Maksuliikenteen hoito

Lippukunnan taloutta ja talousarviota suunnitellessa kannattaa miettiä, miten lippukunnan maksuliikenne hoidetaan. Siihen vaikuttaa muun muassa lippukunnan koko. Pääsääntöisesti jokaisella lippukunnalla on oma pankkitili, jonka kaikki rahaliikenne tulee kirjata tarkoin ylös. Lippukunnalla voi olla myös käteiskassa, esimerkiksi jatkuvaa myyntitoimintaa varten. Tavanomaiset kulut kannattaa kuitenkin hoitaa kulukorvauksina, jolloin kirjanpitoon saadaan helposti tositteet.

Tärkeää on sopia etukäteen se, mitkä menot esimerkiksi lippukunnanjohtaja, tämän apulainen tai muu hallituksen jäsen voi hyväksyä yksin ja mihin tarvitaan hallituksen päätös. Lippukunnalla tulisi olla hyväksytty maksuohjesääntö, jossa määritellään mitä lippukunnan eri pesteissä olevat olevat saavat päättää hankinnoista ja rahan käytöstä. Usein voidaan suoraan hyväksyä summaltaan pienet menot, esimerkiksi kololle ostettu kopiopaperi. Hallituksen päätös tarvitaan kaikkiin pysyvämpiin ja kalliimpiin hankkeisiin. Hallituksen myönnettyä tukea vartion tai lauman retkelle voidaan sopia, että lippukunnanjohtaja tämän apulainen tai muu hallituksen jäsen hyväksyy vielä kuitit, ennen kuin rahoja maksetaan johtajille. Ennakkoa käytettäessä tilitys hyväksytään jälkikäteen.

Lippukunnalle suunnatut laskut voivat kulkea lippukunnanjohtajan kautta taloudenhoitajalle, joka maksaa laskut lippukunnanjohtajan hyväksyttyä ne. Laskut voivat myös mennä suoraan taloudenhoitajalle, joka on aiemmin valtuutettu maksamaan laskut. Tärkeintä on, että käytäntö on selkeä ja kaikkien tiedossa.

Esimerkki maksuohjesäännöstä (hyväksytään lippukunnan kokouksessa/hallituksessa ja tiedotetaan kaikille johtajille vuosittain):

  • Lippukunnan hallitus päättää kaikista yli 100 euron hankinnoista/kuluista.
  • Lippukunnanjohtaja voi yksin päättää 0–100 euron hankinnoista/kuluista.
  • Ryhmien johtajat voivat päättää alle 50 euron hankinnoista talousarvion puitteissa.
  • Kaikki kuitit hyväksyy lippukunnanjohtaja, lippukunnanjohtajan apulainen tai muu hallituksen jäsen ennen maksua.
  • Tapahtumiin liittyvää budjettivastuuta edistää, jos tapahtuman johtaja hyväksyy tapahtumaan liittyvät kulut ja koko tapahtuman tilitys hyväksytään hallituksessa.

Rahaliikenne kannattaa ohjata pankkitilin kautta. Summa maksetaan tililtä, kun taloudenhoitajalle on toimitettu kuitit hyväksyttyinä. Näin siksi, että usein koko lippukunnan talouskuri pysyy helpommin hyvänä, jos kaikki tulot ja menot kulkevat tilin kautta.

Pankit tarjoavat erilaisia vaihtoehtoja yhdistyksille. Palveluiden kilpailuttaminen muutaman vuoden välein on suositeltavaa, jotta tilistä aiheutuvat kustannukset pysyvät järkevinä. Pankkitiliä valittaessa kannattaa ensin kartoittaa lippukunnan tarve eli se, miten paljon vuoden ja kuukauden aikana kertyy maksutapahtumia. Yhdistyksille tarjotaan erilaisia paketteja, joissa kuukausimaksu sisältää aina tietyn määrän maksutapahtumia.

Retkien ja leirien ilmoittautumiset on järkevintä hoitaa Kuksan tapahtumien kautta. Kuksassa osallistuminen näkyy vielä vuosienkin päästä partiolaisen tiedoissa, siellä voidaan merkitä partio-ohjelman aktiviteetit ja Kuksan kautta on melko helppoa laskuttaa osallistujia. Jokainen osallistuja näkee myös tiedoissaan saamansa laskut ja niiden maksutilanteen – siksi myös maksusuoritusten vienti määräajoin Kuksaan on tärkeää.

Retkien maksut voidaan hoitaa myös lippukunnan tilin kautta tai johtajat voivat kerätä maksut osanottajilta käteisellä. Usein isojen leirien maksut hoidetaan lippukunnan tilin kautta, koska tällöin pysytään paremmin perillä maksuista. Vartioiden tai laumojen retkimaksuja ei aina ole välttämätöntä kierrättää lippukunnan tilin kautta.

Jokaisesta retkestä ja tapahtumasta on tärkeää tehdä tilitys, josta käyvät ilmi tapahtuman tulot ja menot, vaikkei raha liikkuisikaan lippukunnan tilin kautta. Kun retket näkyvät tilinpäätöksessä, pystytään paremmin vertailemaan, paljonko retkiin on mennyt rahaa minäkin vuonna. Tilinpäätöksessä näkyy tällöin, että lippukunnalla on muutakin kuin hallinnollista toimintaa. Avustusten ja toiminnan kannalta on suotavaa, etteivät hallintokulut ylitä varsinaisen toiminnan kuluja.

Tärkeintä on se, että lippukunnalla on yhdistyslain mukaiset ohjeet ja käytännöt maksujen suhteen. Tilinpäätökset tulee säästää 10 vuoden ajan ja tilikauden kuitteja 6 vuoden ajan. Velvoitteesta kannattaa huolehtia, jottei jatkossa törmätä ikäviin ongelmiin. Mikään ei velvoita tuhoamaan tilinpäätöksiä tietyn ajan kuluttua, vaan pikemminkin niistä on pitkään säilytettynä hyötyä vaikkapa lippukunnan historiikin kirjoittajille.

Yleishyödyllisten yhdistysten varainhankinta on useimmissa tapauksissa verovapaata. Asia kannattaa kuitenkin tarkastaa aina verottajalta, jotta myöhemmiltä suuriltakin korvauksilta vältytään. Myös esimerkiksi arpajaisia järjestettäessä on syytä selvittää lakipykälät ja mahdollinen arpajaisvero.