Kirjanpidon ja tilinpäätöksen tarkastuksen muistilistat

1. Tilinavaus

  • Onko edellinen tilinpäätös vahvistettu lippukunnan vuosikokouksessa hallituksen esittämässä muodossa? Asia tarkistetaan asianomaisesta kokouspöytäkirjasta.
  • Täsmäävätkö tilinavausviennit vahvistetun tilinpäätöksen kanssa?
  • Onko tilinavauksen rahatilien avaussaldoja verrattu pankin tiliotteisiin?

2. Kirjanpitoaineisto ja tilikauden kirjaukset

  • Onko kaikki tositteet tarkastettu ja onko niitä verrattu kirjanpitoon?
  • Jos kaikkia tositteita ei ole tarkastettu, onko tarkastettujen tositteiden numerot merkitty muistiin?
  • Onko tositteet kirjattu aikajärjestyksessä (erityisesti kassatositteet)? Maksutapahtumat on kirjattava viivytyksettä aikajärjestyksessä. Jos esimerkiksi kassatilin aikajärjestystä on laiminlyöty, kassan saldon kehitystä ei voi seurata kassatililtä. Tällaisessa tapauksessa on seurattava todellista kassasaldoa laskemalla saldo oikeiden päivämäärien mukaan.
  • Jos useita kuitteja on yhdistelty yhdeksi tositteeksi, onko kuittien summien yhteenlaskua tarkastettu pistokokein? Kuittien yhdistely ei ole suositeltavaa.
  • Jos tilikauden aikana on järjestetty jäsentilaisuuksia tai muita tapahtumia, onko tilaisuuksien osanottomaksuista, arpajaisista, kahviomyynnistä tms. laadittu asianmukaiset tilitykset?
  • Onko tilityksissä tilaisuudesta vastaavan henkilön allekirjoitus? Onko tositteet hyväksytty hallituksen päättämällä menetelmällä?
  • Onko hallitus nimennyt tositetarkastajat?
  • Onko tositetarkastajan tarkastustulos kuultu?

3. Tilikauden kirjanpito:

  • Sisältääkö tilikauden kirjanpito kaikki tulot ja menot?
  • Onko kirjanpitokirjan sarakkeiden yhteenlaskuja tarkastettu pistokokein?
  • Täsmäävätkö siirtosummat, erityisesti loppuvuoden osalta?
  • Jos lippukunnalla on käytössä kirjanpito-ohjelma, onko tarkastettu, että kaikilta kirjauskausilta on paperille tulostettuna päivä- ja pääkirjat, joista ilmenevät myös laatimispäivämäärät?

4. Varasto:

  • Vastaako vaihto-omaisuuslistan loppusumma taseen vaihto-omaisuutta?
  • Onko taseen vaihto-omaisuus inventoitu tilinpäätöshetkellä?

5. Tilinpäätösviennit

  • Onko kirjanpitokirjan tilinpäätösvientien laskutoimitukset tarkastettu?
  • Mikäli tilinpäätös on kirjoitettu erilliseen tasekir- jaan, onko tasekirjan tilinpäätöslukuja verrattu kirjanpitokirjan  tilinpäätöslukuihin?
  • Mikäli tasekirjaan kirjoitettavaa tilinpäätöstä laadittaessa on yhdistelty kirjanpitokirjan tilejä (kirjanpidon erittely ollut siis täydellisempi kuin julkaistavan tilinpäätöksen jaottelu), onko yhdistelyjen laskutoimitukset tarkastettu?
  • Onko esimerkiksi vartioiden ja kämppien erillään hoidettujen talouksien tilikauden tapahtumat sisällytetty lippukunnan tilinpäätökseen?

Lippukunnan tilinpäätöksen tulee sisältää kaikki se taloudellinen toiminta, jota lippukunnassa on ollut.

6. Tuloslaskelma

  • Onko tuloslaskelma laadittu kirjanpitoasetuksen tuloslaskelmamallin runkoa noudattaen?

Jos lippukunta on saanut yleisavustuksia, onko tuloslaskelma laadittu avustusviranomaisten ohjeita noudattaen?

Kirjanpitolain 19 §

Tuloslaskelma on laadittava siten, että siitä käy selville, miten tilikauden tulos on syntynyt.

Tuloslaskelmaan on merkittävä erikseen kokonais- tuotot tai liikevaihto sekä kulut riittävästi eriteltyinä. Merkintätavasta määrätään tarkemmin asetuksessa.

