Kuksa – Jonon käsittely

Oikeus:
lippukunnanjohtaja
jäsenrekisterinhoitaja
sihteeri

Jonossa olevien hakemusten käsittely

Liity partioon –sivuston kautta tulee partioon paljon uusia jäseniä. Tämä onkin suositeltavin tapa, sillä silloin uusi jäsen tai hänen huoltajansa vastaa tietojen oikeellisuudesta ja on jäsenhakemuksen takana myös virallisesti. Liity partioon -sivuston kautta päädytään rekisteröitymään asiointipalvelun käyttäjäksi. Asiointipalvelussa huoltaja tai täysi-ikäinen jäsen tekee jäsenhakemuksen joko itselleen tai huollettavalle.

Muistattehan huolehtia lippukunnan jäsenjonosta Kuksassa. Tärkeintä on, että jokainen
kiinnostunut saa jonkinlaisen reaktion yhteydenottoonsa. Jos lippukuntaan ei mahdu / ryhmille
ei ole riittävästi johtajia, kannattaa jokaiselle jonottajalle laittaa sähköposti, jossa kysyy myös
vanhempia mukaan toimintaan. Ilmoittautuneen kautta voidaan tavoittaa vähintään saman
verran aikuisia.

Jos vieläkään ei mahdu, niin muistattehan ilmoittaa siitä jonottajalle! Yksi kokeilemisen arvoinen juttu on kutsua kaikki jonottajat mukaan johonkin lippukunnan tapahtumaan (esim.
aloituspamaukseen) ja jutella siellä vanhempien kanssa. Kasvotusten kysyminen on usein
tehokkaampi rekrytointikeino kuin sähköposti, johon voi helposti jättää vastaamatta.

Jos hakija on sallinut jäsenhakemuksen käsittelyn myös muille alueen lippukunille siirtyy hakemus käsittelyajan umpeuduttua tai lippukunnan vapauttaessa hakemuksen alueen muiden lippukuntien käyttöön. Näille on oma lista Kuksan etusivulla. Käsittely tapahtuu samalla lailla kuin normijonossa.

Lippukuntaan tulleita jäsenhakemuksia voivat käsitellä jäsenrekisterinhoitajat, sihteerit ja
lippukunnanjohtajat.

Esimerkkiviestejä

Esimerkkiviesti vanhemmille

Hei! Lapsesi on ilmoittautunut mukaan partioon sähköisen ilmoittautumislomakkeen kautta. Ikävä kyllä lippukunnassamme on tällä hetkellä se tilanne, ettemme voi ottaa uusia lapsia toimintaan ennen kuin löydämme lisää aikuisia järjestämään viikkotoimintaa. Olisitko sinä kiinnostunut tai tiedätkö jonkun, joka haluaisi tulla mukaan? Partiota ei tarvitse osata ennestään vaan kaikkeen on tarjolla koulutusta ja opastusta. Parasta kaikessa on valmis partio-ohjelma!

Lisätietoja: www.partio.fi/tule-mukaan.

Jos olet vähänkin kiinnostunut, niin otathan yhteyttä [YHTEYSHENKILÖN TIEDOT] ja jutellaan lisää.

Ilmoitus, että lippukuntaan ei mahdu

Hei! Lapsesi on ilmoittautunut mukaan partioon sähköisen ilmoittautumislomakkeen kautta. Ikävä kyllä kyselyistä huolimatta emme löytäneet uudelle ryhmälle johtajia. Olethan yhteydessä, jos olet itse kiinnostunut tulemaan mukaan toimintaan. Muussa tapauksessa toistaiseksi lippukuntaamme ei mahdu. Haluatko, että palaamme asiaan puolen vuoden päästä / kun paikka vapautuu vai poistanko lapsesi jonosta?

Jonon käsittely

Jono näkyy Kuksan etusivulla. Klikkaa Siirry käsittelemään hakumuksia –linkkiä. Lukumäärästä näkee onko jonossa henkilöitä.

