Tilinpäätös ja tasekirja

Lippukunnan taloudenhoitaja/kirjanpitäjä on vastuussa tilinpäätöksen ja tasekirjan laatimisesta hallitukselle, tilintarkastajille ja jäsenistölle. Taloudenhoitaja hoitaa tehtävän yhteistyössä hallituksen kanssa. Tilinpäätös pitää tehdä neljän kuukauden sisällä tilikauden päättymisestä, elleivät lippukunnan säännöt edellytä lyhyempää aikaa.

Tuloslaskelma

Tuloslaskelma on nimensä mukaisesti laskelma tilikauden tilitapahtumista. Tuloslaskelmasta näkyvät lippukunnan tilikauden kulut (mihin rahaa on käytetty) ja tulot (mistä rahaa on tullut).

Tuloslaskelmassa esitetään lippukunnan varsinainen toiminta, varainhankinta, sijoitukset ja avustukset kukin erikseen. Se, kuinka varsinainen toiminta jaotellaan, riippuu lippukunnan tarpeista ja käytössä olevasta tilikartasta. Tuloslaskelman tulos on lippukunnan toimintakauden taloudellinen tulos, joka on joko ali- tai ylijäämäinen.

Tilinpäätöksessä hitaasti kuluvasta omaisuudesta, kuten kalustosta ja rakennuksista (esimerkiksi kämpästä), tehdään vuosittain niin sanottuja poistoja eli merkitään menoksi pieni summa, esimerkiksi jokin hankintahinnan prosenttiosuus. Näin suuret hankinnat voidaan jakaa useamman vuoden kuluiksi. Pienten ja nopeasti kuluvien esineiden hinnat on syytä kirjata kuluksi kerralla; niiden ostamista ei kannata jaksottaa poistojen avulla.

Tulos voi olla ylijäämäinen tai alijäämäinen, tyypillisesti tähdätään hieman nollatason yläpuolelle. Yhdistyksen on kuitenkin hyvä pyrkiä taloudelliseen vakauteen, esimerkiksi pitää tilillä rahaa aina yhden vuoden avustusten verran.

Kirjanpitoasetuksen tuloslaskelma

Kirjanpitoasetuksen 3§ (30.12.2015/1752)

Aatteellisen yhteisön ja säätiön tuloslaskelma laaditaan seuraavan kaavan mukaan:

Varsinainen toiminta
1.    Tuotot
2.    Kulut

  • Henkilöstökulut
  • Poistot
  • Muut kulut

3.    Tuotto-/Kulujäämä

Varainhankinta
4.    Tuotot
5.    Kulut
6.    Tuotto-/Kulujäämä

Sijoitus- ja rahoitustoiminta
7.    Tuotot
8.    Kulut
9.    Tuotto-/Kulujäämä

10.    Yleisavustukset
11.    Tilikauden tulos
12.    Tilinpäätössiirrot

  • Poistoeron muutos
  • Veroperusteisten varausten muutos

13.    Tilikauden ylijäämä (alijäämä)

”Varsinainen toiminta” tarkoittaa sitä toimintaa, jota varten aatteellinen yhteisö tai säätiö on perustettu. Tämä toiminta on kuvattu sen säännöissä tai yhtiöjärjestyksessä toiminnan tarkoituksena. Tähän kohtaan kirjataan siis tavanomaisen partiotoiminnan tuotot ja kulut, sisältäen esimerkiksi lippukuntalehden painatuksen, puhelinkulut ja lippukunnan johtajiston kokoukset. Vain varainhankinta sekä sijoitus- ja rahoitustoiminta ovat varsinaisen toiminnan ulkopuolella.
Kuhunkin ryhmään kuuluvat tuotot ja kulut on esitettävä riittävästi eriteltyinä tuloslaskelmassa tai sen liitteenä. Varsinaisen toiminnan tuotot ja kulut on eriteltävä lisäksi toiminnanaloittain tuloslaskelmassa tai sen liitteenä.

Lippukunnan tekemästä liiketoiminnasta saadaan ilmoittaa vain sen tuottojen ja kulujen summat. Mikäli lippukunnalla on merkittävää liiketoimintaa, tuloslaskelmaan on liitettävä liiketoiminnasta laadittu erillinen tuloslaskelma. Tämä koskee kuitenkin harvoja lippukuntia.

