Näin teet kokouksista houkuttelevia ja osallistavia

• Osallista osallistujia jo ennen kokousta. Sopikaa kiertävistä vastuista, jolloin useammalla osallistujalla on jokin tehtävä ennen kokousta. Kiertävä vastuu voi olla esim. kokouksen puheenjohtaminen, eväiden hankkiminen, siivousvuorot, johtajahuolto-osio, vastuu taukotekemisestä tai palautekierroksen vetämisestä. 
• Valmistele esityslista ennakkoon ja osallista muita sen kokoamiseen. Silmäile edellisen kokouksen pöytäkirja läpi ja nosta esityslistalle ne asiat, joihin täytyy tässä kokouksessa palata ja seurata vastuutehtävien edistymistä. Kysy osallistujilta, mitä ajankohtaisia asioita he haluaisivat kokouksessa käsitellä. Lähetä valmis esityslista osallistujille hyvissä ajoin ennen kokousta.  
• Kun valmistelet esityslistaa, aseta kokoukselle selkeä tavoite ja määritä odotukset osallistujille. Viesti tavoitteesta ennakkoon: esim. “tässä kokouksessa halutaan ideoida kesäleiriä ja suunnitella aikuisrekrytointia sekä järjestää johtajistolle johtajahuoltoa”. Viesti myös odotuksista: esim. “pohdi ennakkoon ideoita kesäleiriin ja aikuisrekrytointiin liittyen”. 
• Aseta esityslistassa määräajat asioiden käsittelyyn ja päätä kokouksen pituus. Hyvä ohjenuora on maksimissaan 2 tuntia kestävä kokous. Määräajat voi merkata esityslistan kohtien perään sulkeisissa, esim. “kesäleirin järjestelyt (15 min)”. 
• Hyödynnä erilaisia sähköisiä äänestyksiä kokousjärjestelyissä. Näin voit saada ennakkoon tiedon siitä, kuka tulee paikalle, mitä asioita halutaan käsitellä ja onko jollain jotain huolia lippukuntaan liittyen. Äänestyksiä (tai polleja) voi järjestää eri viestintäkanavissa, mm. WhatsAppissa, Teamsissä ja Slackissä. Lisäksi niille on erilaisia palveluita, esim. Doodle, Slido, Surveymonkey, Pollmaker. 
• Mieti, tarvitaanko kokousta vai voisiko asian hoitaa jotenkin muuten. Kokousaikaa kannattaa käyttää yhdessä asioiden pohtimiseen ja päätöksentekoon. Jos esityslistalla on vain tiedotusasioita, niistä voi viestiä osallistujille viestintäkanavien kautta. 
• Huomioi psykologinen turvallisuus ja viesti turvallisemman tilan periaatteista etukäteen. Kun kaikilla on turvallinen olo kokouksessa, omien näkemysten sanoittamisen ja palautteen antamisen sekä vastaanottamisen kynnys madaltuu. Turvallisemman tilan periaatteista voi sopia kauden alussa ja niihin voi aina palata tarvittaessa. Linkki turvallisemman tilan periaatteisiin.  

• Aloita kokous aikataulun mukaisesti. Vaikka osa olisi myöhässä, on hyvä kunnioittaa yhdessä sovittua aikataulua. Pöytäkirjan läsnäololistaan voi kirjata, missä kohdassa myöhästyneet saapuivat paikalle. 
• Varaa riittävästi aikaa kokouksen alkutoimenpiteisiin. Kokouksessa voi hyvin käyttää melko reilustikin aikaa kokouskäytäntöjen kertaamiseen, kuten turvallisemman tilan periaatteisiin ja siihen, miten kokouksessa pyydetään ja jaetaan puheenvuoroja. Voitte esimerkiksi sopia, että kokoustilassa saa nousta seisomaan, kävellä hieman, kutoa tai tehdä muuta keskittymistä helpottavaa, mikäli se ei häiritse muita.   
• Käy läpi esityslista, kokouksen tavoitteet ja aikataulu. Voit myös kerrata mahdolliset kiertävät vastuuvuorot. 
• Aktivoi osallistujat kokouksen alussa. On osoitettu, että mikäli osallistuja ei ensimmäisen 30 minuutin aikana sano mitään, hän passivoituu eikä osallistu loppuaikanakaan tilaisuuteen (lähde: Rantala, K. 2021). Aktivoimisen voi tehdä alkuun fiiliskierroksella tai käyttää inspiraatiokortteja keskustelun avaamiseen. 

