Lippukunnan on hyvä käydä läpi säännöllisesti yhdistyksen jäsenrekisterin tiedot. Monet näistä tiedoista vaikuttavat esimerkiksi jäsenlaskutukseen, sillä jäsenlaskut muodostuvat partiorekisteri Kuksaan tallennettujen tietojen perusteella.
Jäsenlaskutus alkaa uusien partiolaisten kohdalta heti syyskuussa ja jatkuu läpi toimintakauden. Myöhemmin syksyllä alkaa portaittain jo toiminnassa mukana olleiden partiolaisten jäsenlaskutus. Lippukuntien tulee huolehtia jäsenluettelon ajantasaisuudesta, yhdistyksen omista tiedoista sekä partiolaisten jäsenlajeista.
Tältä sivulta löydät ohjeita erilaisiin jäsenyyksiin liittyviin tilanteisiin, joita lippukunnalla voi tulla vastaan. Osa tietojen päivityksistä tulee lippukunnan tehdä 1.–31.8. välisenä aikana.
Elokuussa Kuksa jäsenrekisterissä tarkistetaan ja päivitetään lippukunnan osalta seuraavat tiedot:
- Lippukunnan jäsenluettelo
- Lippukunnan jäsenmaksuosuuden määrittäminen seuraavalle toimintavuodelle jos lippukunta kuuluu jäsenmaksupalveluun
- Lippukunnan jäsenten jäsenlajit (1-, 2- , 3-jäsenyys)
Partion jäsenrekisteriin tallennetut jäsentiedot siirtyvät automaattisesti sellaisenaan jäsenlaskulle. Kun tiedot on päivitetty Kuksaan, saavat toiminnassa mukana olevat partiolaiset jäsenlaskun, jonka tiedot ovat oikein ja laskutus sujuu ongelmitta.
Jäsenlaskunmaksajan, eli partiolaisen tai partiolaisen huoltajan tehtävä on pitää omat sekä mahdolliset huollettavien tiedot ajan tasalla, sekä ilmoittaa mahdolliset uudet, että lopettavat partionharrastajat lippukunnalle tai suoraan sähköisen asiointipalvelun kautta jäsenrekisteriin. Lisäksi jäsenlaskunmaksajan tulee tarkistaa ennen jäsenlaskun maksamista laskulla olevat tiedot, sillä emme tee muutoksia tai maksujen palautuksia (Lisätietoja: Jäsenlaskutuksen periaatteet)
Ohjeita lippukunnalle
Partioon liittyminen tapahtuu usein lippukuntakontaktin kautta, eli henkilö joka haluaa liittyä partioon on käynyt tutustumispäivässä, ollut suoraan yhteydessä lippukuntaan esimerkiksi nettisivuilla olevien tietojen kautta, tai löytänyt sopivan paikallisyhdistyksen lippukuntahaun avulla. Kun lippukunta jonka jäseneksi henkilö haluaa liittyä tai liittää huollettavan on tiedossa, tulee partion lippukuntahaku-sivulla rekisteröidä ensin henkilötiedot partiorekisteriin sekä tämän jälkeen täyttää jäsenhakemus joka menee suoraan lippukunnan käsiteltäväksi.
Jäsenhakemuksen lähetyksen jälkeen, se menee lippukunnan käsiteltäväksi ja lippukunnan hyväksyttyä jäsenhakemus muodostuu järjestelmässä automaattisesti lasku. Lasku toimitetaan partiorekisteriin tallennettujen laskutustietojen mukaisesti noin viikon sisällä laskutettavalle. Jäsenlaskua pääsee myös tarkastelemaan sähköisessä asiointipalvelussa.
Lippukuntahaku:
Seuraavat ohjeet voit myös jakaa henkilölle joka on kiinnostunut liittymään partioon itse tai ilmoittamaan huollettavan mukaan harrastukseen.
Jäsenhakemus itselle
Jäsenhakemuksen tekijän tulee olla täysi-ikäinen. Helpoiten jäsenhakemuksen pääsee täyttämään lippukuntahaun kautta.
