Miten henkilöstöuudistus tehdään?
Henkilöstöuudistus toteutetaan kehitysprojektina. Se tehdään yhdessä Suomen Partiolaisten ja partiopiirien hallitusten ja henkilöstön kanssa.
Valmistelussa ja päätöksenteossa on haluttu kiinnittää erityistä huomiota avoimuuteen, osallisuuteen ja tiedolla johtamiseen.
Työryhmätyöskentely ja tuotokset
Vaikka kehitysprojektilla on selkeät tavoitteet, uuden henkilöstöorganisaation malli ja muoto on vielä avoin. Suunnitelmaa työstetään eteenpäin henkilöstön kanssa yhdeksässä työryhmässä vuoden 2020 ajan. Partiopiirien hallinnon ja talouden suhde uuteen henkilöstöorganisaatioon on keskeisimpiä ratkaistavia asioita.
Työryhmät työskentelevät pääsääntöisesti partion digitaalisessa työympäristössä. Tutustu ohessa työryhmien tavoitteisiin, toimenpiteisiin ja tuotoksiin.
Uudistus tarkoittaa henkilöstön organisoitumista palvelualueisiin ja valtakunnallisiin tehtäviin. Palvelualueilla sijaitsee tarvittaessa palvelupisteitä lähellä partiolippukuntia. Palvelualue A: Lappi, Pohjanmaa, Uusimaa ja Päpa. Palvelualue B: EKP, Kymi, JSP ja Häme. Palvelualueiden keskimääräinen henkilöstöresurssointi:
- 2 htv hallinto ja yhteiskuntasuhteet
- 3 htv ohjelma/kasvatus ja koulutus/vapaaehtoistuki
- 1 htv jäsenpalvelut
- 5-6 htv aluetyö (lippukuntakoordinaattorit)
- viestintä ja markkinointi
- + projektit, kiinteistöt, säätiöt yms. partiopiirien tarvitsemat resurssit
Palvelualueen lopullinen toimintamalli, jolla vastataan partiolippukuntien tarpeisiin suunnitellaan palvelualueella. Toimintamallissa palvelualueen työtehtävät jaetaan palvelualueen henkilöstön kesken.
Palvelualueet uudessa henkilöstöorganisaatiossa:
Uuden organisaation tavoitteena on tehdä aluetyötä ja tarjota lippukuntatukea valtakunnallisesti. Työryhmä määrittelee tuotoksenaan aluetyön kuvauksen ja yhteisen tehtävänkuvauksen lippukuntakoordinaattoreille.
Partiolippukuntia toimii lähes jokaisessa kaupungissa ja kunnassa. Partiolippukuntien tiheys vaihtelee väestötiheyden mukaan. Tavoitteena on, että partio toteutuu monipuolisesti koko maassa jatkossakin. Työryhmä tarkastelee alue- ja väestökehitystä. Se laatii tuotoksenaan partiolippukuntien palvelualueet ja lippukuntaryhmät (lippukuntaryhmä=lippukuntakoordinaattorin vastuulla oleva ryhmä lippukuntia, joiden kanssa hän työskentelee päivittäin työnkuvan mukaisesti). Yksi lippukuntakoordinaattori tukee keskimäärin 40 lippukunnan ryhmää.
Työryhmä on koonnut dataa ja laadullista tietoa nykyisistä alueista. Työryhmä on laatinut kartta-aineistoja partiolaisten ja partiolippukuntien sekä väestön sijainnista Suomessa.
Suomen Partiolaiset ja partiopiirit ovat kehittäneet yhteisiä palveluja ja palvelumalleja. Työryhmä arvioi, mitkä palvelut voidaan tulevaisuudessa tuottaa valtakunnallisesti. Työryhmä selvittää, miten valtakunnallisia toimintoja on uudelleen organisoitava henkilöstöuudistuksessa.
Työryhmä teki yhdeksän valtakunnallisen toiminnon nykytila- ja tavoitetila-analyysin. Yleistilanne arvioidaan hyväksi. Seuraavaksi jatketaan henkilöstö- ja koulutussuunnittelua uusien tiimien muotoilemiseksi ja mahdollisen uuden osaamisen rekrytoimiseksi ja resursoimiseksi.
Henkilöstöuudistus edellyttää, että työntekijöiden työehdot määritellään ja neuvotellaan uudelleen yhteistoiminnassa henkilöstön kanssa. Työryhmä valmistelee sopimusneuvottelut. Se tekee henkilöstö- ja koulutussuunnittelua yhdessä muiden työryhmien kanssa.