• Fiiliskierros:

Voit kirjata esityslistaan oman kohdan kuulumiskierrokselle, jolloin sen muistaa tehdä. Voit ohjata fiiliskierroksen erilaisten teemojen tai herättelevien kysymysten avulla. Kuulumiskierros edistää yhteishenkeä ja sujuvoittaa kokouksen kulkua, kun voidaan ottaa huomioon osallistujien tilanteet. Kierrokselle voi asettaa aikarajan (esim. 1 min per osallistuja, kaksi lausetta). Esimerkkejä kysymyksistä kokouksen alkuun: 

• Mitä kuuluu tänään? 
• Mitä odotat tältä kokoukselta? 
• Mihin kysymykseen/ongelmaan toivot apua tältä kokoukselta? 
• Mikä innostaa ja/tai jännittää kokouksen suhteen? 
• Kerro jännittävin asia mitä tällä viikolla on tapahtunut. 
• Mikä emoji/gif/meemi kuvastaa sun fiilistä tänään? 
• Kerro joku asia, mitä muut eivät vielä tiedä sinusta. 
• Jos olisit retkeilyväline, mikä olisit? 
• Kuvakortit: valitse päivän tunnelmaa kuvaava kortti ja kerro siitä muutamalla lauseella.  
• Etäkokouksessa: esittele oma lempitavara/kirja/kasvi. 

Voit käyttää inspiraatiokortteja tai –kuvia fiiliskierroksen ohjaamiseen tai muuten ryhmän tunnelman tunnustelemiseen. Kortit toimivat myös hyvin palautekierroksen tueksi. Valmistele kuvat etukäteen ja kierroksen yhteydessä jokainen saa valita itselleen kortin ja kertoa mitä kortti hänelle kuvastaa. 

• Esimerkki tehtävänannosta: Valitse pöydällä olevista kuvista sellainen, joka kuvastaa oloasi tänään/kuvastaa suhtautumistasi x asiaan/kuvastaa fiilistäsi tästä kokouksesta… Käydään lyhyt kierros, jossa jokainen saa esitellä kuvansa ja jakaa siihen liittyvät ajatuksensa. 
• Kuvakortteja voi löytää netistä (esim. Papunet) tai fyysisessä muodossa eri peleistä (esim. Dixit). Harjoituksessa voi hyödyntää partion osaamiskortteja tai pyytää jokaista ennakkoon tuomaan oma kuva (postikortti, meemi, kuva netistä, yms.). 

• Kannusta kokouksen osallistujia mielipiteiden ja ajatusten ilmaisuun eri menetelmien avulla. Tätä varten on olemassa erilaisia työkaluja, esimerkiksi: 

• Nopea “peukkuäänestys” mielipiteiden sanoittamiseen 
• Yhteinen alusta ideoille (esim. post-it –lappuharjoitukset livenä tai etänä, Trello, unelmaseinä, yms.) 
• Sanapilvi (esim. Mentimenter) 
• Erätauko-dialogi   
• Viiden miksin tekniikka 
• Aivoriihi ideoinnin ja ongelmanratkaisun välineenä 
• Minuuttikierros: Jokaisella minuutti aikaa kertoa näkemyksensä käsiteltävästä asiasta. Muut eivät saa keskeyttää. Halutessaan oman minuutin vuoronsa voi olla hiljaa. Aikaraja vähentää pitkiä monologeja ja pakottaa muut kuuntelemaan. Näin jokaisella on mahdollisuus tuoda mielipiteensä esiin ilman pelkoa tyrmätyksi tulemisesta. Menetelmää voi käyttää myös esim. fiiliskierroksena kokouksen alussa tai vaikka purnauskierroksena, jolloin on mahdollisuus kritisoida asioita. 