- Haetaan lippukunta johon jäsenhakemus halutaan tehdä lippukuntahaun kautta (www.partio.fi/tule-mukaan/lippukuntahaku/).
- Ensimmäisessä vaiheessa hakija täyttää ja tallentaa omat tietonsa järjestelmään.
- Tämän jälkeen hänen tulee tehdä jäsenhakemus haluamaansa lippukuntaan.
- Jäsenhakemuksen täytön jälkeen henkilö ohjataan koontisivulle, jossa pääsee vielä tarkastelemaan kaikkia antamiaan tietoja.
- Lähetä.
Kun jäsenhakemus on lähetetty, saa henkilösähköpostin PartioID:n rekisteröinnistä. Järjestelmä lähettää henkilön täyttämän jäsenhakemuksen automaattisesti lippukunnalle, jolloin lippukunnan johtokolmikolla on 30 päivää aikaa käsitellä hakemus. Lippukunnan hyväksyttyä hakemus muodostuu järjestelmässä automaattisesti jäsenlasku. Jäsenlasku toimitetaan asiointipalveluun merkityllä laskutustavalla ja jäsenlaskun näkee myös asiointipalvelusta.
Jäsenhakemus huollettavalle
Kun hakemus tehdään huollettavalle, täytyy ensin huoltajan kirjata omat tietonsa järjestelmään. Tämän jälkeen huoltaja kirjaa huollettavan tiedot. Tietojen rekisteröinnin voi tehdä vain yhdelle huollettavalle kerrallaan.
- Haetaan lippukunta johon jäsenhakemus halutaan tehdä lippukuntahaun kautta (www.partio.fi/tule-mukaan/lippukuntahaku/) Valitaan ”Siirry tekemään jäsenhakemus” ja valitaan että halutaan ilmoittaa huollettava partioon.
- Ensimmäisessä vaiheessa huoltaja täyttää omat tietonsa lomakkeelle.
- Tämän jälkeen täytetään huollettavan tiedot.
- Huollettavalle tehdään jäsenhakemus lippukuntaan, jonka jälkeen hakemusta täyttävä henkilö ohjataan koontisivulle. Koontisivulla näkee kaikki antamansa tiedot kerralla.
- Lähetä.
Kun jäsenhakemus on lähetetty, saa huoltaja sähköpostin PartioID:n rekisteröinnistä. Järjestelmä lähettää henkilön täyttämänjäsenhakemuksen lippukunnalle, jolloin lippukunnan johtokolmikolla on 30 päivää aikaa käsitellä hakemus.
Useamman huollettavan lisääminen partiolaiseksi
Useamman huollettavan lisääminen tapahtuu kirjautumalla huoltajatunnuksella sisään sähköiseen asiointipalveluun.
- Kirjaudutaan huoltajatunnukselle http://asiointi.partio.fi
- Sähköisessä asiointipalvelussa valitaan ensin ”Perhe”-välilehti
- ”Lisää huollettava” -painikkeesta saa lisättyä uusia huollettavia partioon.
- Täytetään kysytyt perustiedot
- Tämän jälkeen valitaan ”Tallenna ja tee jäsenhakemus”
- Täytetään jäsenhakemuksella kysytyt tiedot
- Lähetä
Tämän jälkeen hakemus menee lippukunnan käsiteltäväksi ja lippukunnan hyväksyttyä hakemus muodostuu järjestelmässä automaattisesti jäsenlasku. Jäsenlasku toimitetaan asiointipalveluun merkityllä laskutustavalla ja jäsenlaskun näkee myös asiointipalvelusta. Jokaiselle huollettavalle täytyy henkilötietojen täyttämisen lisäksi tehdä hakemus.
Toisen huoltajan lisääminen partiolaiselle
Toisen huoltajan lisääminen alle 15-vuotiaalle partiolaiselle onnistuu parhaiten niin, että aiemmin kirjautunut huoltaja kirjautuu huoltajatunnuksella asiointi.partio.fi -sivulle. Tämän jälkeen siirrytään välilehdelle ”Perhe”, tämän jälkeen huollettavan nimen kohdalla valitaan painike ”Lisää huoltaja”. Huoltajaksi pyydettävän sähköpostiosoite kirjoitetaan kenttään ja tämän jälkeen lähetetään kutsu. Kutsun saanut huoltaja saa sähköpostissa tarkemmat ohjeet, kuinka rekisteröityy järjestelmään ja pääsee hoitamaan partiolaisen asioita.