Siihen on merkittävä omina tuottoerinään osingot ja korot sekä omina kuluerinään aineista, tavarois- ta, palkoista ja vuokrista johtuneet kulut, samoin kuin poistot ja korot. Merkittävä on myös 17 §:ssä tarkoitettujen varausten muutos, mikäli sillä on vaikutusta tilikauden tulokseen, ja välittömät verot.

”Varsinainen toiminta” tarkoittaa sitä toimintaa, jota varten aatteellinen yhteisö tai säätiö on perustettu. Tämä toiminta on kuvattu sen säännöissä tai yhtiöjär- jestyksessä toiminnan tarkoituksena. Tähän kohtaan kirjataan siis tavanomaisen partiotoiminnan tuotot ja kulut.

Kuhunkin ryhmään kuuluvat tuotot ja kulut on esitet- tävä riittävästi eriteltyinä tuloslaskelmassa tai sen liit- teenä. Varsinaisen toiminnan tuotot ja kulut on eritel- tävä lisäksi toiminnanaloittain tuloslaskelmassa tai sen liitteenä.

Liiketoiminnasta saadaan ilmoittaa vain sen tuottojen ja kulujen summat. Sen vuoksi tuloslaskelmaan on lii- tettävä liiketoiminnasta laadittu erillinen tuloslaskelma.

Mistä voi tietää, miten tarkasti tuotot ja kulut pitää eritellä? Niin sanottuun hyvään kirjanpitotapaan kuuluu olennaisuuden periaate. Se tarkoittaa, että tuloslaskelman laatija voi itse arvioida, mitkä toiminnot ovat olennaisia ja tehdä jaottelun sen mukaan. Vähimmäisvaatimuksena on, että tuotot ja kulut merkitään tu- loslaskelman pääryhmiin. Tuloslaskelmaa voidaan täy- dentää tuottojen ja kulujen erittelyllä, joka laitetaan laskelman liitteeksi.

Palkkojen ja vuokrien tulee näkyä erikseen. Mikäli varsinainen partiotoiminta jakautuu selvästi erilaisiin toi- minnanaloihin (esim. koulutus-, ohjelma-, retki-, leiri-, tiedotustoiminta), tulee tuotot ja kulut eritellä tuloslaskelmassa toiminnanaloja vastaavasti.

Ihan aina tuottoja ja kuluja ei ole tarpeen eritellä tuloslaskelmaan. Erittelyä ei tarvitse tehdä, jos toiminnanalat ovat melko samanlaisia ja jos yksittäisellä alalla ei ole erityistä merkitystä lippukunnan tai esimerkiksi lahjoittajien ja sidosryhmien kannalta. Siinä tapauksessa erittely voidaan esittää tuloslaskelman liitteessä. Tuotot ja kulut tulee esittää bruttomääräisinä.

A.    Opinto- ja koulutustoiminta:

  • Onko opintokeskuksen kautta anottu ja saatu valtionapua?

B.    Tiedotustoiminta:

  • Onko jäsenlehden ja muiden julkaisujen kaikki ilmoitustuotot laskettu?
  • Onko selvitetty, voisiko jäsenlehden painotyön ostaa ilman arvonlisäveroa?

C.    Tarvikevälitys:

Jos lippukunnalla on myyntitoimintaa,

  • onko myyntitavoista tehty luotettavat erittelyt (josta näkyy varaston suuruus sekä muun muassa se, että edellisen vuoden lopun varasto on yhtä suuri kuin seuraavan vuoden alkuvarasto)?
  • Täsmääkö varastoerittelyn loppusumma kirjanpidon loppusumman kanssa?
  • Vastaako myyntitoiminnan tulos hinnoittelun perusteella odotettua tulosta?
  • Onko vuosialennukset ja määräalennukset tuloutettu?
  • Onko myyntitoiminnassa riittävä valvonta ja tehtävänjako?
  • Ketkä vastaavat ostosta ja myynnistä?

D.    Yleistoiminta ja hallinto:

  • Ovatko palkat, palkkiot ja matkakorvaukset maksettu niin, kuin on päätetty?
  • Ovatko matkakorvaukset ja päivärahat enintään verohallituksen päätösten suuruisia?
  • Onko tilojen vuokrat peritty vuokrasopimusten mukaisesti ja onko tilikauden vuokratuotosta tehty laskelma, jota on verrattu kirjanpidossa näkyvään maksettuun vuokraan?

