löytyy Aurora-tietokannasta.

Ennen kuin hakee ulkopuolista rahoitusta lippukunnan toimintaan, on mietittävä tarkka kohde, johon rahoitusta haetaan. Se voi olla esimerkiksi leiri, koulutus tai muu vastaava selkeä kokonaisuus, jolle on mahdollista tehdä oma budjetti ja projektisuunnitelma. Mitä tarkemmin pystyy yksilöimään rahoituskohteen, sen parempi. Yleisluontoiset hakemukset, joissa haetaan rahoitusta ”lippukunnan toimintaan” eivät yleensä mene läpi.

Kun tiedossa on tarkka rahoituskohde ja sille on tehty budjetti ja projektisuunnitelma, on tärkeää hakea rahoitusta nimenomaan projektinne profiiliin sopivasta säätiöstä. Hakuajat vaihtelevat suuresti, joten on paikallaan kartoittaa lippukuntanne toiminnan ja projektienne kannalta sopivat säätiöt ja selvittää niiden hakuajat Aurora-tietokannasta. Säätiöt ilmoittelevat joskus hakuajoistaan myös lehdissä. Hakuajat ovat tarkat: myöhässä jätettyjä hakemuksia ei käsitellä.

Hakemus kannattaa tehdä huolella ja kunkin säätiön ohjeiden mukaan. Hakemus on hyvä oikoluettaa useammalla henkilöllä ennen sen lähettämistä, samoin panostaa budjetin tekemiseen. Usein säätiöt edellyttävät myös omarahoitusosuutta, eli projektin koko budjettia ei välttämättä voi hakea säätiörahoituksesta. Lisäksi on muistettava, että rahoitusta saatetaan myöntää vain osa pyydetystä tai ei ollenkaan! On suositeltavaa miettiä rinnalle vaihtoehtoinen keino rahoittaa projektinne, mikäli ette saa hakemaanne rahoitusta.

Mikäli teille myönnetään rahoitus, on valmistauduttava raportoimaan rahojen käytöstä säätiön edellyttämällä tavalla. Myös raportointikäytännöt vaihtelevat säätiöittäin, joten raportointi pitää tarkistaa kyseisestä säätiöstä. Yleensä raportointi koostuu kuvauksesta projektin puitteissa tehdyistä toimenpiteistä ja projektin tulojen ja menojen selvittämisestä. Jotta raportointi ei projektin päätteeksi muodostu hankalaksi, on tärkeää dokumentoida projektiin liittyviä toimenpiteitä, mahdollisia kokouspöytäkirjoja ja muita asiakirjoja, joista on helppo tarkistaa tarpeen tullen mitä on tehty, milloin, millä kustannuksella ja kuinka monta ihmistä on tavoitettu projektin puitteissa.

Taustayhteisöt

Usealla lippukunnalla on taustayhteisönä seurakunta tai muu yhteisö, joka avustaa lippukuntaa taloudellisesti tai materiaalisesti. Näiden avustusten saamiseksi lippukunta käy kahdenkeskisiä neuvotteluja taustayhteisön kanssa ja neuvottelutulosta noudatetaan yhdessä. Partiopiirit ja erilaiset tukiyhdistykset saattavat jakaa stipendejä sekä avustuksia. Nämä avustusmuodot ovat epäsäännöllisiä, ja niistä tiedotetaan partiolehdistössä tai kirjeitse, jolloin ilmoitetaan myös hakumenettelystä. Kaikista tämänkaltaisista avustuksista on todettava, että ilmoitettuja hakemusmenettelyitä on noudatettava ja hakuajat ovat ehdottomia. Lippukunnat saattavat saada taloudellista tai materiaalista tukea lahjoituksina tai avustuksena myös muilta sidosryhmiltään, kuten paikallisilta Lions-klubeilta tai Rotary-yhdistyksiltä, joiden toimintaan sisältyy nuorten toiminnan avustaminen. Joskus avustuksen saaminen edellyttää vastavuoroisuutta, osallistumista paikallistapahtumaan tai mukanaoloa tempauksissa.

Vinkki: Lippukuntien kannattaa hakea seurakunnalta tai muulta taustayhteisöltä avustusta myös yksittäisiin tapahtumiin ja projekteihin. Tällaisia voisivat olla vaikka suurleirin kuljetukset sekä isommat kalustohankinnat.

Joskus lippukunta voi saada lahjoituksen tai avustuksen myös yksityisiltä henkilöiltä. Kaikki saadut avustukset ja lahjoitukset on kirjattava tuloslaskelmaan. Muista kuin säännöllisistä avustuksista on muistettava kiittää sen antajaa. Hänelle on ystävällistä kertoa, mitä avustuksella tai lahjoituksella on hankittu tai tehty.