Kuksa – Jäsenen lisääminen

Oikeus:
jäsenrekisterinhoitaja
sihteeri
lippukunnanjohtaja

Uuden jäsenen lisääminen

Uuden jäsenen lisääminen tehdään vain siinä tapauksessa, että henkilöä ei ole vielä
järjestelmässä. Jos henkilö vaihtaa esimerkiksi lippukuntaa ei lisätä uutta profiilia, vaan riittää
kun lisätään uusi jäsenyys vanhaan profiiliin. Näin varmistetaan se, että partiohistoria ja
mahdolliset jäsenmaksut siirtyvät henkilön mukana.

Lisää uusi profiilikortti

Aloita uuden jäsenen lisääminen Lisää henkilö yläosan + -valikon alta.

Kuva Kuksa ohje

Ensimmäiseksi tarkistetaan, onko henkilö jo rekisterissä. Kirjoita lisättävän henkilön nimi ja klikkaa Hae rekisteristä -painiketta.

  • Jos rekisteristä löytyy saman nimisiä henkilöitä tulee heistä tähän alle lista. Tarkista täsmääkö jonkun tiedot jo olemassa oleviin. Listaan tulee myös vanhat partiolaiset. Oikean henkilön ollessa listalla riittää, kun lisätään hänelle uusi jäsenyys Lisää jäsenyys -linkistä.
  • Jos henkilö on uusi, eikä häntä löydy rekisteristä, voit lisätä uuden henkilön klikkaamalla Lisää henkilö -painiketta

Henkilö

Tähdellä merkityt kohdat ovat pakollisia. Voit täyttää muutkin kohdat, mikäli tiedät niihin vastaukset.

Muutamia huomioita:

  • Entinen sukunimi: Jos sukunimi on vaihtunut, merkkaa vanha sukunimi. Sitä
    saatetaan tarvita tunnistamiseen myöhemmin, kun kaivellaan vaikkapa henkilön partiohistoriaa.
  • Postiosoite: Tähän osoitteeseen jäsen saa partiolehdet ja tapahtumapostin.

Kuva Kuksa ohjeet

  • Organisaatio: Huom! Älä käytä jäsenten kohdalla organisaation osoitetta. Tämä tarkoittaa, ettei hänelle mene partioposteja tai laskuja.
  • Henkilön laskutusosoite: merkataan vain jos maksajana toimii joku muu kuin jäsen itse tai hänen huoltajansa.
    • Muu maksaja:  Tätä voi soveltaa esimerkiksi tapauksissa, joissa jäsenen maksut maksaa työnantaja tai kaupunki/kunta.
    • Laskutuksen sähköposti: Tähän tulee muun maksajan käyttämä sähköposti, jos hän ottaa laskuja vastaan sähköpostilla.
    • Laskutustavat: Oletuksena Kuksasta lähtee laskut sähköpostilla kaikille 15-vuotta
      täyttäneille. Tätä nuoremmat saavat paperisen laskun, ellei sitä tässä ole toisin määritelty. Vanhemmille suosittelemme E-laskun käyttöä! Huoltaja voi valita omista
      tiedoistaan maksavansa huollettavansa laskut. Ks. Huoltajan ohjeet.

Kuva Kuksa ohje

  • Syntymäaika on tärkeä järjestelmän toimivuuden kannalta. Sen mukaan henkilö luokitellaan tiettyyn ikäryhmiin ja näkyy oikein erilaisissa tilastoissa.
  • Puhelin ja sähköposti: Huom! Täytä puhelinnumero ja sähköpostikenttiin lapsen omat tiedot! Jos lapsella ei ole omaa puhelinnumeroa, kirjoita kenttään 123456, ja jos lapsella ei ole omaa sähköpostiosoitetta, jätä kenttä tyhjäksi.
    Näihin kenttiin ei missään tapauksessa saa laittaa vanhemman puhelinnumeroa eikä sähköpostiosoitetta! Niille on oma paikkansa huoltajan tiedoissa.
  • Lähiomainen: Lähiomainen ei ole sama kuin huoltaja, eikä se tuo lähiomaiselle oikeuksia nähdä henkilön tietoja.
  • Alaikäisen käyttösitoumus: Alaikäisillä (15–17-v) ei ole oikeutta käsitellä muiden  henkilötietoja ilman perehtymistä käyttösitoumukseen aikuisen johdolla. Kun Käyttösitoumuksen perehdytys on annettu, voidaan henkilölle merkitä siitä tieto, jonka
    jälkeen hänelle voi antaa pestejä, jotka sisältävät oikeuden henkilötietojen käsittelyyn.
  • Kun tiedot on oikein, klikkaa Tallenna -painiketta.