E.    Varainhankinta:

  • Täsmäävätkö tuloslaskelman jäsenmaksutuotot jäsenluettelon tai jäsenrekisterin mukaisen maksaneiden jäsenten lukumäärän kanssa (jäsenmaksutuotot = jäsenmäärä x jäsenmaksu)?
  • Ovatko jäsenrekisterin tiedot ajan tasalla?
  • Onko muutokset ilmoitettu keskusjärjestöön? Onko huolehdittu siitä, että henkilörekisterit ja niiden tiedot on asianmukaisesti suojattu luvatonta käsittelyä, käyttöä, tuhoamista ja muuttamista sekä anastusta vastaan?
  • Onko käsikannossa perityt jäsenmaksut tilitetty edelleen viivytyksettä lippukunnan pankkitilille ja maksut rekisteröity jäsenluetteloihin? Jäsenmaksut olisi suotavaa periä pankin välityksellä.

F.    Yleisavustukset ja muut saadut avustukset:

  • Jos lippukunta on saanut avustusta valtiolta, kunnalta seurakunnalta tai muulta taholta, onko avustus käytetty avustusehtoja noudattaen ja avustuksen myöntäjän määräämään tarkoitukseen?
  • Onko avustuksen käytöstä laadittu vaaditut tilityk- set? Ellei tilitystä ole vielä laadittu, olisi suotavaa perehtyä tilitysluonnokseen. Kirjanpito tulisi järjestää siten, että tiedot tilitystä varten saadaan siitä.

G.    Tilikauden tulos:

  • Jos lippukunnan säännöissä on määräys ylijäämän käytöstä, onko hallituksen esitys sääntöjen mukainen

7. Tase ja tase-erittelyt

Kirjanpitoasetuksen 9 §
Aatteellisen yhteisön ja säätiön on taseessaan eriteltävä muut pitkäaikaiset sijoitukset laatunsa mukaisesti ja ilmoitettava erikseen sellaiset varat tai sellainen pää- oma, joiden suhteen on rajoittavia erityismääräyksiä. Erillään hoidettavat varat on erikseen ilmoitettava ta- seessa tai sen liitteessä.

Tase-erittelyt, kirjanpitolain 14 §
Tase-erittelyissä on yksityiskohtaisesti ryhmittäin luet- teloitava kirjanpitovelvollisella tilikauden päättyessä ollut rahoitusomaisuus ja vaihto-omaisuus sekä käyttö- omaisuus tai siinä tilikauden aikana tapahtuneet lisäykset ja vähennykset sekä muut pitkävaikutteiset menot ja pitkäaikaiset sijoitukset, jotka on merkitty taseeseen (aktivoitu) samoin kuin vieras pääoma.

Onko taseesta laadittu tase-erittelyt tai onko tiedot eritelty riittävästi jo taseeseen? Tase-erittelyjen avulla yksilöidään lippukunnan omaisuus. Tase-erittelyiden avulla on voitava esim. tarkistaa, että lippukunnan omaisuus on tallella.

  • Onko tase-erittelyiden laskutoimitukset tarkastettu?

A.    Rahat ja pankkisaamiset:

  • Käytetäänkö lippukunnassa niin sanottua kiinteän kassan järjestelmää (kassassa on aina tietty summa rahaa ja uutta rahaa nostetaan vain sen verran kuin kassasta on maksettu pois)?

Kassan tarkastuslaskelman laadinnassa huomioitavia asioita:

  • kaikki käteisvarat on tarkastettava samana ajankohtana
  • samasta ajankohdasta on oltava myös kaikkien pankkitilien tiliotteet ja saldot
  • erityisesti kirjanpitoon kirjaamattomien menokuittien osalta on tarkastettava, että ne on hyväksytty
  • mikäli kassavaroissa on vajausta tai ylijäämää, on pyrittävä selvittämään erotus siten, että tilintarkas- tajilla ja kassan hoitajalla on yksimielinen näkemys eron syystä.
  •  Täsmäävätkö taseen tai tase-erittelyjen pankkitili- en saldot pankkien ilmoittamien saldojen kanssa?
  • Ovatko kaikki pankkitilit (myös esimerkiksi vartioiden pankkitilit sekä pankkitilit, joiden saldo on tilinpäätöshetkellä nolla) luetteloitu taseessa tai tase-erittelyissä?
  • Onko rahavarat tilikauden aikana pidetty korkoehdoiltaan tuottoisimmalla tavalla ja onko pankkitilien korot merkitty kirjanpitoon?
  • Onko tiliotteiden tapahtumia verrattu pistokokein kirjanpitoon?
  • Täsmäävätkö tiliotteiden vuoden pano- ja ottotapahtumien kokonaissummat kirjanpidon pankkitilien debet- ja kredit-kirjausten kokonais- summiin?

