Maksuliikenteen hoito

Lippukunnan taloutta ja talousarviota suunnitellessa kannattaa miettiä, miten lippukunnan maksuliikenne hoidetaan. Siihen vaikuttaa muun muassa lippukunnan koko. Pääsääntöisesti jokaisella lippukunnalla on oma pankkitili, jonka kaikki rahaliikenne tulee kirjata tarkoin ylös. Lippukunnalla voi olla myös käteiskassa, esimerkiksi jatkuvaa myyntitoimintaa varten. Tavanomaiset käteisostot kannattaa kuitenkin hoitaa kulukorvauksina pankkitilin kautta, jolloin kirjanpitoon saadaan helposti tositteet.

Tärkeää on sopia etukäteen se, mitkä menot esimerkiksi lippukunnanjohtaja, tämän apulainen tai muu hallituksen jäsen voi hyväksyä yksin ja mihin tarvitaan hallituksen päätös. Lippukunnalla tulisi olla hyväksytty maksuohjesääntö, jossa määritellään mitä lippukunnan eri pesteissä olevat saavat päättää hankinnoista ja rahan käytöstä. Kaikki kuitit riippumatta ostajasta tai ostoksen summasta tulee hyväksyä, ja maksuohjesäännöstä tulisi käydä ilmi kuka hyväksyy kenenkin ostokset. Usein voidaan suoraan hyväksyä summaltaan pienet menot, esimerkiksi kololle ostettu kopiopaperi. Hallituksen päätös tarvitaan kaikkiin sovittua isompiin hankintoihin. Mikäli lippukunta päättää kesken kauden hankkia jotain suurta, jota ei talousarviossa ole suunniteltu, tulee hankinnalle saada lippukunnan kokouksen päätös. Se saattaa tarkoittaa jopa ylimääräisen kokouksen kutsumista koolle.

Lippukunnalle suunnatut laskut voivat kulkea lippukunnanjohtajan kautta taloudenhoitajalle, joka maksaa laskut lippukunnanjohtajan hyväksyttyä ne. Laskut voivat myös mennä suoraan taloudenhoitajalle, joka on aiemmin valtuutettu maksamaan laskut. Tärkeintä on, että käytäntö on selkeä ja kaikkien tiedossa.

Esimerkki maksuohjesäännöstä (hyväksytään lippukunnan kokouksessa/hallituksessa ja tiedotetaan kaikille johtajille vuosittain):

  • Lippukunnan hallitus päättää kaikista yli 100 euron hankinnoista/kuluista.
  • Lippukunnanjohtaja voi yksin päättää 0–100 euron hankinnoista/kuluista.
  • Ryhmien johtajat voivat päättää alle 50 euron hankinnoista talousarvion puitteissa.
  • Kaikki kuitit hyväksyy lippukunnanjohtaja, lippukunnanjohtajan apulainen tai muu hallituksen jäsen ennen maksua.
  • Tapahtumiin liittyvää budjettivastuuta edistää, jos tapahtuman johtaja hyväksyy tapahtumaan liittyvät kulut ja koko tapahtuman tilitys hyväksytään hallituksessa.

Rahaliikenne kannattaa ohjata pankkitilin kautta. Summa maksetaan tililtä, kun taloudenhoitajalle on toimitettu kuitit hyväksyttyinä. Näin siksi, että usein koko lippukunnan talouskuri pysyy helpommin hyvänä, jos kaikki tulot ja menot kulkevat tilin kautta.

Pankit tarjoavat erilaisia vaihtoehtoja yhdistyksille. Palveluiden kilpailuttaminen muutaman vuoden välein on suositeltavaa, jotta tilistä aiheutuvat kustannukset pysyvät järkevinä. Pankkitiliä valittaessa kannattaa ensin kartoittaa lippukunnan tarve eli se, miten paljon vuoden ja kuukauden aikana kertyy maksutapahtumia. Yhdistyksille tarjotaan erilaisia paketteja, joissa kuukausimaksu sisältää aina tietyn määrän maksutapahtumia.

Retkien ja leirien ilmoittautumiset on järkevintä hoitaa Kuksan tapahtumien kautta. Kuksassa osallistuminen näkyy vielä vuosienkin päästä partiolaisen tiedoissa, siellä voidaan merkitä partio-ohjelman aktiviteetit ja Kuksan kautta on melko helppoa laskuttaa osallistujia. Jokainen osallistuja näkee myös tiedoissaan saamansa laskut ja niiden maksutilanteen – siksi myös maksusuoritusten vienti määräajoin Kuksaan on tärkeää.

Jos hallitus myöntää tukea vartion tai lauman retkelle, tulee lippukunnanjohtajan, tämän apulaisen tai muu hallituksen jäsen vielä hyväksyä kuitit, ennen kuin rahoja maksetaan johtajille. Käteismenoja varten ostoja tekevälle henkilölle voidaan myöntää myös ennakkoa. Ennakon hyväksyy maksettavaksi lippukunnanjohtaja, ellei muuta ole sovittu. Ennakon saaja tekee jälkikäteen tilityksen ennakon käytöstä ja liittää siihen alkuperäiset ostokuitit. Tilitys hyväksytään kuten muutkin laskut. Jos tilitys ei kata koko ennakkoa, taloudenhoitajan pitää pyytää ennakon saajaa palauttamaan käyttämättä jääneen ennakon lippukunnan pankkitilille. Jos ennakko ei kata kaikkia hyväksyttäviä menoja, ylimenevä summa maksetaan tilityksen hyväksymisen jälkeen.

Yksi hyvä tapa hoitaa kuittien palautus ja hyväksyminen on käyttämällä sähköistä järjestelmää, jonne aktiivijäsenet voivat palauttaa kuitteja ostosten jälkeen. Yksi esimerkki tällaisesta sivustosta on kululaskut.fi. Sähköisten järjestelmien kautta voi usein myös tilittää esimerkiksi retkestä saadut rahat, jolloin taloudenhoitaja saa kaikki tapahtuman tuotot ja kulut tietoonsa samanaikaisesti. Kun kaikki kulut on hyväksytty, erotus tuottoihin joko maksetaan johtajalle tai hän palauttaa yli jääneen osuuden lippukunnan tilille.

Retkien maksut voidaan hoitaa esimerkiksi lippukunnan tilin kautta tai johtajat voivat kerätä maksut osanottajilta käteisellä tai MobilePaylla. Usein isojen leirien maksut hoidetaan lippukunnan tilin kautta, koska tällöin pysytään paremmin perillä maksuista, eikä johtajille kerry suuria määriä käteistä. Vartioiden tai laumojen retkimaksuja ei aina ole välttämätöntä kierrättää lippukunnan tilin kautta.

Jokaisesta retkestä ja tapahtumasta on kuitenkin tärkeää tehdä tilitys, josta käyvät ilmi tapahtuman tulot ja menot, vaikkei raha liikkuisikaan lippukunnan tilin kautta. Kun retket näkyvät tilinpäätöksessä, pystytään paremmin vertailemaan, paljonko retkiin on mennyt rahaa minäkin vuonna. Tilinpäätöksessä näkyy tällöin, että lippukunnalla on muutakin kuin hallinnollista toimintaa. Avustusten ja toiminnan kannalta on suotavaa, etteivät hallintokulut ylitä varsinaisen toiminnan kuluja.