Talousarvio ja talouden suunnittelu

Suunnitellessaan taloutta, lippukunnan hallitus pitää ohjenuoranaan toimintasuunnitelmaa, jonka pohjalta se laatii vuosittain talousarvion. Myös pitkän tähtäimen suunnitelmat on otettava huomioon. Suunnitelmat hyväksytään lippukunnan kokouksessa.

Jotta lippukunnan toiminta olisi suunnitelmallista, vähintään vuosittain on laadittava tulevaa toimintavuotta koskeva talousarvio, jota voidaan kutsua myös budjetiksi. Talousarvio hyväksytään lippukunnan kokouk- sessa, jonka pöytäkirjan liitteeksi se myös laitetaan.

Talousarvio on toimintasuunnitelman euromääräinen muoto, joka toimii ohjenuorana hallitukselle ja toimi- valle johtajistolle varsinaista toimintaa toteutettaessa.

Talousarvion sitovuus on lippukuntakohtaista, mutta pyrkimyksenä tietysti on, että talousarvio toteutuisi mahdollisimman pitkälle. Hallituksen on syytä käsitellä poikkeamat talousarviosta ja suuret poikkeamat pitää viedä lippukunnan kokouksen käsiteltäväksi.

Talousarvion suunnittelussa kannattaa lippukunnassa käydä läpi seuraavat pohdinnat:

Vertailu edellisen vuoden toteumiin
• Miten paljon rahaa kului kokouksiin edellisenä vuonna?
• Miten paljon rahaa kului edellisenä vuonna tapahtumiin (kesäleiri, muut)?
• Miten paljon rahaa kului johtajiston kokouksiin ja koulutuksiin?
• Kuinka paljon saatiin avustuksia?
• Kuinka paljon rahaa onnistuttiin hankkimaan varainhankinnalla?

Toimintasuunnitelman painopisteet ja muutokset edelliseen vuoteen
•    Ovatko toimintaryhmien määrät muuttuneet? Onko kokousohjelmassa kalliita aktiviteetteja?
•    Onko kesäleiri edellisen vuoden kaltainen? Entä muut tapahtumat?
•    Panostetaanko johonkin toimintoon erityisen paljon rahaa?
•    Entä johonkin hankintaan (teltat, kämpän kunnostus…)?

Vertailu edelliseen vuoteen tuo realismia talouden suunnitteluun. Toimintasuunnitelman painopisteet ohjaavat taloudellisiakin panostuksia.

Samoin kuin toimintasuunnitelma, talousarviokin voi olla tavoitteellinen. Selkeimmin tavoitteita voidaan asettaa omalle varainhankinnalle sekä tapahtumien omarahoitusosuudelle.

Talousarvion hyväksymisen jälkeen on syytä tehdä rahoitussuunnitelma. Sen pohjana ovat lippukunnan tulot, esimerkiksi jäsenmaksut ja avustukset, sekä lippukunnan menot. Mikäli ne eivät käy yksiin, on hallituksen tai taloudenhoitajan jaksotettava tulot ja menot siten, että lippukunnan maksuvalmius ei pääse missään vaiheessa heikentymään liiaksi. Maksuvalmiudella tarkoitetaan tilillä konkreettisesti olevaa rahaa. Esimerkkinä tilanteesta, jossa rahat loppuvat, on suuri lippukuntaleiri paikassa, joka täytyy maksaa ennen kuin osallistujat ovat maksaneet leirinsä ja ennen mahdollisten leiriavustusten saamista. Myös suuret hankinnat, kuten teltat, kannattaa ajoittaa suurten avustusten saamisen jälkeen, jotta lippukunnan tilillä riittää varmasti rahaa.

Lippukunnan kannattaa seurata vuoden aikana talousarvion toteutumista. Suuriin muutoksiin tarvitaan lippukunnan kokouksen hyväksyntä – hallitus ei voi päättää esimerkiksi veneen hankinnasta ilman, että se on ollut talousarviossa tai käsitelty lippukunnan kokouksessa muutoin. Myös jotkut lippukuntien sidosryh- mistä seuraavat lippukuntien talousarvioiden toteutumista.

Kaikki asiakirjamallit löydät tältä sivulta.