Kuksa – Huoltajan ohjeet

Tämä ohje on tarkoitettu partiolaisen huoltajalle. Ohjeesta selviää kuinka huoltaja voi toimia huollettavansa partiojäsenyyteen liittyvissä asioissa. Huoltajalla, jos hän ei ole partiolainen itsekin, on partiorekisteri Kuksassa samankaltainen henkilötietosivu kuin partiolaisilla, tosin ilman jäsenyyttä lippukuntaan. Eli hänet on liitettynä vain huollettaviinsa.

Ota Kuksa käyttöön

OHJE: Huoltajan ohje (PDF)

Tietojen päivittäminen

Nämä huoltaja voi tehdä itse

  • omien yhteystietojen muutokset Kuksaan
  • huollettavan yhteystietojen muutokset Kuksaan
  • huollettavan jäsenkortin tallentaminen/tulostaminen
  • huollettavan ilmoittamisen partiotapahtumiin

Nämä huoltajan tulee ilmoittaa lippukunnan jäsenrekisterinhoitajalle

  • huoltajan lisääminen
  • jäsenlajin muutokset (perheessä useampia partiolaisia)
  • partiosta eroaminen
  • uusien jäsenten liittyminen

Huoltajaksi ilmoittautuminen

Vaihtoehto 1: Ilmoita huoltajuudesta lippukuntaan
Jos sinulla on alaikäisiä partiolaisia huollettavana, pyydä lippukuntaa lisäämään itsesi huoltajaksi kaikille huollettavillesi. Kun sinut on lisätty huoltajaksi, saat siitä sähköpostiviestin, jossa tiedot rekisteröitymistä varten.

Vaihtoehto 2: Liity-sivusto
Jos olette lisäämässä partiolaista mukaan partioon Liity-partioon -sivuston kautta, on samalla mahdollisuus liittää huoltaja uuteen jäseneen. Jäsenen tietojen lisäämisen jälkeen paina Lisää huoltaja -painiketta.

HUOMIO! Jos toimit myös täysi-ikäisen partiolaisen huoltajana, ole tästä yhteydessä lippukuntaan. Lippukunta lisää tietoihisi kohdan, joka estää linkityksen katkeamisen jäsenen tullessa täysi-ikäiseksi!

Rekisteröityminen

Kun sinut on lisätty huoltajaksi, saat siitä sähköpostiviestin, jossa ohjeet ja tiedot rekisteröitymistä varten. Voit kysyä tietoja (huoltajanumero ja sähköposti) myös lippukunnan jäsenrekisterinhoitajalta.

Huomaa, että sekä partiolaisella, että huoltajalla on omat numeronsa. Jäsenellä jäsennumero ja huoltajalla huoltajanumero. Huoltajan sähköposti saa olla vain huoltajan tiedoissa, sitä ei saa lisätä huollettavan tietoihin.

Rekisteröityminen aloitetaan menemällä osoitteeseen kuksa.partio.fi. Suosittelemme käyttämään Chromen tai Firefoxin uusia versioita.

Partiosta eroaminen

Joskus käy niin, että partiolle ei ole enää aikaa tai se ei enää vain kiinnosta. Tämä on harmi, sillä vähintäänkin partiosta useimmat saavat partiossa elinikäisiä ystäviä. Tällöin pitää erota partiosta. Partiosta eroaminen tapahtuu ilmoittamalla siitä omaan tai huollettavan lippukuntaan. Ei siis riitä, että jättää jäsenmaksun maksamatta! Lippukunta päättää jäsenyyden jäsenrekisterissä, ettekä saa enää partiolehtiä tai jäsenmaksuja.

Jäsentietojen elinkaari

Huoltajan tiedot säilyvät rekisterissä niin kauan, kuin huoltaja on linkitetty johonkin huollettavaan. Linkitys huoltajaan katkeaa automaattisesti, kun jäsen eroaa partioasta tai kun hänestä tulee täysi-ikäinen (poislukien tapaukset, jossa huoltajalle on merkitty, että toimii myös täysi-ikäisen huoltajana). Kun linkityksen katkeamisesta on kulunut 1 kk poistetaan kaikki huoltajan tiedot.

Jäsenen tiedot siirtyvät automaattisesti matrikkeliin, jolloin yhteystiedot poistuvat. Jäsenyys voidaan palauttaa lisäämällä jäsenyys lippukuntaan ja lisäämällä yhteystiedot.

Toimintaan liittyviä tietoja poistetaan niiden muuttuessa tarpeettomiksi. Esimerkiksi tapahtumien vastaukset (allergia jne.) poistetaan 1/6 kk tapahtuman päättymisen jälkeen riippuen tietojen arkaluonteisuudesta. Osallistumishistoria ja laskutukseen liittyvät tiedot kuitenkin säilyvät.

Jos jäsen pyytää meitä poistamaan itsensä rekisteristä, poistetaan kaikki hänen henkilötietonsa. Partiohistoria säilyy pseudonymisoinnin kautta tilastotietona. Jäsentä ei voida palauttaa!