Kevätkaudella (tammikuu-kesäkuu) liittyvät jäsenet
Jos jäsen liittyy partioon keväällä, laskutetaan häneltä kuluvan vuoden jäsenyys viikon sisällä siitä, kun hänet on kirjattu Kuksaan. Seuraavan vuoden jäsenyys laskutetaan samalla tavoin kuin vanhoilla jäsenillä (katso kohta vanhat jäsenet).
Syyskaudella (elokuu-joulukuu) liittyvät jäsenet
Jos jäsen liittyy partioon syksyllä, laskutetaan häneltä seuraavan vuoden jäsenyys viikon sisällä siitä, kun hänet on kirjattu Kuksaan. Kyseinen jäsenmaksu pitää sisällään myös kuluvan syksyn jäsenmaksun.
Tavoitteenamme on, että kun jäsen on merkitty Kuksaan, hän saa laskun viikon kuluessa. Viime syksynä lähes kaikkien uusien jäsenten maksut suoritettiin viipymättä, joten ei ole mitään syytä pantata jäsenten merkitsemistä Kuksaan heti, kun saatte heistä tiedon.
Suosittelemme laittamaan uusille jäsenille, jotka aloittavat partioharrastuksen syksyllä, jäsenyyden alkamaan 1.8. jälkeen. Muussa tapauksessa he saavat myös kuluvan vuoden jäsenmaksun. Jos henkilö osallistuu kesäleirille tai muuhun jäsenyyttä vaativaan tapahtumaan kesän aikana, tulisi hänellä olla kuluvan vuoden jäsenmaksu maksettuna. Huomaa, että jäsenyyksiä ei laskuteta 20.6.–31.8. välisenä aikana. Lippukunnan johtokolmikko pääsee näkemään myös lippukunnan tulevat jäsenet Kuksasta, joten tieto uusista jäsenistä ei katoa rekisteristä.
Ei-vielä-partiolainen eli EVP-statuksella partioon tutustuja saa käydä tutustumassa kolmesti partioon. EVP-toiminnan ensisijainen tarkoitus on mahdollistaa tutustuminen lippukunnan toimintaan ja näin madaltaa partion liittymisen kynnystä.
Jäsen tai jäsenen huoltaja hyväksyy jäsenlaskutuksen periaatteet, kun hän maksaa jäsenlaskun. Ehdot ovat nähtävissä partion jäsenyyssivulla, ja niihin viitataan jäsenlaskussa. Oleellisinta periaatteissa on:
- 1. Maksettuja jäsenmaksuja ei palauteta.
- 2. Jäsenmaksuja tai niiden erotuksia ei lasketa hyväksi muiden jäsenmaksuissa, vaikka jäsenlaskutusperusteet muuttuisivat jäsenmaksun maksamisen jälkeen.
- 3. Partiolainen katsotaan olevan jäsenetujen piirissä, kun hänet on lisätty partiorekisteriin, eikä hänen jäsenlaskunsa ole erääntynyt tai hän on maksanut jäsenmaksunsa.
- 4. Jäsenen tulee itse varmistaa, että jäsentiedot ovat oikein.
Jäsenmaksuun sisältyy sekä Suomen Partiolaiset – Finlands Scouter ry:n että partiopiirinjäsenmaksu ja mahdollinen lippukunnan maksu. Jäsenmaksu täytyy maksaa kerralla.
Kaikki laskut lähetetään huoltajalle tai täysi-ikäiselle jäsenelle oletuksena sähköpostitse.
Alaikäisen partiolaisen huoltaja, joka on tehnyt partiolaisen jäsenhakemuksen, toimii automaattisesti laskun saajana. Jos alaikäisellä partiolaisella on useita huoltajia, pääsevät he kaikki tarkastelemaan laskuja sähköisessä asiointipalvelussa asiointi.partio.fi .