Kaikki asiakirjamallit löydät tältä sivulta

Tase

Tase kuvaa lippukunnan omaisuutta, varoja ja taloudellisia sitoumuksia. Taseessa on kaksi euromäärältään yhtä suurta puolta. Taseen toinen puoli kertoo missä lippukunnan omaisuus on (vastaavaa) ja toinen puoli miten omaisuus on rahoitettu (vastattavaa).

Taseen vastaavaa puolella kuvataan lippukunnan omaisuuden jakautuminen. Omaisuutta luetteloitaessa on ryhmiteltävä erilleen kiinteä omaisuus, käyttöomaisuus ja kalusto (tavarat, rakennukset ym.), pankkitilit ja rahavarat.

Taseen vastattavaa puolella kuvataan lippukunnan omaisuuden rahoitusta. Vastattavaa puolella näkyvät aiempien tilikausien tulot, lippukunnan lainat sekä muut mahdolliset rahoituslähteet.

Kirjanpitoasetuksen lyhennetty tase
Kirjanpitoasetus 1339/97

VASTAAVAA
A Pysyvät vastaavat

  • Aineettomat hyödykkeet
  • Aineelliset hyödykkeet
  • Sijoitukset

B Vaihtuvat vastaavat

  • Vaihto-omaisuus
  • Saamiset; lyhyt- ja pitkäaikaiset erikseen
  • Rahoitusarvopaperit
  • Rahat ja pankkisaamiset

VASTATTAVAA
A Oma pääoma

  • Osake-, osuus- tai muu vastaava pääoma
  • Ylikurssirahasto
  • Arvonkorotusrahasto
  • Muut rahastot
  • Edellisten tilikausien voitto (tappio)
  • Tilikauden voitto (tappio)

B Tilinpäätössiirtojen kertymä
C Pakolliset varaukset
D Vieras pääoma; lyhyt- ja pitkäaikainen erikseen

Lyhennetyssä taseessa on eriteltävä myös myyntisaamiset, ostovelat ja saadut ennakkomaksut. Lippukuntien taseissa on tyypillisesti omaisuutta (vastaavaa) pankkitilillä, kalustossa sekä rakennuksissa ja veneissä. Lisäksi osalla lippukunnista voi olla sijoituksia, kuten pankkien rahastoja.

Lippukunnilla on harvoin lainaa, joten tase koostuu oman pääoman eristä eli aiempien tilikausien tuloksesta ja menneen tilikauden tuloksesta.

Ks. Liite 3, tase

Tase-erittelyt ja muut liitetiedot

Tase-erittelyt tarkentavat taseen antamia tietoja ja näistä lippukunnille tärkeä on erityisesti kalustoluettelo hankinta- ja nykyarvoineen. Jokaisen lippukunnan tulee pitää listaa taseessa olevasta kalustosta sekä näiden hankinta-ajoista ja -arvoista, jotta taseessa olevan omaisuuden olemassaolo ja kunto voidaan tarvittaessa tarkastaa. Tase-erittely ei ole julkinen asiakirja, joten sitä ei tarvitse välttämättä liittää tilinpäätökseen, mutta tasekirjaan se tulee liittää.

Tilinpäätöksen liitetiedoissa pitää olla tiedot lippukunnan tilinpäätöksessä käyttämistä poistoajoista/poisto- prosenteista sekä esimerkiksi arvopaperien arvostusmenetelmistä. Tyypillisesti käytetään EVL:n mukaisia poistoprosentteja (kiinteistöt 10 % ja käyttöomaisuus 25 %) ja kaikki taseen muut omaisuuserät arvostetaan alkuperäiseen ostohintaan.

Tilinpäätöksen muissa liitetiedoissa eritellään lähinnä lippukunnan asettamat vakuudet ja lippukunnan vastuut. Tämä koskee harvoin lippukuntia. Käytännössä kyseeseen voisivat tulla omistettujen kiinteistöjen rasitteet tai kiinnitykset lainoja vastaan.

Kaikki asiakirjamallit löydät tältä sivulta

Hallitus hyväksyy tilinpäätöksen

Valmis tilinpäätös päivätään ja lippukunnan päätösvaltainen hallituksen kokous hyväksyy ja allekirjoittaa taseen. Kirjanpitäjä allekirjoittaa tase-erittelyn.

