Tietoa tilinpäätöksestä

Vuoden kirjanpito päättyy tilinpäätökseen. Tilinpäätös pitää tehdä neljän kuukauden sisällä tilikauden päättymisestä, elleivät lippukunnan säännöt edellytä lyhyempää aikaa. Tilinpäätöksen laatimisesta ja allekirjoittamisesta vastaa kuluvan toimikauden eli allekirjoittamispäivän mukainen hallitus.

Useimmiten on helpointa, jos tilikauden aikana asioista vastannut hallitus hoitaa tilinpäätöksen valmistelun. Käytännössä suurimman työn tilinpäätöksen valmistelussa tekee yleensä tilinpäätösvuoden taloudenhoitaja, joka on hoitanut myös kirjanpidon. Vastuut ja tehtävät kannattaa sopia hyvissä ajoin, ettei uusi hallitus joudu yllättäen tekemään edellisen kauden tilinpäätöstä tai korjaamaan sitä.

Tilinpäätös sisältää yleensä ainakin tuloslaskelman, taseen, tarvittavat liitetiedot sekä tase-erittelyt. Tilinpäätöksen avulla saadaan selville, mihin rahoja on vuoden aikana käytetty sekä kuinka paljon lippukunnan varallisuuden arvo on muuttunut. Kustakin taseen ja tuloslaskelman erästä on esitettävä vastaava tieto myös edelliseltä tilikaudelta (vertailutieto viime vuoteen).

Lue lisää tilinpäätöksen keskeisimmistä osista, tuloslaskelmasta ja taseesta.

Tilinpäätöksen valmistelu

Mielellään kuukausittain mutta viimeistään tilikauden päättyessä pitää varmistaa, että debet ja kredit täsmäävät kirjanpidossa ja että pankkitilin ja käteiskassan saldot täsmäävät kirjanpitoon. Tarvittaessa pitää käydä jokainen kirjaus läpi.

Tilikauden päättyessä kirjataan taseeseen velat ja saamiset. Jos ostolasku on tullut ja kuuluu edelliselle vuodelle, mutta maksetaan vasta seuraavana vuonna, se kirjataan ostovelkoihin. Jos lasku on tullut vasta seuraavana vuonna, mutta kuuluu edelliselle vuodelle, se kirjataan siirtovelkoihin. Myyntisaamisiin kirjataan esim. lippukunnan edellisenä vuonna lähettämä lasku ilmoituksesta lippukunnan lehdessä, jos maksu on tullut vasta seuraavana vuonna. Siirtosaamisiin kirjataan etukäteen maksetut seuraavan vuoden kulut, kuten alkuvuoden retkeä varten edellisen vuoden puolella hankitut ja maksetut tarvikkeet tai joulukuussa maksettu tammikuun vuokra.

Tilikauden päättyessä kirjataan myös poistot käyttöomaisuudesta poistosuunnitelman mukaan. Lue lisää poistoista.

Tilinpäätöksen liitetiedot

Taseen ja tuloslaskelman lisäksi kolmas tärkeä osa tilinpäätösasiakirjoja ovat tilinpäätöksen liitetiedot. Tilinpäätöksen liitetiedoissa pitää olla tiedot lippukunnan tilinpäätöksessä käyttämistä poistoperusteista (tasapoisto/jäännösarvopoisto ja poistoprosentti) sekä esimerkiksi arvopaperien arvostusmenetelmistä.

Jos tuloslaskelma esitetään vain kirjanpitoasetuksen edellyttämällä tarkkuudella, liitteissä kulut ja tuotot esitetään tarkemmin toiminnanaloittain jaoteltuina.

Tilinpäätöksen muissa liitetiedoissa eritellään esimerkiksi lippukunnan asettamat vakuudet ja lippukunnan vastuut. Vastuina ilmoitetaan esimerkiksi määräaikaisen vuokrasopimuksen jäljellä oleva vuokra. Toistaiseksi voimassa olevista vuokrasopimuksista ilmoitetaan irtisanomisajan vuokra. Kyseeseen voivat tulla myös omistettujen kiinteistöjen kiinnitykset lainoja vastaan.

Tase-erittelyt

Tase-erittelyt tarkentavat taseen antamia tietoja.

Tase-erittelyistä lippukunnille tärkeä on erityisesti kalustoluettelo hankinta- ja nykyarvoineen. Jokaisen lippukunnan tulee pitää listaa taseessa olevasta kalustosta sekä näiden hankinta-ajoista ja -arvoista, jotta taseessa olevan omaisuuden olemassaolo ja kunto voidaan tarvittaessa tarkastaa.

Tase-erittelyssä on usein listattuna myös siirtosaamisia, eli esimerkiksi tilinpäätöshetkellä saamatta olevia leiri- tai retkimaksuja. Taloudenhoitajan tulisi jo tilivuoden aikana pyrkiä muistuttamaan henkilöitä näistä maksuista, mutta tilinpäätöksen jälkeen ne on hyvä käydä läpi myös hallituksessa mahdollisten lisätoimenpiteiden vuoksi, jotta summat eivät jää kirjanpitoon roikkumaan pitkiksi ajoiksi, jolloin rahan saamisen todennäköisyys heikkenee kuukausi kuukaudelta.