Laskun lähetystavaksi voi valita tämän lisäksi paperi- tai MobilePay-laskun (poistumassa). Maksumuistutukset lähtevät aina paperilaskuina.
Maksumuistutukset
Jos jäsenmaksu jätetään maksamatta, lähetetään maksumuistutus postitse. Lisäksi lähetetään sähköpostilla tieto jäsenmaksun erääntymisestä. Tämän jälkeen seuraava jäsenlasku toimitetaan seuraavana syksynä. Jos tämänkin jälkeen laskun jättää maksamatta, jäsenlaji muutetaan 1-, 2- tai 3-jäsenestä muotoon ”jäsenmaksu maksamatta”. Jäsenlasku on tämänkin jälkeen näkyvissä Kuksassa henkilön tiedoilla ja sen voi maksaa.
Laskun saa Kuksasta henkilön tiedoista Laskut-välilehdeltä klikkaamalla ”Katso koko laskutushistoria”.
Lippukunnan tehtävänä on päättää ”jäsenmaksu maksamatta” -tilassa olevien jäsenyys tai muuttaa se takaisin jäseneksi.
E-lasku
18-vuotiaat ja sitä vanhemmat voivat tehdä e-lasku-sopimuksen oman pankkinsa kanssa käyttäen omaa jäsennumeroaan. Myös huoltajat voivat tehdä e-lasku-sopimuksen oman pankkinsa kanssa käyttäen omaa huoltajanumeroaan. E-lasku-sopimukset eivät näy Kuksassa.
Jos huoltaja on virheellisesti tehnyt e-lasku-sopimuksen huollettavan numerolla (ja Kuksassa linkitys on tehty huoltajan ja huollettavan välillä), pankin tiedot ovat tallentuneetkin huolettavalle, mutta lasku lähtee huoltajan tiedoissa olevan maksutavan mukaan (eli paperilla tai sähköpostilla). E-laskua ei tällöin lähde. Huoltajan täytyy tällöin käydä purkamassa e-lasku-sopimus pankissa ja tehdä se sitten uudelleen omalla numerollaan.
Vakuutuksen voimassaolo
Lippukunnan uudet jäsenet ovat vakuutettuina jäsenvakuutuksessa heti, kun lippukunta on ilmoittanut heidät uusiksi jäseniksi Kuksa-rekisteriin. Uusien jäsenten vakuutus on voimassa ilmoituksen saapumisesta jäsenmaksun eräpäivään saakka ja katkeaa, jos laskua ei ole maksettu eräpäivään mennessä. Jäsen on vakuutettu, kun jäsenmaksu on voimassa.
Jäsenmaksusta voi anoa vapautusta. Se voidaan myöntää taloudellisin, terveydellisin ja sosiaalisin perustein. Vapautus on suunnattu ensisijaisesti alaikäisille, ja sillä halutaan varmistaa myös vähävaraisten perheiden lasten mahdollisuus harrastaa partiota.
Vapauttamista voi anoa ympäri vuoden.
Jäsenmaksuvapautusta täytyy pyytää ennen jäsenmaksun maksamista. Maksettuja jäsenmaksuja ei palauteta.
Tarjoamme kaikille lippukunnille mahdollisuutta kerätä omaa jäsenmaksuaan valtakunnallisen partiojäsenmaksun yhteydessä (jäsenmaksupalvelu).
Lippukunnan tulee tehdä päätös jäsenmaksun keräämisestä omien sääntöjensä mukaisesti. Jäsenmaksupalvelun on valinnan jälkeen voimassa toistaiseksi. Lippukunnan täytyy tarkastaa lippukunnan jäsenmaksuosuutta, jos se muuttuu. Palvelussa noudatetaan Suomen Partiolaisten jäsenmaksujen keräysprosessia.
Keskusjärjestö voi harkintansa mukaan myöntää vapautuksen jäsenmaksusta sitä anoville. Jos ja kun lippukunta kerää jäsenmaksunsa osana partion jäsenmaksua, tulee heidän sitoutua siihen, että jäsenmaksuvapautus myönnetään tällöin myös heidän osuudelleen.