B.    Laina- tai muut saamiset:

  • Ovatko lainasaamisten lyhennykset ja niiden korot peritty velkakirjaehtojen mukaisesti?
  • Onko saamisissa vanhentuneita saamisia ja siirtosaamisissa yli vuoden vanhoja saamisia, joiden poistamisesta hallituksen tulisi päättää?

C.    Varasto:

  • Onko vaihto-omaisuus (myyntitavaroiden varasto) arvostettu tilinpäätöksessä hankintahinnan mukaan tai todennäköisen myyntihinnan mukaan, jos jälkimmäinen arvo on alempi?

D.    Koneet ja kalusto:

  • Onko koneista ja kalustosta olemassa luettelo tai kortisto tai onko vuosittain tilikauden lisäykset ja vähennykset eritelty tase-erittelyissä?
  • Onko luetteloiden mukainen omaisuus yhdistyksen  hallussa?

E.    Muut pitkäaikaiset sijoitukset:

  • Ovatko pitkäaikaisten sijoitusten tuotot (osingot ja korot) tuloutettu tuloslaskelmassa?

F.    Lyhytaikaiset velat:

  • Onko kaikki edellisessä tilinpäätöksessä olleet osto- ja siirtovelat suoritettu?
  • Onko seuraavan tilikauden osuus pitkäaikaisista lainoista lyhytaikaisissa veloissa?
  • Koostuuko ennakonpidätys- ja sosiaaliturva- maksuvelka vain joulukuun aikana suoritettujen palkkojen ja palkkioiden ennakonpidätyksistä ja onko tilinpäätöstä seuranneessa tammikuussa maksettu suoritus yhtä suuri kuin tilinpäätöksen velkasaldo?
  • Jos lippukunnalla on vakituisia työntekijöitä, onko siirtoveloissa huomioitu lomapalkkavelka sosiaalimenoineen?
  • Onko osto- ja siirtoveloissa paljon tilinpäätös- hetkellä maksettavaksi erääntyneitä laskuja?
  • Jos erääntyneiden laskujen määrä on huomattava, on tarkastuksessa kiinnitettävä huomiota yhdistyksen maksuvalmiuteen ja velkaantuneisuuteen.

G.    Pitkäaikaiset lainat:

  • Onko lainan ottamisesta ja omaisuuden panttaamisesta lainojen vakuudeksi hallituksen päätös? Kiinteistön kiinnittämisestä on oltava yhdistyksen kokouksen päätös, ellei säännöissä ole annettu hallitukselle oikeutta  kiinnityspäätöksiin.
  • Onko pankkien ja muiden rahoituslaitosten antamia ilmoituksia lainojen määristä verrattu kirjanpidon tai tase-erittelyjen osoittamiin saldoihin?
  • Ovatko lainojen lyhennykset ja korot suoritettu eräpäivinä?
  • Onko lainojen vakuudeksi pantatut arvopaperit tai kiinnitykset ilmoitettu taseen liitetiedoissa?

H.    Varaukset ja oma pääoma:

  • Onko varaus purettu (tuloutettu tulos- laskelmassa), jos meno on jo toteutunut?
  • Jos oman pääoman eristä on muodostettu rahastoja, onko rahastot käsitelty kirjanpidossa perustamispäätösten mukaisesti?
  • Jos yhdistyksen velat ylittävät yhdistyksen varat (oma pääoma on negatiivinen), onko olemassa suunnitelma siitä, miten yhdistyksen taloudellinen asema aiotaan tervehdyttää?
  • Onko omassa pääomassa tilikauden aikana tapahtuneet muutokset ilmoitettu taseessa tai taseen  liitetiedoissa?

8. Tasekirja

  • Onko tasekirjassa tuloslaskelma, tase, taseen liitetiedot ja luettelo käytetyistä kirjanpitokirjoista?
  • Jos erillistä tasekirjaa ei ole, vaan päiväpääkirja toimii myös tasekirjana, onko siihen täydennetty vastaavat tiedot?
  • Onko tilinpäätöksen allekirjoittajana ollut toimi- ja päätösvaltainen hallitus ja toiminnan- johtaja tai vastaava ja onko päiväys allekirjoitus- hetken mukainen?
  • Ovatko tilintarkastajat kirjoittaneet kirjanpito- asetuksen mukaisen lausunnon tasekirjaan?

Kirjanpitoasetuksen 15 §:n mukaan tilintarkastajien on tehtävä tasekirjaan merkintä siitä, onko tilinpäätös laadittu hyvän kirjanpitotavan mukaisesti.

  • Mikä on tilintarkastuskertomuksen allekirjoitus- päivämäärä?