  • Jos ette heti käsittele hakemuksia klikkaa Käsittele myöhemmin –linkkiä, jolloin tiedetään, että hakemus on tullut perille ja lippukunta huomioinut sen.
  • Vapauta kohdasta voi jäsenhakemuksen vapautta amuille alueen lippukunnille käsiteltäväksi
  • Hakemukseen pääsee käsiksi, klikkaamalla Käsittele -linkkiä.
  • Jos hakemus on aiheeton tai niitä on samalta henkilöltä useampia, voidaan hakemus myös poistaa.

Jäsenhakemuksen käsittely

Jos käsittelemäsi henkilö on jo partiorekisterissä näkyy henkilö tässä listassa. Tieto haetaan etunimen ja sukunimen mukaan, joten tarkista onko hakija kirjoittanut nimensä oikeisiin kenttiin. Poista myös mahdollinen vuosiluku nimen perästä!

Jos henkilö löytyy jo rekisteristä paina käytä tätä -painiketta. Ennen rekisterissä olevan henkilön valitsemista ota talteen hakemuksessa olevat henkilötiedot. Vaikkapa kuvakaappauksella, sillä hakemuksessa olevat tiedot eivät siirry vanhaan profiiliin.

  • Puhelin: Jos jotain sattuu, on puhelu nopein tapa tavoittaa, joten pidä tämä ajan tasalla!
    Jos lapsella ei ole vielä puhelinta voi tähän laittaa 000000000.
  • Sähköposti: Henkilön tietojen kohtaan lisätään hänen oma sähköposti, tähän ei saa syöttää huoltajan sähköpostiosoitetta! Sille on oma paikkansa huoltajan tiedoissa. Väärä sähköposti tulee poistaa tästä kohdasta. Väärä sähköposti estää huoltajan lisäämisen!

Henkilön lisääminen ikäkausiryhmään henkilön tiedoissa

Uusi jäsen voidaan lisätä samalla ryhmään, johon hänet ollaan liittämässä. Kun tiedot on oikein klikkaa Lisää-painiketta.

Jos jäsenhakemuksessa on lisätty huoltaja tai huoltajia, käsitellään heidät seuraavaksi. Huoltaja saattaa olla jo partiorekisterissä. Nimikaimojakin voi toki olla.

  • Jos nimi on väärin kirjoitettu kannattaa asia korjata ja hakea uudelleen, jolloin oikea henkilö saattaa ilmestyä yläpuolella olevaan listaankin.
  • Huoltajan syntymäajaksi kannattaa laittaa kunnioitettava 1.1.1900
  • Valitse jäsenelle oikea organisaatio.
  • Tarkasta, että jäsenellä on oikea jäsenlaji valittuna
  • Jäsenyyden alkupäivämäärä on pakollinen tieto. Jos jäsenyyden alkamispäivämääräksi
    laittaa päivämäärän jostakin tulevaisuudesta ei lippukunta näe jäsentä kuin merkityn päivämäärän jälkeen!
  • Lippukunta voi halutessaan vapauttaa henkilöitä lippukunnan jäsenmaksusta. Tämä ei
    vapauta partion jäsenmaksusta, mutta jättää lippukunnan osuuden pois, jos lippukunta on mukana jäsenmaksupalvelussa.
  • Tallenna!

Kuva kuksa ohje

Vapautetuissa jäsenhakemuksissa näkyy saman alueen lippukuntien jäsenhakemukset, joiden käsittelyaika on mennyt umpeen tai lippukunta ei jostain syystä ole voinut käsitellä hakemusta. Tällaiset hakemukset voi käsitellä kuka tahansa muu alueen lippukunta. On kaikkien etu, että jokaiselle halukkaalle löytyy paikka harrastaa partiota.

Käsittely tapahtuu kuten normaalissakin jonossa.

OHJE: Jonon käsittely lippukunnassa (pdf)