Jäsenmaksupalvelun käsittelymaksu
Jäsenmaksupalvelusta veloitetaan lippukunnalta 35 euroa. Käsittelymaksu vähennetään vuoden ensimmäisestä palautuserästä, eikä lippukunnalle tule erillistä laskua. Lippukunnan kirjanpitoon merkitään menoihin käsittelymaksu 35 euroa ja tuloihin jäsenmaksut 35 euroa plus tilille maksettu palautussumma.
Aikataulu
Jos lippukunta päättää kerätä omaa jäsenmaksua partion jäsenlaskutuksen yhteydessä, lippukunta ilmoittaa lippukunnan osuuden jäsenmaksusta Kuksaan 1.–31.8. Jäsenmaksujen palautukset tilitetään lippukunnille kuukausittain puolentoista kuukaudenviiveellä laskun maksukuukaudesta. Jäsenmaksutilitykset löytyvät Kuksan reskontrasta hakemalla jäsenmaksupalautuksia.
Nämä tiedot vaikuttavat jäsenlaskutukseen ja osa tiedoista näkyy jäsenlaskulla, joten on ensisijaisen tärkeää, että lippukunta on syöttänyt tiedot oikein Kuksaan. Jäsenmaksupalveluja lippukunnan jäsenmaksuosuudet merkitään Kuksaan elokuun aikana!
Jäsenlaskutuksen sähköposti ja puhelin voivat olla vaikkapa jäsenrekisterinhoitajan tiedot. Jos olette tilanneet jäsenmaksupalvelun, pitää jäsenlaskutuksen tilinumero olla syötettynä. Valitkaa ja merkatkaa elokuussa, jos aiotte kuulua mukaan jäsenmaksupalveluun!
- Lippukunta
- Jäsenlaskutuksen sähköpostiosoite:
- Jäsenlaskutuksen puhelinnumero:
- Jäsenlaskutuksen IBAN-tilinumero:
- Lippukunta mukana jäsenlaskutuksessa
- Lippukunnan jäsenmaksuosuudet
- 1-jäsen:
- 2-jäsen:
- 3-jäsen:
Jos lippukunta ottaa uusia jäseniä Liity-sivuston kautta (suositeltavaa), on hyvä tarkistaa seuraavat asiat:
- Lippukunnan tiedoissa on raksi kohdassa ”Salli liittyminen nettisivujen kautta”
- Kokoontumispaikkojen tiedot ovat oikein (ohje: kolon lisääminen)
- Lippukunta voi halutessaan merkitä Kuksaan oman mainoslauseen, joka näkyy Liity partioon -sivuilla lippukunnan tiedoissa.
- Uutta: Laittakaa ryhmätiedot kuntoon, sillä jatkossa partiohaussa voi hakea lippukuntaa ryhmätiedoilla. Tämä ryhmähaku-toiminto ei nimestään huolimatta palauta suoraan yksittäisen ryhmän tietoja, vaan lippukunnan yhteystiedot.
Muistattehan huolehtia lippukunnan jäsenjonosta Kuksassa. Jonossa on tälläkin hetkellä valtakunnallisesti satoja henkilöitä. Se on melkoinen määrä ja tietenkin lähtökohtaisesti kaikki pyritään saamaan partioon mukaan. Tärkeintä on, että jokainen kiinnostunut saa jonkinlaisen reaktion yhteydenottoonsa.
Jos lippukuntaan ei mahdu tai ryhmille ei ole riittävästi johtajia, kannattaa jokaiselle jonottajalle laittaa sähköposti, jossa kysyy myös vanhempia mukaan toimintaan. Jokaisen ilmoittautuneen kautta tavoittaa vähintään yhden aikuisen. Jos vieläkään ei mahdu, niin muistattehan ilmoittaa siitä jonottajalle!
Yksi kokeilemisen arvoinen juttu on kutsua kaikki jonottajat mukaan johonkin lippukunnan tapahtumaan (esim. aloituspamaukseen) ja jutella siellä vanhempien kanssa. Kasvotusten kysyminen on usein tehokkaampi rekrytointikeino kuin sähköposti, johon voi helposti jättää vastaamatta.