Jäsenyys

Toisessa vaiheessa henkilölle lisätään jäsenyys lippukuntaan.

  • Valitse henkilölle oikea organisaatio
  • Valitse henkilölle oikea jäsenlaji. Huomaa, että laskutus tapahtuu laskutushetkellä olevien tietojen perusteella, eikä jäsenmaksuja makseta takaisin tai voida käyttää toisten hyväksi.
  • Jäsenyyden alkupäivämäärä on pakollinen tieto. Jos jäsenyyden alkamispäivämääräksi laittaa päivämäärän jostakin tulevaisuudesta, ei lippukunta näe jäsentä kuin merkityn päivämäärän jälkeen!
  • Jäsenyys päätetään merkitsemällä jäsenyydelle päättymispäivämäärä. Ei siis riitä, että henkilö jättää laskunsa maksamatta!
  • Lippukunta ei laskuta jäsenyyttä. Jos lippukunta ei peri jäsenmaksua vaikkapa johtajiltaan. Voidaan heidät vapauttaa lpk:n jäsenmaksusta raksimalla tämä kohta. Tämä toimii myös, jos lpk:n jäsenmaksu laskutetaan partiojäsenmaksun yhteydessä.
  • SP:n jäsenlehti: Jäsenetulehtiä menee oletuksena vain yksi per talous. Tähän voidaan
    kuitenkin vaikuttaa valitsemalla joku vaihtoehdoista:
    Tyhjä = valinta on automaattinen
    Ei = en halua jäsenetulehteä
    Kyllä = haluan jäsenetulehteä
  • Olen saanut luvan lisätä henkilön tähän organisaatioon: Jäsenyyden lisäämiseen pitää olla yhdistyksen lupa.
  • Tallenna!

Jäsenkortilla uusi jäsenyys näkyy ensin keltaisena. Uusi jäsen voi olla vain kerran partiourallaan. Uusi jäsen saa jäsenmaksun viikon kuluessa rekisteriin lisäämisestä 1.9–30.6. välisenä aikana.
Kun jäsenyys näkyy vihreänä, on jäsenmaksu kunnossa.
Kun henkilöllä on kaksi jäsenmaksua maksamatta. Muuttuu jäsenlaji Jäsenmaksu maksamatta
tilassa. Tällöin henkilölle ei muodostu enää laskuja. Jäsenyys palautetaan maksamalla lasku tai
muuttamalla jäsenlaji 1- tai 2-jäseneksi.

Jäsenyydet näkyvät henkilön jäsenkortilla Jäsenyydet-välilehdellä. Suositeltavaa on, että jokaisella on vain yksi jäsenyys kerrallaan voimassa. Kaikkien jäsenyyksien tulee olla samaa jäsenlajia.
Jos jäsenyyksiä on useampia, tulee niistä valita yksi, jonka mukaan jäsenlaskut ja jäsenkortti
muodostuu.

Henkilön pestit

Henkilön pestit näkyvät Jäsenyydet-välilehden alaosassa. Huomaa, että kukaan ei voi lisätä itselleen pestejä! Lisää pesti painikkeesta Lisää. Painike ei näy, jos henkilö on alaikäinen, eikä hänen kanssaan ole käyty alaikäisen pestiperehdytystä. Tämä merkitään henkilön perustiedoissa.

  • Valitse organisaatio, johon pesti liitetään.
  • Valitse pesti pudotusvalikosta.
  • Pestin alkamispäivämäärä on tärkeä olla oikein, sillä se määrittää pestin voimassaoloajan.
  • Pestejä ei ikinä poisteta jäseniltä vaan ne päätetään tiettyyn päivään. Jos pesti tehdään määrämittaiseksi on päättymisajankohta syytä laittaa tähän jo pestiä lisättäessä.
  • Pestikeskustelu on loistava työkalu, jota kannattaa käyttää lippukunnassa. Se on vähän kuin työhaastattelu, missä sovitaan pelisäännöistä. Jokaiseen pestiin liittyen tulisi olla käytynä pestikeskustelu.
  • Tallenna!

 

Jäsenen lisääminen Kuksaan (pdf)