Fasilitointimenetelmiä verkkokokouksiin

Kokouksen aluksi

Check in eli lämmittelyharjoitukset

Kokouksen, työpajan tai muun ryhmätyöskentelyhetken alkuun sijoitettujen harjoitteiden tavoitteena on auttaa osallistujia keskittymään tilanteeseen, tehostaa työskentelyä sekä lisätä yhteistä ymmärrystä.

Rippumattokokouksissa tällaisia harjoitteita voi olla esimerkiksi itsensä esittely tai omien odotustensa sanoittaminen slidella näkyvien kuvien tai adjektiivien avulla. Osallistujia voi pyytää antamaan vastauksensa sanallisesti tai kirjoittamalla ne chattiin, mikäli osallistujia on enemmän.

Kokouksen aikana

Erityisesti riippumattokokouksissa kaikkien osallistujien reaktioiden ja mielipiteiden kerääminen voi olla haastavaa, kun ilmeet ja kehonkieli jäävät usein näkymättömiin. Sen takia kokouksen pitäjän on hyvä tuntea käytössä olevat tekniset työkalut ja miettiä valmiiksi edes muutama harjoite, jossa kaikki pääsevät kertomaan mielipiteitään tavalla tai toisella.  Tässä muutama esimerkki:

  • Asteikot ja janat kyselytyökalulla tai slidella. Esimerkiksi Skype for Busineksessä on käytössä kyselytyökalu, jonka avulla voi pyytää osallistujia äänestämään haluamaansa vaihtoehtoa tai kerätä esimerkiksi palautetta tietystä aiheesta.
  • Pari- tai pienryhmäkeskustelut. Erityisesti isommissa osallistujaryhmissä on välillä helpompaa, jos osallistujat jaetaan pienempiin ryhmiin keskustelemaan aiheesta. Kokoustyökaluissa tämän voi tehdä teknisesti tai jos ryhmä on ennestään tuttu, voi heidät nimetä ottamaan eri kanavassa yhteyttä toisiinsa. Myös riippumattokokouksiin sopivia menetelmiä tähän ovat esimerkiksi akvaarioryhmä ja Learning Cafe.
  • Valkotaulu eli virtuaalinen fläppitaulu. Esimerkiksi Skype for Busineksessäkin käytössä oleva valkotaulu soveltuu monenlaiseen työskentelyyn siinä missä fläppitaulukin. Osallistujia voi esimerkiksi pyytää kirjoittamaan omia ajatuksiaan taululle, listaamaan hyötyjä ja haittoja tai yksinkertaisesti ideoimaan uusia tapoja toimia esimerkiksi 8×8 -menetelmällä. Leimasin-työkalun avulla osallistujia voi pyytää myös äänestämään omia suosikkejaan valkotaululla.
  • Chatti tai muu vastaava keskustelukanava. Välillä osallistamiseen riittää myös avoimien kysymyksien esittäminen ja chatin tai keskustelukanavan hyödyntäminen vastauksien keräämiseen. Chattia on hyvä hyödyntää erityisesti silloin kun osallistujia on paljon, eikä kaikille ole aikaa antaa puheenvuoroa suullisesti. Tällöin sekä kokouksen johtajan että osallistujan huomio keskittyy chattiin. Ei siis puhuta ja kirjoitella samaan aikaan, koska se tekee kokouksen seuraamisen hankalaksi. Sihteerin on kätevä poimia kommentit ylös chatista.

Kokouksen lopuksi

Yhteisen keskustelun päätteeksi kokouksessa on hyvä käyttää vielä ns. Jäähdyttelyharjoitusta, jonka tavoitteena on luoda yhteistä ymmärrystä ja antaa osallistujille vielä mahdollisuus tuoda ilmi omia ajatuksiaan ennen kokouksen päättämistä. Harjoitteissa osallistujat voivat esimerkiksi antaa palautetta sekä sanoittaa omia tunteitaan tai mielipiteitään aiheesta. Jäähdyttelyharjoitukseen voi hyvin hyödyntää jo aiemmin mainittuja työkaluja ja menetelmiä.