Tilinpäätöksen ja tasekirjan kokoaminen

Tilinpäätös erillisellä paperilla pannaan lippukunnan kokouksen pöytäkirjan liitteeksi sekä muun muassa avustusanomusten liitteeksi.

Lippukunnan arkistointia varten tilinpäätösasiakirjat tulee lakisääteisesti sitoa tasekirjaksi. Paperit kootaan, sivut numeroidaan ja sille tehdään sisällysluettelo. Sitomisen voi tehdä esimerkiksi nitomalla nipun päällimmäiseksi tyhjän paperiarkin, joka taitetaan selän yli takapuolelle ja lopuksi liimaamalla arkki etu- ja takasivuihin kiinni.

Tasekirjan sisällysluettelo näyttää esim. seuraavalta:

1. Toimintakertomus 1.1.–31.12.2017Tuloslaskelma 1.1.–31.12.2017

2.Tase 31.12.2017

  • Tase-erittely
  • Tilinpäätöksen liitetiedot
  • Pääkirja
  • Päiväkirja

3. Tililuettelo

  • Luettelo käytetyistä kirjanpitokirjoista
  • Tietokone-ohjelman kuvaus

Toiminnan- ja tilintarkastus

Tarkastusta varten tarkastajalle viedään

  • allekirjoitettu tilinpäätös (tasekirja)
  • kuittimappi
  • edellisen vuoden tilinpäätös
  • lippukunnan vuosikokousten pöytäkirjat
  • hallituksen kokousten pöytäkirjat.

Lippukunnan säännöt usein määräävät, kuinka paljon tarkastajille on varattava aikaa tarkastuksen tekemi- seen. Tyypillinen tarkastusaika on kaksi viikkoa. Lain mukaan toiminnantarkastajia on oltava vähintään yksi, ellei lippukunnan säännöissä muuta määrätä. Uuden toiminnantarkastuslain tultua voimaan 2010 lippukuntien säännöissä mainitut tilintarkastusta koskevat kohdat voidaan katsoa koskevan myös toiminnantarkastusta. Koska lippukuntien taseet ja liikevaihdot ovat pieniä, eivät lippukunnat tarvitse erityisiä, KHT- tai HTM-tutkinnon suorittaneita auktorisoituja tilintarkastajia, vaan toiminnantarkastus on riittävä.

Poikkeustapauksessa tarkastaja saattaa olla puoltamatta tilinpäätöksen vahvistamista tai vastuuvapauden myöntämistä. Tällöin lippukunta joutuu kutsumaan koolle uuden hallituksen kokouksen, jossa käsitellään vain esimerkiksi korjattua tilinpäätöstä. Tämän jälkeen tarvitaan myös ylimääräinen lippukunnan kokous.

Tilinpäätös vahvistetaan lippukunnan varsinaisessa kokouksessa

Tilinpäätöksen ja tarkastajien lausunnon perusteella lippukunnan varsinainen kokous (vuosikokous, kevät- kokous…) päättää tilinpäätöksen vahvistamisesta ja tili- ja vastuuvapauden myöntämisestä. Jos vuosikokous ei jostain syystä vahvistaisi tilinpäätöstä eikä myöntäisi tili- ja vastuuvapautta, on syytä valita kokonaan uusi hallitus selvittämään tilannetta ja päättää samalla ylimääräisestä kokouksesta, jossa asiaa seuraavan kerran käsiteltäisiin.

Kirjanpitoaineiston säilyttäminen

Tilinpäätöksiä ja muita kirjanpitokirjoja on säilytettävä 10 vuotta tilikauden päättymisen jälkeen ja tositteita 6 vuotta. Materiaalia voi olla hyvä säilyttää kauemminkin, jotta lippukunnan historia tulee tallennettua.

Seuraavan vuoden tilinavaus

Seuraavan vuoden tilinavaukseen kirjataan edellisestä tilinpäätöksestä varat (vastaavaa) ja velat (vastattavaa), sillä ne kuvaavat lippukunnan taloudellista tilannetta tilinavaushetkellä. Edellisen vuoden päättävän taseen tilien saldot kirjataan siis uuden vuoden aloittavaan taseeseen vastaaville tileille.

Kaikki asiakirjamallit löydät tältä sivulta