Tase-erittelyt päivää ja allekirjoittaa niiden laatija (esim. taloudenhoitaja). Tase-erittely ei ole julkinen asiakirja, joten niitä ei tarvitse liittää esim. avustuksenantajalle toimitettavaan tilinpäätökseen. Sidottuun tilinpäätösasiakirjaan ne tulee aina liittää.

Hallitus hyväksyy tilinpäätöksen

Valmis tilinpäätös (tuloslaskelma, tase, liitetiedot ja tase-erittelyt sekä toimintakertomus) käsitellään lippukunnan hallituksessa. Päätösvaltainen hallituksen kokous hyväksyy ja allekirjoittaa taseen. Allekirjoitus päivätään hallituksen kokouspäivälle.

Toiminnantarkastus

Hallituksen hyväksymä tilinpäätös toimitetaan toiminnantarkastajille muun tarkastusmateriaalin joukossa hyvissä ajoin ennen lippukunnan kokousta. Ks. tarkemmin kohta Toiminnantarkastus.

Lippukunnan kokous vahvistaa tilinpäätöksen

Hallituksen hyväksymän tilinpäätöksen ja toiminnantarkastajien lausunnon perusteella lippukunnan kokous (vuosikokous tai kevätkokous) päättää tilinpäätöksen vahvistamisesta ja tili- ja vastuuvapauden myöntämisestä menneen tilikauden hallitukselle ja muille tili- ja vastuuvelvollisille. Tämä tarkoittaa, katsotaanko toiminnan olleen kyseisenä vuonna hoidettu lainsäädännön ja yhdistyksen päätösten mukaisesti. Jos vuosikokous ei jostain syystä vahvistaisi tilinpäätöstä eikä myöntäisi tili- ja vastuuvapautta, on syytä valita kokonaan uusi hallitus selvittämään tilannetta ja päättää samalla ylimääräisestä kokouksesta, jossa asiaa seuraavan kerran käsiteltäisiin.

Tilinpäätösasiakirjojen kokoaminen ja sitominen

Tilinpäätös erillisellä paperilla pannaan lippukunnan kokouksen pöytäkirjan liitteeksi sekä muun muassa avustusanomusten liitteeksi.

Lippukunnan arkistointia varten tilinpäätösasiakirjat tulee lakisääteisesti sitoa yhtenäiseksi tilinpäätösasiakirjaksi. Paperit kootaan, sivut numeroidaan ja sille tehdään sisällysluettelo. Sitomisen voi tehdä esimerkiksi nitomalla nipun päällimmäiseksi tyhjän paperiarkin, joka taitetaan selän yli takapuolelle ja lopuksi liimaamalla arkki etu- ja takasivuihin kiinni.

Tilinpäätösasiakirjan sisällysluettelo näyttää esimerkiksi seuraavalta:

  • Toimintakertomus (tai vuosikertomus) 1.1.–31.12.20xx
  • Tuloslaskelma 1.1.–31.12.20xx
  • Tase 31.12.20xx
  • Tilinpäätöksen liitetiedot
  • Toiminnantarkastuskertomus (tai tilintarkastuskertomus)
  • Tase-erittelyt
  • Tilikohtainen tuloslaskelma ja tase (jos tarkempi kuin yllä)
  • Päiväkirja (Tilikauden kirjaukset aikajärjestyksessä)
  • Pääkirja (Tilikauden kirjaukset tilijärjestyksessä)
  • Tililuettelo
  • Luettelo käytetyistä kirjanpitokirjoista ja tositelajeista sekä tieto niiden säilytyksestä
  • Kirjanpitojärjestelmän ja muiden talouden tietojärjestelmien kuvaus

Kirjanpidon ja tilinpäätöksen säilyttäminen

Tilinpäätöksiä ja muita kirjanpitokirjoja on säilytettävä 10 vuotta tilikauden päättymisen jälkeen ja tositteita 6 vuotta. Velvoitteesta kannattaa huolehtia, jottei jatkossa törmätä ikäviin ongelmiin. Mikään ei velvoita tuhoamaan tilinpäätöksiä tietyn ajan kuluttua, vaan pikemminkin niistä on pitkään säilytettynä hyötyä vaikkapa lippukunnan historiikin kirjoittajille.

Kirjanpitomateriaali tulee toiminnantarkastuksen jälkeen kerätä taloudenhoitajalta ja säilyttää yhdessä paikassa. On hyvä säilyttää kirjanpidon raportit myös sähköisessä muodossa, vaikka tositteet olisivat vain paperisena. Mikäli lippukunta käyttää kuittien palauttamiseen tai kirjanpidon tekemiseen sähköistä järjestelmää ja vaihtaa järjestelmän uuteen, on tärkeää varmistaa pääsy vanhoihin tietoihin joko tallentamalla tiedot muualle, tai varmistamalla pääsy tilille “read only –tilassa”.

Seuraavan vuoden tilinavaus

Seuraavan vuoden tilinavaukseen kirjataan edellisestä tilinpäätöksestä varat (vastaavaa) ja velat (vastattavaa), sillä ne kuvaavat lippukunnan taloudellista tilannetta tilinavaushetkellä. Edellisen vuoden päättävän taseen tilien saldot kirjataan siis uuden vuoden aloittavaan taseeseen vastaaville tileille.

Lippukunnan taloutta sääntelevät asiakirjat