Henkilöstöuudistuksen tavoitteena on parantaa henkilöstötyötä, kuten henkilöstöjohtamista partiossa. Henkilöstö tarvitsee myös vahvan henkilöstöhallinnon tuen ja tekijät. Työryhmä määrittelee henkilöstötyön tiimin uuteen organisaatioon ja kartoittaa sisäistä työnantajamielikuvaa. Työryhmä toteuttaa myös henkilöstön osaamisen kehittämisen tutkimuksen, mikä tukee henkilöstö- ja koulutussuunnittelua.
Henkilöstön osaaminen, aikataulu:
- Osaamiskartoitus, verkkokysely 16.3.-26.3.2021
- Ryhmäkeskustelut tehtäväryhmittäin 12.5.-31.5.2021
- Koontiwebinaari 8.6.2021
- Osaamisen onetheone keskustelut 9.6.>>
Viestinnällä ja markkinoinnilla, kuten jäsenviestinnällä, tuloksellisella markkinoinnilla ja partion brändimielikuvan rakentamisella, on kriittinen rooli partion kasvussa. Työryhmä määrittelee valtakunnallisen viestintä- ja markkinointitiimin osana henkilöstöuudistusta. Työryhmä määrittelee myös keinot tukea paikallisten partiolippukuntien viestintää ja markkinointia.
Työryhmä määrittelee partiopiirien tarvitsemat hallinnon palvelut järjestöjen johtamiseksi ja luottamushenkilöorganisaatioiden tukemiseksi uudessa organisaatiossa. Työryhmä laatii tuotoksenaan mallin henkilöstö- ja luottamushenkilöorganisaation yhteistyöstä ja työntekijöiden työn ohjaamisesta. Työryhmässä toimii eri kokoisten partiopiirien piirinjohtajia.
Partiopiireillä on erilaiset resurssit. Niiden toiminnan laatu ja laajuus vaihtelevat myös. Työryhmä tarkastelee partiopiirien erityiskysymyksiä, kuten säätiöiden toimintaa. Työryhmä varmistaa, että partiopiirien erilaisuus otetaan huomioon henkilöstöuudistuksessa.
Valmistelu ja päätöksenteko
Muutoksen tekeminen edellyttää viestintää ja vuorovaikutusta. Henkilöstöuudistuksen toteuttamisesta päättävät esityksen perusteella Suomen Partiolaisten hallitus ja partiopiirit. Kehitysprojektin aikataulu kuvataan ohessa pääpiirteissään.
2019
- Henkilöstöuudistuksen valmistelusta kerrotaan Suomen Partiolaisten ja partiopiirien johtajille Partion tulevaisuusseminaarissa ja partioneuvoston syyskokouksessa.
- Henkilöstöuudistuksen valmistelusta kerrotaan Suomen Partiolaisten ja partiopiirien henkilöstölle.
2020
- Työryhmätyöskentely uuden henkilöstöorganisaation suunnittelemiseksi käynnistyi helmikuun työntekijäpäivässä.
- Suunnitelmaa kehitetään Partion toimihenkilöpäivillä elokuussa.
- Alustava suunnitelma uudeksi henkilöstöorganisaatioksi esitellään sekä partiopiirien hallituksille että syyskokouksille.
- Suunnitelma viimeistellään esitykseksi palautteen perusteella.
2021
- Esitys (ja suunnitelma) uudeksi henkilöstöorganisaatioksi valmistuu kevättalvella.
- Uuden henkilöstöorganisaation malli esitellään partiopiirien kevätkokouksissa.
- Suomen Partiolaisten ja partiopiirien hallitukset tekevät päätökset uuteen henkilöstöorganisaatioon siirtymisestä syksyllä.
- Henkilöstön kanssa käydään yhteistoimintamenettely työtehtävien uudelleen järjestämiseksi.
- Käytännön henkilöstötyötä tehdään vuodenvaihteen molemmin puolin.
2022
- Uusi henkilöstöorganisaatio aloittaa toiminnassaan
Kehitysprojektissa tehdään tarvittaessa kyselyjä ja selvityksiä, jotka otetaan huomioon uutta henkilöstöorganisaatiota suunniteltaessa ja kehitysprojektin johtamisessa. Palautteen antaminen on myös keskeinen tapa osallistua kehitysprojektiin ja vaikuttaa henkilöstöuudistuksessa.
- Henkilöstön palautekysely henkilöstöuudistuksen käynnistämisestä 2.-23.10.2019
- Henkilöstön palautekysely kehitysprojektin viestinnästä ja työryhmätyöskentelystä 28.5.-2.6.2020