• Jaa osallistujat pienryhmiin. Tämä on hyvä tapa, kun täytyy pohtia jotain suurempaa kokonaisuutta, jonka voi pilkkoa osiin tai kun ryhdytään suunnittelemaan esimerkiksi retken eri osa-alueita. 
• Kutsu ulkopuolinen puhuja tai vieras mukaan kokoukseen. Kokouksiin saa vaihtelevuutta, kun esimerkiksi aluekummi tai valmentaja tulee vaihteeksi vetämään, fasilitoimaan tai sparraamaan jonkun aiheen käsittelyssä. Lähilippukunnasta voi kutsua edustajan kertomaan vertaiskokemuksia tai partiolaisen huoltajan tai paikallisen julkkiksen asiantuntijaksi tai ihan vaan osallistujien piristämiseksi. Kokoukseen voi kutsua myös muita vierailevia tähtiä, kuten vaihtuvilla vuoroilla ryhmänjohtajia käymään ja tutustumaan hallituksen toimintaan. 
• Tee asioiden käsittelystä hauskaa pelillistämisen tai aktiivisen tekemisen kautta. Pelillistämiseen löytyy erilaisia työkaluja, kuten Seppo.io ja Kahoot. Aktivoi osallistujia toteuttamalla kokous metsässä, retkellä, kävelykokouksena, rastiratana tai lähiluontokokouksena. 
• Huomioi tasa-arvoisuus puheenvuoroissa. Varmista, että jokaisella on tilaa osallistua, kukaan ei dominoi yksinpuhelullaan ja että mielipidettä kysytään aktiivisesti myös hiljaisemmilta osallistujilta. Tee selväksi, miten puheenvuoroja pyydetään ja jaa puheenvuoroja reilussa järjestyksessä (esimerkiksi siinä järjestyksessä, kun puheenvuorot on pyydetty tai painottaen niitä osallistujia, jotka eivät ole vielä aiemmin pyytäneet yhtäkään puheenvuoroa). Yksi vaihtoehto on kysyä keskustelukierroksella jokaiselta mielipide tai käyttää kiertävää puhekapulaa, jolloin vain kapula kädessä saa puhua. Valitse menetelmä sen mukaan, onko kyseessä hiljainen vai äänekäs ryhmä. 
• Muista psykologinen turvallisuus läpi kokouksen. Muistuta osallistujia yhteisesti alussa sovituista turvallisemman tilan periaatteista, mikäli osallistujat käyttäytyvät niiden vastaisesti. Selkeissä tapauksissa puutu kiusaamiseen suoraan ja pidä tarvittaessa kokoustauko, jolloin voit keskustella kahden kesken periaatteita rikkoneen osallistujan kanssa. 
• Huolehdi riittävistä tauoista ja kokouseväistä. Taukojumppa tai -leikki nostavat energiatasoja. Intensiivisissä kokouksissa on hyvä päästä hetkeksi vetäytymään omaan rauhaan ulos tai käytävälle. Yllätyseväs piristää asiapitoisen kokouksen keskellä. Huolehdi myös siitä, että pidät kiinni asiakohdille varatusta aikataulusta, jotta kokous pysyy luvatussa aikataulussa. 

• Kertaa, mitä kokouksen aikana sovittiin. Kuka tekee, mitä ja mihin mennessä? Varmistakaa, että tehtävänjako löytyy selkeästi kokouksen pöytäkirjasta esimerkiksi korostamalla tekijöiden nimet eri värillä. Näin toimimalla sovitut tehtävät jäävät päällimmäisenä mieleen, kun kokous päättyy. 
• Kerää nopea palaute kokouksesta. Palautekierroksen vaihtoehtona voit käyttää esimerkiksi palautekättä (netistä löytyy esimerkiksi toive-käsi, jossa jokaiselle sormelle on yksi aihe: kontakti, toive, hyöty, usko, sopimus), peukkupalautetta, fiiliskierrosta, fläppitaululle mielipiteen merkitsemistä esim. janalle tai ympyrän akselille teemoittain, sähköistä äänestystä tai pollia (esim. WhatsAppissa, Teamsissä tai Slackissä) tai etänä esimerkiksi GIF-animaatioita.  
• Yhdistä kokoukseen johtajahuoltoa. Varsinkin, jos kokous on ollut hyvin asiapitoinen, voi olla hauska sisällyttää loppuun jotain muuta vastapainoksi. Koristellaanko muffinit vai pidetään parin minuutin loppurentoutus silmät kiinni? Joskus voi olla hauska varata lyhyemmän kokouksen jälkeen pidempi aika yhteiselle tekemiselle, kuten metsäkävelylle tai elokuvaillalle. 

• Lähetä kokouksen pöytäkirja kaikille asianomaisille. Huolehdi, että sen saavat myös ne, jotka eivät olleet paikalla. Näin jokainen voi tarkistaa, mitä kokouksessa sovittiin ja poissaolleet eivät tipahda pois tiedon piiristä. Muistion voi hyvin lähettää koko johtajistolle, vaikka kaikki eivät olisi olleet hetkeen mukana.  
• Kysy, miten kokouksessa sovitut asiat etenevät. Henkilökohtainen tuki vastuutehtävissä oleville rakentaa luottamuksen ilmapiiriä, mikäli sävy on tilanteeseen sopiva. Vältä rakentamasta vaikutelmaa, ettet luota toisen tekemiseen (mikromanagerointi).  
• Kysy palautetta kokouksesta ja yhteistyöstä. Mikä meillä toimii ja mikä ei? Mitä voisimme parantaa ja millä tavalla? 
• Muuttakaa toimintatapoja ja suunnitelmaa tarpeen mukaan. Jos kokoukset koetaan uuvuttavina, on myös hyvä pohtia, pitäisikö jokin juttu jättää tekemättä.