Sihteerin pestiä helpottaa valmiiden pohjien luominen. Yhdistyksen ja hallituksen kokousten esityslistoista ja pöytäkirjoista kannattaa tehdä pohjat, joissa asettelut ovat lippukunnan tarpeiden mukaiset ja sihteerin kannalta helposti toteutettavat. Partion materiaalipankista saa graafisen ilmeen mukaisia pohjia, joita voi hyödyntää.
Yhdistyksen kokousten asialistat ovat yleensä hyvin samankaltaisia vuodesta toiseen, koska käsitellään samat sääntömääräiset asiat. Hallituksen kokousten asialistat vaihtelevat vuodenajan ja toiminnan mukaan, mutta yleensä niissä on jokaisessa kokouksessa toistuvat perusasiat. Hallituksen kokouksessa kannattaa sopia, mitkä ovat jokaisessa kokouksessa käsiteltäviä asioita, mitkä vaihtuvia ja missä järjestyksessä asiat käsitellään. Lippukunnanjohtajan kanssa kannattaa sopia, kumpi tekee esityslistan ja hallituksessa sopia, kuinka paljon ennen kokousta ja miten se toimitetaan osallistujille.
Sihteerillä on syytä olla lippukunnan säännöt aina käytettävissä.
Pöytäkirjojen kirjoittaminen
- Pöytäkirjan kirjoittaminen on sihteerille helpompaa, kun hänellä on esityslista käytettävissä jo ennen kokousta ja tietokone kokouksessa. Tällöin voi valmistella pöytäkirjaa ennen kokousta ja kirjoittaa asiat kokouksessa suoraan pöytäkirjaan. Kokouksen jälkeen on tarpeen enää viimeistellä tekstit ja asettelut ja jakaa pöytäkirja sovitulla tavalla.
- Pöytäkirjaa kirjoittaessa on hyvä muistaa, ettei sihteeri tee päätöksiä vaan kirjaa ylös kokouksen päätökset. Jos päätös ei ole selkeä, on hyvä kysyä, mikä on päätös tai miten asia pöytäkirjaan kirjoitetaan.
- Pöytäkirjojen avulla tehdään vuoden lopussa toimintakertomusta ja tilastoja, joten kirjaamisessa kannattaa huomioida niiden tarpeet. Pari sanaa enemmän pöytäkirjassa voi helpottaa vuoden lopussa.
- Pöytäkirjat tulee tarkastaa ja allekirjoittaa sääntöjen mukaisesti. Alkuperäinen allekirjoitettu kappale arkistoidaan. Pöytäkirjan allekirjoitukset eivät saa olla yksinään omalla sivullaan, jolloin niiden liittäminen toiseen pöytäkirjaan on liian helppoa. Samalle sivulle kannattaa laittaa ainakin kokouksen päätös, muuten sivunvaihtoja ei kannattaisi tehdä keskelle pykälää. Sivun ylätunnisteeseen on mahdollista laittaa myös automaattinen sivunumerointi ja muita tietoja tarpeen mukaan, jolloin jokaisella sivulla näkyy perustiedot.
- Yhdistyksen kokouksia varten on hyvä tehdä puheenjohtajalle oma esityslista, missä on kirjattuna tarpeelliset vuorosanat ja nuijankopautukset. Näitä kokouksia on sen verran harvoin, että harvalla on menettelytavat selkärangassa.
- Hallituksen kokoukset kannattaa numeroida ja kirjata järjestysnumero sekä esityslistan että pöytäkirjan alkuun. Näin papereita myöhemmin tutkivat voivat varmistua, että kaikki pöytäkirjat ovat tallessa.
- Jos puheenjohtaja tai sihteeri ovat poissa hallituksen kokouksesta, kannattaa pöytäkirjaan kirjata kokouksen järjestäytymiseen sijaisen valinta: N.N.: ollessa estynyt toimii puheenjohtajana/sihteerinä M.M.
- Jos joku osallistujista poistuu hallituksen kokouksesta kesken, tulee poistumisaika kirjata pöytäkirjaan, esim. käsiteltävän kohdan päätteeksi.
Jäsenten hyväksyminen, eroaminen ja erottaminen
Suomen Partiolaiset ylläpitävät Partiorekisteri Kuksaa, joka toimii myös monen lippukunnan jäsenrekisterinä. Yleensä lippukuntien säännöissä lukee, että hallituksen tulee hyväksyä uudet jäsenet, todeta eronneet tai myöntää ero sekä tarvittaessa erottaa jäseniä. Tämä prosessi aloitetaan hyväksymällä ensin olemassa oleva jäsenistö. Tämä tapahtuu ottamalla Kuksasta jäsenlistaus, jossa näkyy nimet sekä kotipaikkakunnat (Yhdistyslaki §11), ja hyväksymällä nämä lippukunnan jäseniksi kokouspäivänä. Tämän jälkeen tulee Kuksasta ottaa säännöllsesti listat edellisen käsittelyn jälkeen liittyneistä ja eronneista jäsenistä, unohtatta niitä jäseniä, jotka ovat sekä liittyneet että eronneet kyseisenä aikana. Nämä liittyneet ja eronneet jäsenet hyväksytään hallituksen kokouksessa. Lippukunnan sääntöjen mukaan on jäsenten erottaminen yleensä myös mahdollista, tarkemmat syyt löytyvät säännöistä tai Yhdistyslaista.
On tärkeää, että uudet jäsenet ja kaikkien lippukunnassa toimivien vapaaehtoisten pestit merkitään Kuksaan. Usein sihteeri onkin samalla jäsenrekisterinhoitaja.
Muutokset vuosikokouksen jälkeen (tai muuten hallitusjäsenten vaihtuessa)
- Patentti- ja rekisterihallituksen yhdistysrekisteriin tulee muuttaa nimenkirjoittajat tarvittaessa lippukunnan kokouksen jälkeen. Nimenkirjoittajien yhteystietojen muutokset tulee myös ilmoittaa. Jos lippukunnalla on y-tunnus, tulee YTJ-järjestelmään tehdä vastaavat ilmoitukset.
- Rahastonhoitajan vaihtuessa pankkiin tulee toimittaa pöytäkirjanote tilinkäyttöoikeuksien myöntämisestä. Pankista saa yleensä mallin, minkä mukaan ote tehdään. Kannattaa olla huolellinen, että kaikki tiedot ovat kerralla oikein. Ote pitää tarkistaa samalla tavalla kuin pöytäkirja ennen pankkiin menemistä. Jos rahastonhoitajalle myönnetään oikeus käyttää lippukunnan tiliä omilla verkkopankkitunnuksillaan, pitää siitä olla maininta pöytäkirjassa.
- Kuksaan päivitetään lippukunnan tärkeät pestit. Rekisteriin kannattaa joka tapauksessa merkitä jollekin henkilölle seuraavat pestit, siinäkin tapauksessa, että lippukunnassa käytetään erilaisia termejä. Näin varmistetaan tiedonkulku.
- Lippukunnanjohtaja
- Pestijohtaja
- Ohjelmajohtaja
- Taloudenhoitaja
- Jäsenrekisterinhoitaja
- Sihteeri