Verkkokokoukset voidaan toteuttaa joko niin, että kaikki osallistujat ovat etänä tai niin sanottuina hybridikokouksina. Hybridikokouksilla tarkoitetaan kokouksia, joissa osa henkilöistä on läsnä ja osa etänä verkkoyhteyden kautta. Myös tässä tilanteessa kokouksella tulee olla johtaja, joka varmistaa kokouksen sujuvuuden. Hybridikokous on haastava ohjata hyvin. Paikan päällä olijoilla on taipumus ottaa puheenvuoroja herkemmin ja verkkoyhteydellä voi olla vaikea saada ääntä kuuluville. Kokouksen johtajan vastuulla on osallistaa kaikkia kokoukseen osallistujia tasapuolisesti. Tällaisia kokouksia suositellaan vältettävän, mutta aina se ei ole mahdollista. Jos osa henkilöistä ei pääse paikalle, etäyhteys mahdollistaa heille osallistumisen yhteiseen päätöksentekoon.
Näin johdat verkko- tai hybridikokouksen
Ennen kokousta
- Mieti, mikä on kokouksen tavoite ja agenda
- Päätä kokouksen osallistujat ja tarvittavat roolit (fasilitaattori, puheenjohtaja/esittelijä, muistiontekijä, osallistuja)
- Valmistele etukäteismateriaalit
- Mieti kokouksen ajankohta ja pituus sekä tarvittavat tauot (väh. 90 min välein!)
- Mieti valmiiksi kokouksessa käytettävät työvälineet ja harjoitukset. Testaa tarvittaessa niiden käyttöä.
- Varaa kokoukseen osallistumiselle rauhallinen ja hiljainen tila, jossa sinulla on käytössäsi nopea internet-yhteys.
- Varmista, että käytössäsi on chatti tai vastaava kanava mahdollisten teknisten ongelmien varalta
- Lähetä kutsu tavoitteen, agendan, odotustesi ja osallistumislinkin kera osallistujille.
Kokouksen aikana
- Nimeä jokaiselle kokoukselle sihteeri. Näin sinun ei itse tarvitse toimia kirjurina ja voit varmistaa, etteivät etänä osallistuvat jää paitsioon.
- Käy läpi ketkä ovat paikalla ja missä roolissa kukin toimii. Etenkin ilman näköyhteyttä etäosallistujille on hyvä tuoda esille, ketkä osallistuvat samasta tilasta.
- Ohjeista osallistujia pitämään mikkinsä vaiennettuna, silloin kun he eivät itse puhu. Näin ääni ei pääse kiertämään ja samalla vältetään muut taustalta kuuluvat häiritsevät äänet. Mikäli osa osallistujista on samassa tilassa, on suositeltavaa välttää myös päällekkäin puhumista.
- Pyydä osallistujia sanomaan oman nimensä aina puheenvuoronsa alussa. Näin kaikki osallistujat tietävät kuka on kulloinkin äänessä.
- Kertaa tavoitteet ja agenda kokouksen alussa ja tarvittaessa myös välissä
- Osallista muita kokouksen tavoitteen mukaisesti mielellään väh. 10 minuutin välein.
- Älä pidä pitkiä monologeja ja esityksiä. Lähetä mieluummin kattavammat etukäteismateriaalit.
- Kirjoita yhteistä muistia tai muistio
- Sovi jatkotoimenpiteet ja selkeät vastuut
Kokouksen jälkeen
- Lähetä muistio tai muu vastaava kertaus päätetyistä asioista niille, jotka eivät päässeet osallistumaan.
- Tarkista sovittujen jatkotoimenpiteiden status säännöllisesti.
- Arvioi kokouksessa käytettyjä työskentelytapoja esim. palautteen pohjalta ja päätä mahdollisista kehitystoimenpiteistä.
Vinkkejä osallistamiseen kokouksen aikana löydät Fasilitointimenetelmiä verkkokokouksiin –sivulta sekä Työkaluja ja lisämateriaaleja -sivulta erilaisia työkaluja kokouksissa hyödynnettäväksi.