Tarkistakaa lippukunnan jonotilanne säännöllisin väliajoin Kuksassa. Tavoitteena on, että jäsenhakemuksiin vastataan viikon kuluessa niiden saapumisesta!
- Klikkaa ”käsittele myöhemmin”, jos olette huomioineet hakemuksen.
- Jos klikkaat käsittele-linkkiä, huomioi seuraava:
- Älä laita jäsenyyttä alkamaan ennen 1.8.
- Lippukuntaan tulleita jäsenhakemuksia voivat käsitellä jäsenrekisterinhoitajat, sihteerit ja lippukunnanjohtajat.
- Jos jäsenhakemuksen laatija on sallinut jäsenhakemuksen näkymisen myös muille alueen lippukunnille, näkyy hakemus vapautetut jäsenhakemukset -listassa käsittelyaikojen umpeuduttua, tai jos lippukunta hylkää hakemuksen
- Käsittelyaika elo-syyskuussa 1 viikko
- Muina aikoina 4 viikkoa.
Jotta laskut lähtevät kerralla oikein ja lippukunta välttyy turhilta yhteydenotoilta, täytyy lippukunnan huolehtia, että jäsenrekisterissä on tiedot oikein.
- Tarkistakaa uusilta jäseniltä, onko perheessä muita partiolaisia. Jos on, varmistakaa haluavatko he tällöin uudelle jäsenelle 2-jäsenyyden (alle 17-vuotias). Merkatkaa oikea jäsenlaji Kuksaan.
- Toiminnan alkaessa syksyllä (elo-syyskuussa) käykää läpi jäsenenne, erityisesti nuoremmat ikäkausiryhmät, ja tarkistakaa heiltä, jatkavatko he partiossa. Päättäkää Kuksassa jäsenyydet jo lopettaneilta. Näin varmistetaan, että lopettaneille henkilöille ei lähde turhia laskuja, eikä lippukunnan näin ollen tarvitse vastaanottaa turhia yhteydenottoja.
- Merkitkää Kuksaan lippukunnan Yhteystiedot-välilehdelle jäsenlaskutuksen sähköpostiosoite ja jäsenlaskutuksen puhelinnumero. Nämä tiedot tulostuvat kunkin jäsenen jäsenmaksulaskulle yhteydenottoja varten.
1. Jos henkilö on saanut laskun, mutta lopettanut partion kokonaan, pyydä henkilöä hävittämään lasku ja päätä henkilön jäsenyys lippukuntaan Kuksassa.
2. Jos henkilö on saanut 1-jäsenen jäsenmaksulaskun, mutta hänen olisi pitänyt saada 2-jäsenen jäsen maksulasku (tai toisin päin):
- Jos lasku on vielä avoin (ei maksettu), muuta jäsenlaji oikeaksi ja pyydä henkilöä odottamaan uutta laskua. Ilmoita osoitteeseen palvelu@partio.fi , että ko. henkilö tarvitsee uuden jäsenlaskun (jäsennumero ja nimi).
- Jos lasku on jo maksettu, muuta jäsenlaji oikeaksi. Uutta laskua ei lähetetä, mutta myöskään mahdollista erotusta ei palauteta (siksi onkin tärkeää, että jäsenlajit vaihdetaan lippukunnassanne oikeiksi jo etukäteen).
- Jos muutatte henkilön jäsenlajin ”Vain lippukunnan jäseneksi”, jäsenlaskutuksen jälkeen, laittakaa tästä viesti (asia, jäsennumero ja nimi) osoitteeseen palvelu@partio.fi , jotta avoin lasku voidaan hyvittää.
Partiolaisen tai hänen huoltajansa tulisi tehdä itse asiointipalvelussa/Kuksassa seuraavat asiat:
- rekisteröityä
- tehdä yhteystietojen muutokset
- lisätä huollettavat
- tehdä jäsenhakemuksia
- ilmoittautua tapahtumiin
- kutsua huoltajia omille huollettavilleen
- partiosta eroaminen.
Partiolaisen tai hänen huoltajansa tulisi ilmoittaa lippukuntaan:
- jäsenlajin muutokset
- epäselvyyden jäsenlaskuissa.
